การรับสินค้าและการจัดเก็บสินค้า
การรับสินค้า
การรับสินค้านั้นจะมีทั้งการรับวัตถุดิบจากซัพพลายเออร์ การรับสินค้าระหว่างการผลิตภายในกระบวนการผลิต รวมถึงการรับสินค้าสำเร็จรูปจากโรงงานผลิต ซึ่งการรับสินค้านี้จะเกี่ยวกับเรื่องต่างๆ ที่ต้องปฏิบัติเมื่อวัตถุดิบ สินค้าระหว่างผลิต หรือสินค้าสำเร็จรูปได้ส่งเข้ามายังคลังสินค้าเพื่อจัดเก็บรักษา การดำเนินกรรมวิธีในการแรกรับสินค้าที่ถูกส่งเข้ามาอย่างทันทีทันใดและถูกต้องแน่นอน ย่อมมีความสำคัญต่อการดำเนินงานคลังสินค้าที่มีประสิทธิผลและการเก็บรักษาเบื้องต้น รายละเอียดของการปฏิบัติงานรับสินค้าย่อมผิดแปลกกันออกไปตามรูปแบบของสินค้า และสิ่งอำนวยความสะดวกในการเก็บรักษา นอกจากนี้สินค้าที่รับเข้ามาอาจมาจากแหล่งที่ต่างกัน ยานพาหนะที่ใช้ในการขนส่งสินค้ามายังคลังสินค้าก็แตกต่างกัน รวมถึงภาชนะบรรจุหีบห่อที่มีลักษณะแตกต่างกันไปตามรูปแบบของสินค้าอีกด้วย สิ่งเหล่านี้ย่อมมีผลทำให้รายละเอียดในการปฏิบัติงานรับสินค้าแตกต่างกันออกไปด้วย การจัดทำเอกสารในการรับสินค้า และการดำเนินกรรมวิธีแรกรับที่รวดเร็ว และถูกต้องย่อมมีความสำคัญและเป็นเรื่องจำเป็นสำหรับกิจการคลังสินค้าที่มีประสิทธิผล
ภารกิจการรับสินค้าคือ การดำเนินงานด้านเทคนิคและงานขององค์การที่เกี่ยวข้องกับการขนถ่าย การเก็บพักสินค้าชั่วคราว การแยก การบรรจุหีบห่อ การเตรียมพื้นที่สำหรับการจัดเก็บ การนำข้อมูลการรับสินค้าเข้าสู่ระบบคลังสินค้า เช่น การสแกน รวมถึงการตรวจสอบปริมาณและคุณภาพของสินค้าที่รับเข้ามา ซึ่งกระบวนการตรวจสอบสินค้าแต่ละประเภทจะแตกต่างกันไป บางครั้งอาจตรวจสอบสารเคมี สี หรือพื้นผิว เมื่อตรวจสอบแล้วว่า สินค้ามีคุณภาพ สินค้านั้นจะได้รับอนุญาตให้นำไปจัดเก็บ และจะถูกควบคุมการนำไปใช้ต่อไป เพื่อให้การรับสินค้าเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ พื้นที่รับสินค้าต้องมีพื้นที่กว้างเพียงพอที่จะรองรับปริมาณการรับสินค้าที่มากที่สุดเท่าที่ได้คาดการณ์ไว้ นอกจากนี้การออกแบบการไหลของสินค้าต้องมีความเหมาะสมเพื่อสามารถรองรับทั้งสินค้าจากภายนอกและวัสดุภายในได้ โดยใช้เวลาขนถ่ายให้สั้นที่สุด อาจใช้ทางลาดหรืออุปกรณ์การขนยกเข้ามาช่วย (Heinrich.M., 2018)
การรับสินค้าส่วนมากอยู่ในความรับผิดชอบของผู้ควบคุมงานคลังสินค้าเพื่อควบคุมระดับการไหลของคำสั่งซื้อ ไม่ให้เกิดการกระจุกตัวในการรับสินค้า และไม่ส่งผลกระทบต่อพื้นที่ทำงานอื่นๆ โดยมีวัตถุประสงค์คือ รับสินค้าให้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากที่สุดและต้องตรวจสอบความถูกต้องทั้งปริมาณ ชนิด เงื่อนไข ข้อกำหนดของวัสดุหรือสินค้าให้ตรงกับใบคำสั่งซื้อ อย่างไรก็ตามการดำเนินงานรับสินค้าต้องมีความยืดหยุ่น สามารถปรับได้ตามสถานการณ์ การรับสินค้าเข้าคลังสินค้านี้มีที่มาจาก 2 แหล่งคือ
1) ผู้ขายปัจจัยการผลิต สินค้าที่รับมาจากผู้ขายปัจจัยการผลิตอาจอยู่ในรูปของวัตถุดิบและชิ้นส่วนประกอบของงานในกระบวนการผลิต หรืออยู่ในรูปของสินค้าสำเร็จรูป ซึ่งจะถูกนำไปจัดเก็บแล้วนำจ่ายในรูปแบบเดิมกับที่รับสินค้าเข้ามา
2) หน่วยการผลิต เป็นการรับสินค้าที่มาจากโรงงานโดยสินค้าอาจอยู่ในรูปของสินค้าสำเร็จรูปสำหรับการจัดส่งอย่างเร่งด่วนหรือการจ่ายสินค้าตามกาลเวลาหรือฤดูกาล หรืออาจเป็นงานระหว่างกระบวนการผลิตที่ต้องจัดเก็บไว้จนกว่าจะผลิตเป็นสินค้าสำเร็จรูป
การรับสินค้าเป็นจุดเริ่มต้นของกิจกรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้นในคลังสินค้า แนวทางการรับสินค้า เพื่อทำให้การไหลของงานเป็นไปโดยสะดวกตลอดกระบวนการรับสินค้า และเพื่อให้เกิดความมั่นใจได้ว่าการรับสินค้าจะถูกต้องและรวดเร็ว จึงจำเป็นต้องมีขั้นตอนการตรวจรับ โดยการตรวจรับสามารถแบ่งเป็นประเภทได้ดังนี้
1) การตรวจพิสูจน์ทราบ เป็นการตรวจเพื่อรับรองความถูกต้องทั้งชื่อ แบบ หมายเลข หรือข้อมูลอื่นๆ ซึ่งเป็นลักษณะเฉพาะของสินค้า คลังสินค้าแต่ละประเภทมีการตรวจพิสูจน์ทราบที่แตกต่างกัน ในคลังสินค้าสาธารณะซึ่งรับฝากสินค้าจากผู้อื่น ผู้ซึ่งเป็นเจ้าของสินค้าย่อมต้องมีการพิสูจน์ทราบมาแล้วเป็นอย่างดี ในขณะที่คลังสินค้าส่วนบุคคล หรือคลังเก็บพัสดุจะรับสินค้ามาจากแหล่งต่างๆ จำเป็นต้องมีการพิสูจน์ทราบอย่างละเอียดว่า สิ่งนั้นเป็นอะไร แบบใด ใช้ทำอะไร เพื่อนำมาแบ่งจัดเก็บได้ถูกหมวดหมู่ สะดวกในการหยิบและจัดส่งได้ถูกต้องตรงความต้องการของผู้รับ
2) การตรวจสภาพ เป็นการตรวจความถูกต้องให้ตรงกับเอกสารทั้งในด้านลักษณะ จำนวน และคุณสมบัติของสินค้าที่จะรับเข้ามา สำหรับความละเอียดถี่ถ้วนในการตรวจนั้นก็แตกต่างกันไปตามประเภทของคลังสินค้า ถ้าเป็นคลังสินค้าสาธารณะก็ไม่จำเป็นต้องเอาสินค้าออกจากหีบห่อเพื่อมาตรวจสภาพ แต่ถ้าเป็นคลังสินค้าส่วนบุคคลและคลังเก็บพัสดุแล้ว การตรวจสภาพเป็นสิ่งที่จำเป็นมาก โดยเฉพาะคลังพัสดุของหน่วยงานราชการถึงขั้นต้องมีระเบียบปฏิบัติจัดตั้งกรรมการเพื่อการตรวจรับ
3) การตรวจแยกประเภท สินค้าบางชนิดจำเป็นต้องมีการแยกประเภทเพื่อความสะดวกในการเก็บรักษา เช่น เป็นของดี ของชำรุด ของเก่า ของใหม่ ซึ่งต้องแยกออกจากกันในการเก็บรักษา คลังสินค้าสาธารณะไม่ค่อยมีปัญหากับการตรวจประเภทนี้ เพราะส่วนมากจะเป็นสินค้าที่ผลิตออกมาใหม่จากโรงงาน หรือจากการนำเข้าจากต่างประเทศ เจ้าของสินค้าได้มีการตรวจสภาพแยกประเภทมาแล้วก่อนที่จำนำเอามาฝากเก็บ แต่หากเป็นคลังสินค้าส่วนบุคคลและคลังเก็บพัสดุ ซึ่งได้รับสินค้ามาจากการจัดซื้อหรือส่งมอบจากหน่วยอื่นการตรวจแยกประเภทจะมีความจำเป็นอย่างมากเพราะไม่ได้มีการแยกประเภทมาก่อนจึงต้องมีการตรวจแยกประเภทอย่างระมัดระวัง
นอกจากการตรวจรับสินค้าแล้วการรับสินค้ายังมีกิจกรรมย่อยอื่นๆ อีก ตั้งแต่ปิดและเปิดประตูอาคารคลังสินค้า จองที่จอดรถยนต์ ตรวจสอบเที่ยวรถ ออกใบสั่งในการลงสินค้า เรียกรถยนต์เพื่อนำเข้าช่องเพื่อลงสินค้า ตรวจสอบเอกสารนำส่งสินค้า เปิดผ้าใบหรือสิ่งที่คลุมรถ ยกสินค้าลง ลงนามการรับสินค้าในเอกสารนำส่ง การบรรจุพาเลต การนำสินค้าออกจากพาเลต ติดฉลาดวัสดุ สินค้า และพาเลต จนกระทั่งนำเข้าเก็บในสต็อก และออกเอกสารแจ้งการรับสินค้า จะเห็นได้ว่าการรับสินค้ามีกิจกรรมย่อยมากมายที่ต้องดูแลให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น ดังนั้นผู้ควบคุมงานคลังสินค้าในฐานะผู้กำหนดรูปแบบการรับและจ่ายสินค้าควรต้องมีการวิเคราะห์อุปสงค์ในปัจจุบันและอนาคตเพื่อหาความต้องการพื้นที่แล้วนำมากำหนดเป็นตารางการรับหรือส่งสินค้า ซึ่งตารางการรับหรือส่งสินค้านี้ต้องมีความสมดุลระหว่างทรัพยากรต่างๆ ตั้งแต่ ช่องรับสินค้า บุคลากร พื้นที่ในการรับสินค้า และอุปกรณ์ในการขนถ่ายสินค้า ในปัจจุบันได้มีการนำระบบการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange System: EDI) เข้ามาช่วยในการจัดตารางเวลาการรับหรือส่งสินค้า
การจัดเก็บสินค้า
การจัดเก็บ หมายถึง การขนย้ายสินค้าจากพื้นที่รับสินค้าเข้าไปเก็บในสถานที่ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและจัดวางสินค้านั้นอย่างมีระเบียบ มีการบันทึกการเก็บรักษาบนเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น บัตรตำแหน่งเก็บ ป้ายประจำกองสินค้า และปัจจุบันได้มีการนำระบบ RFID มาใช้ ก่อนที่จะจัดเก็บสินค้าต้องจัดแจงสินค้านั้นให้เหมาะสม เพื่อให้สามารถจัดเก็บได้อย่างเป็นระเบียบ ประหยัดเนื้อที่ เวลา แรงงาน ง่ายต่อการดูแลรักษาและง่ายต่อการนำออกเพื่อจัดส่งในโอกาสต่อไป
การจัดเก็บสินค้าในคลังสินค้าจะเก็บทั้งแบบชั่วคราวและแบบถาวร แบ่งเป็น 2 ประเภทคือ
1) การจัดเก็บแบบสุม (Randomized Storage) หรือที่เรียกอีกอย่างหนึ่งว่า การจัดเก็บแบบลอยตัว (Floating Slot Storage) ซึ่งเป็นการจัดเก็บสินค้าลงในที่ว่างใกล้ที่สุดไม่ว่าจะเป็นชั้นวางสินค้า พาเลต ฯลฯ เมื่อเวลานำสินค้าออกไปใช้จะยึดหลัก เข้าก่อนออกก่อน (First-in-First-out: FIFO) การจัดเก็บประเภทนี้ มีการใช้ประโยชน์จากพื้นที่มากที่สุด
2) การจัดเก็บตามตำแหน่งที่กำหนดไว้ (Dedicated Storage or Fix Storage) การจัดเก็บประเภทนี้จะมีการระบุตำแหน่งที่จัดเก็บตายตัวสำหรับสินค้าแต่ละประเภทภายในคลังสินค้า การจัดเก็บประเภทนี้ จะมีทั้งการจัดเก็บตามลำดับเลขหมายกำกับชิ้นส่วน (Part Number Sequence) การจัดเก็บตามอัตราการใช้สินค้า (Usage Rates) และการจัดเก็บตามระดับกิจกรรม (Activity Level)
อย่างไรก็ตามในปัจจุบันมีการนำโปรแกรมคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีอัตโนมัติมาช่วยในการจัดเก็บและนำสินค้าออก ที่เรียกว่า การจัดเก็บและการนำสินค้าออกอัตโนมัติ (Automatic Storage and Retrieval System: AR/RS) ซึ่งทำให้ลดต้นทุนแรงงานได้
สำหรับการจัดเก็บสินค้ามีหลักเกณฑ์ในการจัดเก็บดังนี้
1) สินค้าที่เข้ากันได้ (Compatibility) สินค้าที่เก็บไว้ใกล้กันควรมีความกลมกลืนกันหรือไม่มีข้อห้ามในการเก็บด้วยกัน เช่น ที่เก็บสารเคมีไม่ควรเก็บอยู่ใกล้กับขนมคบเคี้ยว เพราะทำให้หยิบผิดได้ ส่งผลต่อชีวิต ทั้งนี้เป็นไปตามข้อกำหนดของสำนักงานอาหารและยาของประเทศไทย
2) สินค้าที่ใช้ประกอบกัน (Complementarily) สินค้าที่มีการสั่งควบคู่กันควรเก็บไว้ใกล้กัน เช่น ทีวีกับลำโพงซาวด์บาร์ เครื่องชงกาแฟกับเครื่องบดเมล็ดกาแฟ แก้วพลาสติกกับฝาปิด
3) สินค้าที่ได้รับความนิยม (Popularity) โดยพิจารณาจากอัตราการหมุนเวียนของสินค้าคงคลัง หรืออัตราความต้องการสินค้าของลูกค้า
การจัดเก็บสินค้ามีกิจกรรมต่างๆ ดังนี้
1) การขนย้ายสินค้า โดยเริ่มจากพื้นที่รับสินค้าเข้าไปยังตำแหน่งเก็บที่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้า และจัดวางสินค้านั้นให้เป็นระเบียบ รวมถึงบันทึกข้อมูลการจัดเก็บต่างๆ ให้เป็นระบบ หลักการขนย้ายต้องพิจารณาที่ระยะการเคลื่อนย้าย เพราะถ้ามีระยะทางไม่เกิน 120 เมตร สามารถใช้รถยกขนได้ ถ้าระยะทางมากกว่า 120 เมตรแต่ไม่เกิน 1,600 เมตร ควรใช้รถพ่วงลากจูงด้วยแทรคเตอร์ และถ้าระยะทางมากเกิน 1,600 เมตร ควรเคลื่อนย้ายด้วยรถยนต์บรรทุก
2) การเก็บสินค้า ก่อนที่จะจัดวางสินค้าลงไปในที่เก็บ ควรจัดสินค้านั้นให้เป็นระเบียบเรียบร้อย เพื่อประหยัดเนื้อที่ เวลา แรงงาน อีกทั้งง่ายต่อการดูแลรักษาและการนำออกมาเพื่อจัดส่งในโอกาสต่อไป เช่น การบรรจุหีบห่อใหม่ให้ได้มาตรฐาน และมั่นคงแข็งแรง โดยการจัดวางสินค้าลงบนกระบะหรือพาเลต ซึ่งต้องเลือกเครื่องมือยกขนที่เหมาะสมกับลักษณะของสินค้า การจัดเก็บที่ถูกต้องจึงหมายถึงการวางสินค้าอย่างเป็นระเบียบภายในคลังสินค้า ที่สำคัญสินค้าต้องเก็บในพื้นที่ตามแผนผังที่กำหนดไว้
3) งานดูแลรักษาสินค้า หลังจากที่ได้จัดเก็บสินค้าในพื้นที่ตามแผนผังภายในคลังสินค้าแล้ว คลังสินค้าต้องนำมาตรการการดูแลรักษาสินค้ามาใช้เพื่อป้องกันการเกิดความเสียหาย สูญหาย หรือเสื่อมคุณภาพ อันเป็นภาระรับผิดชอบที่สำคัญ สินค้านี้ต้องได้รับการป้องกันจากการถูกขโมยจากพนักงานของคลังสินค้าเองหรือการโจรกรรมจากบุคคลภายนอก การป้องกันจากสภาพอากาศ การป้องกันจากการรบกวนจากแมลงและสัตว์ ซึ่งงานดูแลรักษาสินค้านี้มีกิจกรรมย่อย ดังนี้
– การตรวจสภาพ ต้องมีการตรวจสภาพด้วยสายตาทุกวัน และต้องมีการตรวจอย่างละเอียดตามระยะเวลา ตามลักษณะเฉพาะของสินค้าแต่ละประเภท แต่ละชนิด เนื่องจากสินค้ามีการเสื่อมสภาพตามเวลาแตกต่างกัน สินค้าที่เสียง่ายต้องได้รับการตรวจบ่อยกว่าสินค้าที่เสียยาก
– การถนอม สินค้าบางประเภทย่อมต้องการการถนอมตามระยะเวลา เช่น สินค้าที่เกิดสนิมได้จึงต้องมีการชโลมน้ำมันกันสนิม และเมื่อเวลาผ่านไประยะหนึ่งสินค้าที่อาจต้องต้องจัดทำหีบห่อใหม่ หรือสินค้าที่เกิดความเสียหายจากแมลงรบกวน ก็จำเป็นต้องได้รับการพ่นยากันแมลงอยูเสมอตามระยะเวลที่กำหนด
– การตรวจสอบ เป็นการตรวจนับสินค้าในที่เก็บรักษาเพื่อสอบยอดกับบัญชีควบคุมในคลังสินค้าไม่น้อยกว่าปีละ 2 ครั้ง ส่วนใหญ่พบในคลังสินค้าสาธารณะ ซึ่งต้องแจ้งให้ผู้ฝากและเจ้าหนี้ของผู้ฝากรวมถึงผู้รับจำนำสินค้าให้ทราบด้วย เพื่อจะได้เข้ามาร่วมในการตรวจสอบหากต้องการ นอกจากนั้นยังต้องแจ้งให้เจ้าพนักงานของรัฐบาลที่มีหน้าที่ในการควบคุมกิจการคลังสินค้าให้ทราบเพื่อมาดูแลการตรวจสอบนั้นด้วย ส่วนคลังสินค้าประเภทอื่น อาจมีการตรวจสอบเป็นระยะเวลาตามความจำเป็นและความเหมาะสมตามแต่ประเภทของสินค้าที่จัดเก็บ เช่น สินค้าที่มีอัตราการหมุนเวียนสูงย่อมต้องมีการตรวจสอบมากกว่าสินค้าที่มีอัตราการหมุนเวียนต่ำ ที่สำคัญการตรวจสอบนี้ถือเป็นการรับรองความถูกต้องของจำนวนคงเหลือของสินค้าคงคลัง หากผลการนับจำนวนไม่ตรงตามยอดในบัญชีสินค้าก็ต้องมีการวิเคราะห์สาเหตุของความคลาดเคลื่อน และหาแนวทางป้องกันแก้ไขต่อไป