นักวิชาการส่วนใหญ่ให้นิยาม “การวางแผน (Planning)” บนพื้นฐานของแนวคิดที่สำคัญ คือ การวางแผนเป็นการกำหนดเป้าหมายและวิธีการเพื่อบรรลุเป้าหมาย ดังเช่น ดาฟ (Daft, 2006: 238) ได้กล่าวว่า การวางแผนเป็นภารกิจทางการบริหารที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดเป้าหมายในอนาคตขององค์การ แล้วตัดสินว่าจะต้องทำอะไรและต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง เพื่อให้ไปถึงเป้าหมายนั้น โรบินส์และคูลเทอร์ (Robbins and Coulter,2007 : 214-215) กล่าวถึง การวางแผน หมายถึง การกำหนดเป้าหมายขององค์การและกลยุทธ์หรือวิธีการเพื่อบรรลุเป้าหมาย และพัฒนาแผนสำหรับกิจกรรมขององค์การ การวางแผนจึงเป็นทั้งเป้าหมาย (Ends) และวิธีการ(Means) โดย การวางแผนมีวัตถุประสงค์ ได้แก่ 1) การให้ทิศทาง (Provides Direction) การวางแผนให้ทิศทางแก่ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานในองค์การได้ทราบว่า จะต้องทำอะไร อย่างไร เพื่อไปสู่เป้าหมายขององค์การ แผนจึงทำหน้าที่ประสานงาน และทำให้เกิดความร่วมมือ 2) การลดความไม่แน่นอน (Reduces Uncertainty) การวางแผนทำให้ผู้บริหารต้องมองไปข้างหน้า ทำนายความเปลี่ยนแปลงและผลกระทบจากความเปลี่ยนแปลง และปรับองค์การเพื่อให้สอดคล้องกับความเปลี่ยนแปลง 3) การลดความซ้ำซ้อนและความสิ้นเปลื้องในการทำงาน (Minimizes Waste and Redundancy) การวางแผนช่วยประสานการทำงานในองค์การทำให้สามารถประหยัดเวลา ทรัพยากร และขจัดการทำงานที่ซ้ำซ้อนได้ 4) การกำหนดมาตรฐานสำหรับการควบคุม (Establishes the Goals or Standards Used in Controlling) ในการวางแผนจะมีการกำหนดเป้าหมายและมาตรฐานการปฏิบัติงาน เพื่อให้ผู้บริหารเปรียบเทียบกับการปฏิบัติงานจริง
การนิยามการวางแผนจากมุมมองของนักวิชาการในประเทศไทย ได้แก่ สุรัสวดี ราชกุลชัย (2547 : 112) ได้นิยามการวางแผนว่าเป็นกิจกรรมหรือกระบวนการที่กำหนดวัตถุประสงค์ นโยบาย และวิธีปฏิบัติล่วงหน้าแล้วสร้างแผนหรือวิธีการเป็นสะพานเชื่อมปัจจุบันไปยังอนาคต เพื่อเป็นแนวทางในการดำเนินงานให้เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดไว้และบรรลุความสำเร็จในที่สุด และวันชัย มีชาติ (2555 : 150) กล่าวถึง การวางแผน หมายถึง กระบวนการทางการบริหารที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดวัตถุประสงค์ขององค์การและการดำเนินการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่ได้กำหนดไว้
นอกจากนี้ ปกรณ์ ปรียากร (2552) ได้ให้ความหมายของการวางแผนโดยแบ่งเป็น 5 ความหมาย สรุปได้ดังนี้
1. การวางแผน คือ การคิดเรื่องอนาคต ได้แก่
1) การวางแผนระยะยาว หมายถึง แผนที่มีระยะเวลาตั้งแต่ 5 ปีขึ้นไป เป็นแผนกำหนดแนวทางเชิงชี้นำ
2) การวางแผนระยะปานกลาง หมายถึง แผนที่มีรอบระยะเวลาระหว่าง 3 – 5 ปี เป็นแผนที่กำหนดทิศทางที่ควรจะเป็น อันประกอบด้วยจุดมุ่งหมายและแนวทางไปสู่จุดมุ่งหมายที่ควรจะเลือกดำเนินการ
3) การวางแผนระยะสั้น หมายถึง แผนที่มีระยะเวลาตั้งแต่ไม่กี่นาที จนถึงไม่เกิน 3 ปี หรือหมายถึงแผนประจำปีที่จะวางตามวงรอบของการใช้จ่ายงบประมาณ
2. การวางแผน คือ การควบคุมอนาคต เป็นการใช้ความพยายามที่จะทำให้อนาคตที่ต้องการเกิดขึ้นตามความปรารถนาให้ความสำคัญกับการกำหนดแนวทางหรือวิธีการที่จะต้องทำในอนาคต เช่น งานหรือกิจกรรมที่ต้องปฏิบัติ งบประมาณที่ต้องใช้ คนหรือองค์กรที่ต้องรับผิดชอบ วิธีที่ต้องปฏิบัติร่วมกัน
3. การวางแผน คือ การตัดสินใจว่าจะทำอะไร ทำอย่างไร ทำเมื่อใด และใครเป็นผู้ทำการวางแผน จึงเป็นสะพานเชื่อมช่องว่างจากปัจจุบันไปสู่สภาพในอนาคตที่พึงปรารถนา และพยายามที่จะทำให้สภาพเช่นนั้นเกิดขึ้นตามความต้องการ
4. การวางแผน คือ การตัดสินใจในเชิงบูรณาการ การวางแผนจะต้องอาศัยโครงสร้างในการตัดสินใจเชิงบูรณาการ
5. การวางแผน คือ กระบวนการในการจำแนก แจกแจงเหตุผล และเชื่อมโยง ซึ่งสอดคล้องกับแนวความคิดของ Henry Mintzberg ที่เสนอว่า การวางแผนเป็นกระบวนการที่เป็นทางการ โดยคำนึงถึงการบูรณาการหรือเชื่อมโยงระบบการตัดสินใจของหน่วยงานต่าง ๆ เข้าด้วยกัน อันจะนำไปสู่การกำหนดวิธีการดำเนินงานที่ชัดเจนเพื่อบรรลุจุดมุ่งหมายหรือผลลัพธ์ที่ต้องการร่วมกัน
ดังนั้น กล่าวโดยสรุปได้ว่า การวางแผน หมายถึง การกำหนดทิศทางในอนาคตเกี่ยวกับเป้าหมายและวิธีการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น ทั้งนี้ การวางแผนเสมือนเหรียญ 2 ด้านกับการควบคุมทั้งการควบคุมก่อนดำเนินการ การควบคุมระหว่างดำเนินการ และการควบคุมหลังดำเนินการ กล่าวคือ 1) การควบคุมก่อนดำเนินการ (Feedforward Control) หมายถึง การควบคุมที่ให้ความสำคัญกับการตรวจสอบปัจจัยนำเข้าก่อนเริ่มดำเนินการ เพื่อให้เป็นไปตามแผนที่กำหนดไว้ ซึ่งทำให้ผู้บริหารองค์การสามารถปรับปรุงแก้ไขปัญหาได้ก่อนเริ่มดำเนินการ เช่น แผนการจัดฝึกอบรมการให้บริการที่เป็นเลิศแก่บุคลากรงานบริการใหม่ก่อนเริ่มปฏิบัติงาน เป็นต้น 2) การควบคุมระหว่างดำเนินการ (Concurrent Control) หมายถึง การควบคุมที่ให้ความสำคัญกับการตรวจสอบกระบวนการดำเนินงาน เพื่อให้เป็นไปตามแผนที่กำหนดไว้ ซึ่งถ้าพบปัญหาอุปสรรค ผู้บริหารจะได้ปรับปรุงแก้ไขปัญหาก่อนการดำเนินงานสิ้นสุดลง เช่น การตรวจสอบคุณภาพสินค้าระหว่างผลิตว่าเป็นไปตามแผนที่กำหนดไว้หรือไม่ การใช้กล้องวีดีโอตรวจสอบการให้บริการของบุคลากรงานบริการว่าให้บริการแก่ลูกค้าตามแผนการให้บริการที่กำหนดไว้หรือไม่ อย่างไร เป็นต้น 3) การควบคุมหลังดำเนินการ (Feedback Control)หมายถึง การควบคุมที่ให้ความสำคัญกับการตรวจสอบผลการปฏิบัติงานตามแผนที่กำหนดไว้ ซึ่งถ้าพบว่าไม่เป็นไปตามแผนที่กำหนดไว้ จะได้ค้นหาสาเหตุและแนวทางแก้ไข เพื่อใช้ในการปฏิบัติงานในครั้งหน้าต่อไป เช่น การประเมินผลความพึงพอใจของผู้รับบริการหลังได้รับบริการ และการตรวจสอบผลกำไรประจำปี เป็นต้น หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือการที่ผู้บริหารองค์การควบคุมองค์การให้ประสบความสำเร็จนั้น ควรคำนึงถึงการวางแผนด้วยเช่นเดียวกัน
Daft, R. L. (2006). The New Era of Management. Ohio: Thomson Corporation
Robbins, P. S. and Mary Coulter, M. (2007). Management. 8thed. Prentice – Hall, Harlow, Essex :
Pearson.
ปกรณ์ ปรียากร. (2552). การวางแผนกลยุทธ์ : แนวคิดและแนวทางเชิงประยุกต์. พิมพ์ครั้งที่ 12
กรุงเทพมหานคร : คณะรัฐประศาสนศาสตร์ สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์.
สุรัสวดี ราชกุลชัย. (2547). การวางแผนและการควบคุมทางการบริหาร. กรุงเทพฯ: สำนักพิมพ์จุฬาลงกรณ์
มหาวิทยาลัย.
วันชัย มีชาติ. (2555). การบริหารองค์การ. กรุงเทพฯ: สำนักพิมพ์แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย.