ความหมาย บทบาทหน้าที่ และความสำคัญของการจัดการคลังสินค้า
การจัดการคลังสินค้าในอดีตนั้น มักมองเห็นว่า คลังสินค้าเป็นเพียงพื้นที่ที่ใช้เก็บสินค้าเท่านั้น จึงไม่ค่อยได้ให้ความสำคัญ อย่างไรก็ตามในปัจจุบัน ทุกองค์การต่างเห็นว่า การจัดการคลังสินค้าที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญเพราะเป็นส่วนหนึ่งที่สามารถช่วยลดต้นทุนและเพิ่มกำไรให้กับองค์การได้ เนื่องจากในปี 2561 ต้นทุนการจัดการคลังสินค้าคิดเป็นร้อยละ 7.28 ของต้นทุนการบริหารด้านการจัดการโลจิสติกส์ (คณะทำงานพัฒนาข้อมูลโลจิสติกส์ สศช, 2562) ดังนั้นการทำให้การจัดการคลังสินค้าใช้เงินให้น้อยที่สุดจึงถือเป็นการลดต้นทุนการบริหารด้านการจัดการโลจิสติกส์และห่วงโซ่อุปทานไปด้วยนั่นเอง
ความหมายของการจัดการคลังสินค้า คลังสินค้าเป็นสถานที่จัดมีไว้เพื่อกิจการคลังสินค้า โดยมีลักษณะเป็นอาคารที่มีโครงสร้างมั่นคงแข็งแรง มีหลังคา และฝาผนังที่สมบูรณ์ทั้งด้านข้างและด้านหัวท้ายของอาคาร ซึ่งพื้นที่ภายในอาคารได้ออกแบบมาเพื่อจุดมุ่งหมายในการเก็บรักษาสินค้าและวัตถุดิบ โดยมีการวางแผนเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการใช้สอยและเคลื่อนย้ายสินค้าและวัตถุดิบ หน้าที่ของคลังสินค้าคือเก็บสินค้าระหว่างกระบวนการเคลื่อนย้ายเพื่อสนับสนุนการผลิตและการกระจายสินค้า สินค้าที่เก็บในคลังสินค้ามี 2 ประเภท ประเภทแรกคือ วัตถุดิบ ซึ่งอยู่ในรูปวัตถุดิบ ส่วนประกอบ และชิ้นส่วนอะไหล่ต่างๆ ส่วนประเภทที่สองคือ สินค้าสำเร็จรูป หรือสินค้า จะนับรวมถึงงานระหว่างการผลิต ตลอดจนสินค้าที่ต้องการทิ้ง และวัสดุที่นำกลับมาใช้ใหม่
บทบาทหน้าที่ของการจัดการคลังสินค้า
คลังสินค้าจะประกอบด้วยวัตถุดิบและสินค้าสำเร็จรูปจำนวนมากที่มีการไหลเวียน กล่าวคือ วัตถุดิบใหม่จะถูกนำเข้ามาจัดเก็บ ในขณะที่วัตถุดิบที่เข้ามาก่อนจะถูกนำเข้าไปสู่สายการผลิต ในขณะเดียวกันสินค้าสำเร็จรูปก็จะถูกทยอยส่งไปยังลูกค้าตามคำสั่งซื้อที่เกิดขึ้นทุกวัน ดังนั้นบทบาทหน้าที่ของการจัดการคลังสินค้าจึงถูกแบ่งออกเป็น 2 ประเภท (คำนาย อภิปรัชญาสกุล, 2556) คือ
1. หน้าที่การเคลื่อนย้าย (Movement Function) ประกอบด้วยการรับสินค้า การโยกย้ายสินค้า การคัดเลือกสินค้าเพื่อจัดส่ง และการส่งสินค้า มีหลายละเอียดดังนี้
1) การรับ เป็นการตรวจรับและตรวจสอบจำนวนสินค้า เพื่อความถูกต้องของปริมาณ จำนวน สภาพ และคุณภาพให้ถูกต้องตรงกับข้อมูลที่ได้ระบุไว้ในเอกสารที่มาพร้อมกับสินค้าตามที่ได้ตกลงกันล่วงหน้าไว้แล้ว ตลอดจนคุณลักษณะในการแยกแยะเพื่อจัดเก็บให้เป็นหมวดหมู่ วิธีการตรวจรับขึ้นอยู่กับประเภทของคลังสินค้า คือ ถ้าเป็นคลังสินค้าสาธารณะที่รับฝากสินค้าจากผู้ฝาก จะรับผิดชอบตามจำนวนบรรจุภัณฑ์ ไม่จำเป็นต้องเปิดบรรจุภัณฑ์เพื่อตรวจสอบรายละเอียดภายใน ยกเว้นกรณีที่เกิดการชำรุดถึงสามารถเปิดบรรจุภัณฑ์เพื่อตรวจสอบจำนวนสินค้าชำรุดหรือสูญหายไป แต่ถ้าเป็นคลังสินค้าเอกชนขนาดเล็กอาจมีการตรวจรายละเอียดของสินค้าที่อยู่ภายในบรรจุภัณฑ์ได้ และเมื่อตรวจรับแล้วต้องมีการบันทึกจำนวนสินค้าให้มียอดที่ถูกต้องเสมอ อย่างไรก็ตามในส่วนการรับนี้ต้องมีการยกขนสินค้า จึงจำเป็นต้องมีเทคนิคและวิธีการขึ้นอยู่กับลักษณะของยานพาหนะที่บรรทุกสินค้า และลักษณะของสินค้า ดังนี้
– ลักษณะของยานพาหนะที่บรรทุกสินค้า ในกรณีที่เป็นยานพาหนะที่เป็นตู้ทึบขนาดใหญ่การรับสินค้าสามารถใช้รถยก (Fork-lift Truck) เข้าไปขนสินค้าภายในพาหนะได้ แต่ถ้าเป็นยานพาหนะตู้ทึบขนาดเล็กต้องใช้รถเข็นหรือใช้คนยก หรือถ้าเป็นยานพาหนะหลังคาเปิดก็อาจใช้ปั้นจั่นยกขนลงมาได้
– ลักษณะของสินค้า สินค้าบางชนิดมีบรรจุภัณฑ์ที่มีลักษณะพิเศษจำเป็นต้องใช้เครื่องมือหรืออุปกรณ์การยกขนเฉพาะตามที่ระบุไว้บนบรรจุภัณฑ์
2) การโยกย้าย เป็นการเคลื่อนย้ายเพื่อจัดเก็บในตำแหน่งแห่งที่เฉพาะของสินค้าหรือโยกย้ายเพื่อส่งมอบสินค้าให้กับฝ่ายผลิตหรือลูกค้า หรือผู้ที่มาเบิกหรือตามคำสั่งของผู้ฝากสินค้า ซึ่งจะต้องส่งมอบสินค้าให้ตรงกับความต้องการของผู้รับทั้งจำนวน สภาพ สถานที่และเวลา ซึ่งลักษณะการโยกย้ายมีรายละเอียดดังนี้
– การโยกย้ายจากยานพาหนะมายังคลังสินค้า เมื่อรับสินค้าลงจากยานพาหนะบรรทุกแล้ว สินค้าจะถูกนำไปจัดเก็บในคลังสินค้า ณ ตำแหน่งแห่งที่ของสินค้านั้นๆ การยกขนอาจใช้รถยกขนสินค้าจากยานพาหนะบรรทุกเข้าไปในคลังสินค้า หรือในกรณีที่มีสินค้าหลายๆ ประเภทอาจต้องมีการขนลงพักไว้ในพื้นที่ส่วนกลางก่อนแล้วจึงจำแนกเก็บตามชนิดของสินค้าต่อไป การโยกย้ายภายในคลังสินค้านอกจากการใช้รถยกแล้วยังสามารถใช้รถเข็น รถพ่วงลากจูงได้อีกด้วย การโยกย้ายลักษณะนี้เป็นการโยกย้ายเพื่อการเก็บรักษา
– การโยกย้ายภายในก่อนที่จะมีการเลือกสินค้าเพื่อส่งออกไปตามคำสั่ง ขึ้นอยู่กับกระบวนการดำเนินงานของคลังสินค้า ในกรณีที่สินค้ามีขนาดเล็กซึ่งต้องบรรจุในกระบะเพื่อความสะดวกต่อการเคลื่อนย้ายและอยู่ในพื้นที่ห่างไกลหรืออยู่ในส่วนลึกของคลังสินค้า เมื่อมีคำสั่งให้เคลื่อนย้าย สินค้าเหล่านี้จะถูกรถยกสินค้านำออกมาเพื่อรอดำเนินการขั้นถัดไป
– การโยกย้ายสินค้าจากสถานที่จัดเก็บไปยังจุดสำหรับส่งออกในคลังสินค้า เป็นการโยกย้ายขั้นสุดท้าย ชนิดของเครื่องมือที่ใชในการโยกย้ายนึ้ขึ้นอยู่กับลักษณะของสินค้า เช่น ถ้าเป็นสินค้าขนาดใหญ่หรือถูกบรรจุภัณฑ์ที่แทนกระบะได้จะโยกย้ายโดยรถยก แต่ถ้าเป็นสินค้าขนาดเล็กและประกอบด้วยหลายๆ ชนิด การโยกย้ายขั้นสุดท้ายนี้จะใช้รถลากจูงประกอบรถพ่วงหรือรางเลื่อน
3) การคัดเลือกสินค้าเพื่อจัดส่ง เป็นหน้าที่ของการจัดการคลังสินค้าในด้านการจัดจำหน่าย เป็นการจัดกลุ่มสินค้าตามคำสั่งของลูกค้า สำหรับสินค้าขนาดเล็กแต่มีจำนวนมากควรมีพื้นที่ เพื่อเลือกสินค้าโดยเฉพาะ การเลือกสินค้านี้จะต้องบันทึกข้อมูลในเอกสารให้ครบถ้วนและถูกต้องก่อนที่จะส่งไปยังจุดส่งสินค้าออก (Shipping Area)
4) การส่งสินค้า ประกอบด้วยการตรวจสอบและจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าได้ทันเวลาในสภาพตามที่ลูกค้าต้องการ เมื่อสินค้าถูกเปลี่ยนเจ้าของย่อมต้องมีการตรวจสอบจำนวนและชนิดของสินค้าว่าถูกต้องตรงกับรายการในใบสั่งจ่ายสินค้าหรือไม่
2. หน้าที่การเก็บรักษา (Storage Function) เป็นการเก็บรักษาและคงสภาพของสินค้าให้เหมือนกับที่รับเข้ามา ทั้งปริมาณและคุณภาพ ซึ่งต้องอาศัยการจัดการ ทั้งการใช้เทคนิค เทคโนโลยีในการจัดเก็บเพื่อควบคุมคุณภาพของสินค้า รวมถึงการจัดเตรียมเครื่องมือและเครื่องทุ่นแรงประเภทต่างๆ เช่น รถยก ชั้นหรือหิ้งสำหรับวางสินค้า การควบคุมบรรยากาศ อุณหภูมิ และสภาพแวดล้อมในคลังให้เหมาะสมกับสินค้าแต่ละประเภท รวมถึงอาศัยระบบและการจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศ ไม่ว่าจะเป็นระบบหุ่นยนต์ ระบบบาร์โค้ด หรืออาร์เอฟไอดี (RFID) รวมถึงระบบการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ โดยกิจกรรมในการจัดเก็บนี้จะเกี่ยวข้องกับการคัดแยกสินค้า การบรรจุ การแบ่งบรรจุ การคัดเลือก การติดป้าย และที่สำคัญคือ การควบคุมทางด้านเอกสาร ทั้งที่เกี่ยวกับรายงานการเคลื่อนไหว การรับและการเบิก-จ่าย และการควบคุมทางบัญชี หน้าที่การเก็บรักษาประกอบด้วยการเก็บรักษาชั่วคราวและการเก็บรักษาถาวร มีรายละเอียดดังนี้
1) การเก็บรักษาระยะสั้น เป็นลักษณะที่สินค้าในคลังมีการหมุนเวียนอยู่เสมอ และจะถูกเก็บรักษาไว้ชั่วระยะเวลาหนึ่ง เช่น สินค้าที่เตรียมจัดส่งให้ลูกค้า ระยะเวลาของการเก็บรักษาระยะสั้นจะนานเท่าไรขึ้นอยู่กับระบบการจัดจำหน่าย ซึ่งมีวงจรการทดแทนจำนวนสินค้าที่ถูกจ่ายออกไป การเก็บรักษาระยะสั้นจะช่วยให้มีจำนวนสินค้าเพียงพอที่จะตอบสนองความต้องการของลูกค้าและทำให้มีจำนวนสินค้าสำรองไว้อย่างเพียงพอและปลอดภัย หน้าที่ของการเก็บรักษาระยะสั้นคือ ทำให้การไหลของสินค้าดำเนินไปอย่างราบรื่น
2) การเก็บรักษาระยะยาวเป็นลักษณะการเก็บรักษาสินค้าในจำนวนที่เกินกว่าที่ต้องการเพื่อใช้ในการหมุนเวียนตามปกติ สาเหตุที่ต้องมีการเก็บรักษาระยะยาวมักเกิดจากเหตุการณ์พิเศษมากกว่าจะเกิดจากการดำเนินงานตามปกติ เช่น การเก็บรักษาเพื่อรองรับความต้องการที่ไม่แน่นอน กิจการจึงจำเป็นต้องเตรียมสินค้าไว้จำนวนมากเพื่อสนองความต้องการของลูกค้าในช่วงที่มีความต้องการสูง
ความสำคัญของการจัดการคลังสินค้า
การจัดการคลังสินค้าเป็นกิจกรรมเชื่อมต่อที่สำคัญภายในห่วงโซ่อุปทาน เพื่อช่วยกระจายสินค้าจากผู้ผลิตไปยังผู้บริโภค จึงมีความสำคัญดังนี้
1. ความสำคัญโดยทั่วไป
เป็นกิจกรรมที่ช่วยรักษาสมดุลระหว่างการบริโภคที่มีอัตราความต้องการขึ้นลงไม่แน่นอนทำให้ยากต่อการคาดหมายกับอัตราการผลิตที่มีความแน่นอน โดยในช่วงที่ผลผลิตมีมากเกินความต้องการ ผลผลิตเหล่านี้จะถูกนำมาเก็บสะสมไว้ที่คลังสินค้า และเมื่อช่วงใดความต้องการมากกว่าการผลิต ผลผลิตที่ถูกเก็บไว้ในคลังสินค้าจะถูกระบายออกสู่ตลาด หรือในช่วงการผลิตขัดข้อง เช่น เครื่องจักรชำรุดเสียหาย การขาดแคลนวัตถุดิบ หรือเกิดกรณีพิพาทแรงงาน ทำให้ไม่สามารถผลิตสินค้าได้ สินค้าในคลังสินค้าก็จะถูกนำออกสู่ตลาดเพื่อเป็นการชดเชยนั่นเอง
2. ความสำคัญต่อด้านการผลิตสินค้า
การผลิตในปัจจุบันมีกระบวนการผลิตเป็นสายงานอย่างต่อเนื่องตามขั้นตอนการผลิต ซึ่งเป็นการผลิตสินค้ารูปแบบเดียวกันในปริมาณมาก (Mass Production) สิ่งสำคัญคือการจัดการให้มีวัตถุดิบเพียงพอเพื่อไม่ให้การผลิตขาดตอน ดังนั้นการจัดการคลังสินค้าจึงเข้ามาช่วยให้มีการสะสมวัตถุดิบให้เพียงพอเพื่อไม่ให้การผลิตต้องหยุดชะงัก
3. ความสำคัญต่อด้านการตลาด
คลังสินค้าเป็นเครื่องมือในการกระจายสินค้าออกสู่ตลาดจากผู้ผลิตไปยังผู้บริโภค โดยผู้ผลิตสินค้าจะใช้คลังสินค้าในการเก็บรักษาสินค้าสำเร็จรูปแล้วค่อยกระจายสินค้าเหล่านี้ไปยังผู้บริโภค นอกจากนี้ผู้ผลิตสินค้ายังใช้คลังสินค้าในการเก็บสะสมสินค้าไว้ในปริมาณที่เหมาะสมเพื่อสนับสนุนกิจกรรมการจัดจำหน่ายให้มีสินค้าออกวางขายได้อย่างเพียงพอ
4. ความสำคัญต่อด้านการบริการ
คลังสินค้าจำพวกคลังเก็บพัสดุมีบทบาทสำคัญในลักษณะเป็นเครื่องมือของกิจการบริการทุกประเภท เพราะทำหน้าที่เก็บรักษาและสะสมพัสดุให้กับองค์การเพื่อที่องค์การสามารถนำพัสดุเหล่านี้ไปสนับสนุนการดำเนินงานให้เป็นไปอย่างต่อเนื่อง และบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ของกิจการบริการนั้นๆ
5. ความสำคัญต่อวงการธุรกิจ
ในกรณีที่การจัดการคลังสินค้าเป็นการจัดการคลังสินค้าสาธารณะ คลังสินค้าจะเป็นแหล่งให้เครดิตกับธุรกิจได้ โดยการที่คลังสินค้าสาธารณะให้เงินกู้ยืมแก่ผู้ฝากสินค้า และผู้ฝากสินค้าใช้สินค้าที่ฝากไว้กับคลังสินค้าสาธารณะมาจำนำและใช้เป็นหลักค้ำประกัน ซึ่งคลังสินค้าสาธารณะจะได้ดอกเบี้ยเป็นผลตอบแทน
6. ความสำคัญต่อการดำเนินนโยบายทางเศรษฐกิจของรัฐบาล
ในบางครั้งรัฐบาลมีความจำเป็นที่ต้องเข้าไปรับซื้อสินค้าเพื่อแทรกแซงกลไกทางการตลาด เช่น สินค้าทางการเกษตรที่มักออกตามฤดูกาลทำให้ในฤดูกาลนั้นสินค้าเกษตรตกต่ำ รัฐบาลจึงมีการประกันราคาและรับซื้อ เพื่อรักษาระดับราคาและปริมาณให้อยู่ในระดับที่ประชาชนไม่เดือดร้อน เมื่อรัฐบาลรับซื้อแล้วก็ต้องจัดหาที่เก็บรักษาซึ่งก็คือคลังสินค้าสาธารณะนั่นเอง