Blog

บุคคลในองค์การไม่ได้อยู่แบบโดดเดี่ยว แต่มีความสัมพันธ์กับบุคคลอื่นในรูปแบบต่างๆ ซึ่งในองค์การมีการแบ่งโครงสร้างออกเป็นหน่วยงานย่อยๆ หลายหน่วยงาน โดยเฉพาะองค์การขนาดใหญ่ โครงสร้างจะมีหน่วยงานย่อยๆจำนวนมากและมีความสลับซับซ้อนมาก ดังนั้น การประสานงานจึงยิ่งมีความสำคัญมากขึ้นเป็นลำดับ นอกจากนี้ การประสานงานถือได้ว่าเป็นหน้าที่ประการหนึ่งของผู้บริหารองค์การการประสานงาน (Coordinating) มีความเกี่ยวข้องกับการบริหารองค์การ และเป็นหน้าที่ประการสำคัญของนักบริหารดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น การให้นิยามการประสานงานมีแนวคิดพื้นฐานที่สำคัญ 2 ประการ คือ  1) การจัดระเบียบวิธีการทำงานและบุคลากรที่เกี่ยวข้องเพื่อร่วมมือปฏิบัติงานเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน  2) การมุ่งเน้นการปฏิบัติงานตามวัตถุประสงค์ขององค์การลูเธอร์ กูลิค และลินดัล เออร์วิกค์  (Luther Gulick and Lyndall Urwick, 1937) ได้ให้ความหมาย การประสานงานว่า หมายถึง  การประสานกิจการด้านต่างๆของหน่วยงานให้เกิดความร่วมมือเพื่อดำเนินไปสู่เป้าหมายเดียวกัน ซึ่งการประสานงานในหน่วยงานย่อยสามารถดำเนินการด้วย 2 วิธี ได้แก่   วิธีที่ 1 การประสานงานโดยสร้างกลไกการควบคุมภายใน ได้แก่  (1) การจัดโครงสร้างอำนาจภายในตามหลักขอบข่ายการควบคุม หลักเอกภาพการควบคุม และหลักการจัดหมวดหมู่กรมกองภายในองค์การต้องคำนึงถึงหลักความกลมกลืน (2) หลักเกี่ยวกับหน้าที่ของหัวหน้าฝ่ายบริหาร ได้แก่ การวางแผน การจัดองค์การ การสั่งการ  การบรรจุ การประสานงาน การรายงาน และการงบประมาณ  (3) หลักการประสานงานหน่วยงานย่อย ได้แก่ หลักการจัดองค์การตามวัตถุประสงค์ หลักการจัดองค์การตามกระบวนการ หลักการจัดองค์การตามลูกค้าและสิ่งของ และหลักการจัดองค์การตามสถานที่ตั้ง และวิธีที่  2 หลักการประสานงานโดยการผูกมัดทางใจ ซึ่งผู้นำองค์การต้องมีความสามารถในการผูกมัดใจสมาชิกในองค์การให้ตั้งใจทำงานร่วมกันอย่างเต็มที่และให้ความจงรักภักดีต่อองค์การ  ฟาโยล (Fayol, 1964 : 42-43) ได้กล่าวถึงการประสานงานว่าเป็นหน้าที่ของการบริหารที่ทำให้หน่วยงานทำงานไปในทิศทางเดียวกันเป็นไปตามเป้าหมายที่องค์การได้มีการวางแผนไว้ และมินซ์เบอร์ก (Mintzberg, 1983 : 4-7 อ้างถึงใน เทพศักดิ์ บุณยรัตนพันธุ์, 2551 : 5-13) ได้กล่าวถึง การประสานงานเป็นผลรวมของวิธีการซึ่งมีการแบ่งงานกันออกเป็นงานที่เฉพาะเจาะจง และต้องมีการประสานงานระหว่างงานต่างๆเหล่านี้เข้าด้วยกัน โดยกลไกการประสานงานกันภายในองค์การ 5 ประการ ได้แก่ 1) การปรับตัวเข้าหาซึ่งกันและกัน (Mutual Adjustment) หมายถึง กลไกที่มีการประสานงานผ่านกระบวนการติดต่อสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ  2) การบังคับบัญชาโดยตรง (Direct Supervision) หมายถึง กลไกในการประสานงานที่มีบุคคลใดบุคคลหนึ่งรับผิดชอบงานของบุคคลอื่นๆ มีการแนะนำและควบคุมการทำงาน 3) กระบวนการของงานที่เป็นมาตรฐาน (Standardization of Work Processes) หมายถึง กลไกในการประสานงานที่กระทำผ่านกระบวนการของงานที่มีลักษณะที่ระบุเป็นแบบแผนชัดเจน 4) ผลงานที่เป็นมาตรฐาน (Standardization of Work Outputs) หมายถึง กลไกการประสานงานเมื่อผลลัพธ์ของงานสามารถระบุได้อย่างชัดเจน และ 5)   ทักษะของผู้ปฏิบัติงานที่เป็นมาตรฐาน (Standardization of Work Skills) หมายถึง กลไกในการประสานงานเมื่อมาตรฐานของงานถูกระบุไว้อย่างชัดเจน สำหรับนักวิชาการไทย  บรรยงค์ โตจินดา (2542 : 187) ได้กล่าวถึง การประสานงาน หมายถึง การที่ผู้บริหารดำเนินการให้ผู้ปฏิบัติงานได้สอดคล้องประสานกัน การประสานกันเป็นกิจกรรมอย่างหนึ่งในการบริหารงาน เนื่องจากในการบริหารงานนั้นจะต้องมีบุคคลปฏิบัติหน้าที่หลายฝ่าย และในหลายกรณีจะต้องปฏิบัติงานให้สอดคล้องหรือประสานกัน นักบริหารจึงต้องจัดให้มีการประสานงาน เพื่อให้งานสำเร็จสอดคล้องกัน และสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ ศิริอร พันธหัตถ์ (2545 : 154) ได้กล่าวถึง การประสานงาน หมายถึง การจัดให้คนในองค์การทำงานให้สัมพันธ์และสอดคล้องกัน โดยจะต้องตระหนักถึงหน้าที่ความรับผิดชอบ วัตถุประสงค์ เป้าหมาย และมาตรฐานการปฏิบัติงานขององค์การเป็นหลัก และสมคิด บางโม (2552) ได้ให้ความหมายการประสานงานว่าหมายถึง การจัดระเบียบการทำงานและการติดต่อกันเพื่อให้งานและเจ้าหน้าที่ฝ่ายต่างๆร่วมมือปฏิบัติการเป็นน้ำหนึ่งใจเดียว ไม่ทำให้งานซ้ำซ้อนกัน ขัดแย้งกัน หรือเหลื่อมล้ำกัน ทั้งนี้ เพื่อให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่นสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ขององค์การนั้นอย่างสมานฉันท์และมีประสิทธิภาพ    ดังนั้น จึงสรุปการประสานงานได้ว่า  การประสานงาน หมายถึง การจัดระเบียบวิธีการทำงานและบุคลากรที่เกี่ยวข้องเพื่อร่วมมือปฏิบัติงานเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันตามวัตถุประสงค์ขององค์การ ตัวอย่างเช่น การจัดประชุมเพื่อจัดทำแผนพัฒนาองค์การ จำเป็นต้องมีการประสานงานภายในองค์การเพื่อให้มีกรอบการดำเนินงานในทิศทางเดียวกัน ซึ่งเป็นการประสานงานระหว่าง 1) ผู้บริหารซึ่งกำกับดูแลเพื่อให้การจัดทำแผนบรรลุเป้าหมาย  2) เจ้าหน้าที่วิเคราะห์นโยบายและแผนซึ่งมีหน้าที่จัดทำแผน 3) นักพัฒนาทรัพยากรบุคคลซึ่งมีหน้าที่จัดประชุมและสัมมนาในองค์การ 4) เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบจัดทำแผนของกองต่างๆ ซึ่งมีส่วนร่วมในการกำหนดโครงการหรือกิจกรรมในแผน 5) เจ้าพนักงานธุรการซึ่งรับผิดชอบจัดส่งข้อมูลและหนังสือเชิญประชุม และ 6) เจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูล ซึ่งทำหน้าที่พิมพ์เอกสารประกอบการประชุม เป็นต้น