ปัจจัยเสี่ยงด้านระบบบัญชีการเงิน
สถานการณ์หรือสัญญาณเตือน (Red Flags) ที่อาจเพิ่มความเสี่ยงเกิดการทุจริตและข้อผิดพลาด สามารถแบ่งได้เป็น 2 ประเภทดังนี้
1.ปัจจัยความเสี่ยงด้านระบบบัญชีการเงิน มีสาเหตุเกิดจาก คน เช่น
- ผู้บริหารปฏิบัติตนอยู่เหนือระบบการควบคุมภายใน และเป็นเหตุแห่งความล้มเหลวของระบบการควบคุมภายในโดยใช้อำนาจสั่งการเป็นอย่างอื่น เพื่อปกปิดความผิดพลาดในการบริหาร การให้ความไว้วางใจ หรือให้อำนาจแก่บุคคลใดบุคคลหนึ่งมากเกินไป จนทำให้บุคคลนั้นทำรายการผิดพลาดโดยเจตนาได้
- พนักงานไม่ยอมใช้สิทธิลาพักผ่อนประจำปี หรือหลีกเลี่ยงการเลื่อนตำแหน่ง เนื่องจากเกรงว่าผู้มาทำหน้าที่แทนจะพบข้อผิดพลาดของตนที่ปิดบังไว้ หรือเนื่องจากสามารถหาผลประโยชน์จากตำแหน่งที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน
- สัญญาณเตือนอื่นๆ เช่น พนักงานมีขวัญและกำลังใจที่ตกต่ำ พนักงานขาดความรู้ความชำนาญในหน้าที่งาน พนักงานทำงานล่วงเวลามากเกินไป ไม่รู้จักเหน็ดเหนื่อย ผู้บริหารรวบอำนาจไว้ เป็นต้น
2.ปัจจัยความเสี่ยงด้านระบบบัญชีการเงิน มีสาเหตุเกิดจาก ระบบ เช่น
- การไม่กำหนดนโยบายและแนวทางในการปฏิบัติงานที่ชัดเจน ซึ่งส่งผลให้การแบ่งแยกหน้าที่ไม่เพียงพอ โดยเฉพาะการควบคุมสินทรัพย์ที่มีสภาพคล่องหรือการควบคุมภายในมีจุดอ่อนที่สำคัญหลายแห่ง เช่น การกระทบยอดเงินฝากธนาคารแต่มิได้สอบทานในรายละเอียด การกระทบยอดบัญชีเงินที่จ่ายและรายการโอนเงินแต่ไม่มีการสอบทาน เป็นต้น
- การขาดกระบวนการคัดเลือกพนักงานใหม่อย่างรอบคอบจนได้บุคคลไม่เหมาะสมเข้ามาร่วมในแผนการก่อการทุจริตที่วางไว้ จนเกิดการสร้างผลประโยชน์และความสัมพันธ์ส่วนตัวจนอาจมีการช่วยเหลือกันปิดบังการทุจริต
- การเกิดปัญหาด้านเอกสาร หรือการหาหลักฐาน เช่น มีรายการหรือหลักฐานการอนุมัติไม่สมบูรณ์ เอกสารหาย ใช้สำเนาเอกสารแทนการใช้ต้นฉบับ เป็นต้น
2.4 การเกิดปัญหาด้านการควบคุมอื่นๆ เช่น การใช้รหัสผ่านร่วมกันหรือเปิดเผยให้ผู้อื่นทราบ ขาดการควบคุมเอกสารแบบฟอร์มที่ใช้ ฝ่ายจัดซื้อซื้อสินค้าจากผู้ขายเจ้าประจำเป็นระยะเวลานานหรือซื้อจากนายหน้า มีรายการคงค้างในบัญชีตั้งพัก (Suspense Account) อยู่เป็นจำนวนสูงโดยไม่มีการติดตามหาสาเหตุเพื่อปรับปรุงบัญชีให้ถูกต้องภายในเวลาอันสมควร มีลูกหนี้การค้าค้างชำระนานโดยไม่มีการติดตาม พนักงานรับเงินชำระหนี้ลงบัญชีและควบคุมการนำเงินฝากธนาคารเองทั้งหมด เป็นต้น