ในวิกิพีเดีย สารานุกรมเสรี ได้มีผู้ให้คำนิยามคำว่าโครงการไว้ว่า “โครงการ หมายถึง กระบวนการทำงานที่ประกอบไปด้วยกิจกรรมหลาย ๆ กิจกรรม ซึ่งมีการทำโครงการเป็นไปตามลำดับ โดยการทำงานจะต้องเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ เช่น การผลิตสินค้า หรือ ทำงานบริการ โดยจะมีการกำหนดระยะเวลาและงบประมาณที่จำกัด ในการดำเนินงานโครงการจะต้องมีผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบต่อโครงการ มีหน้าที่ทำการบริหารงาน กิจกรรมต่าง ๆ ให้เป็นไปตามแผนงาน เหมาะสมกับเวลา และงบประมาณที่ตั้งไว้”
ในการดำเนินโครงการนั้นฝ่ายต่างๆ ประสงค์ที่จะทราบว่าผลการดำเนินโครงการเป็นอย่างไร เกิดผลงานตามที่กำหนดไว้หรือไม่ สามารถดำเนินงานได้เสร็จสิ้นภายในระยะเวลาและค่าใช้จ่ายหรืองบประมาณที่กำหนดไว้หรือไม่ การที่จะทราบสิ่งต่าง ๆ ดังกล่าวได้จำเป็นต้องมีการติดตามประเมินผลโครงการ
การประเมินผลโครงการหมายถึงอะไร
โดยทั่วไปแล้วเมื่อกล่าวถึงคำว่าการประเมินผลโครงการจะหมายถึง การศึกษาวิเคราะห์เกี่ยวกับปัจจัยต่าง ๆ ในการดำเนินงานโครงการ ทรัพยากรบริหาร, กิจกรรมต่าง ๆที่ต้องดำเนินการ ผลผลิต (output) ผลลัพธ์ (outcomes) รวมถึงผลกระทบในส่วนที่เป็นปัจจัยข้างเคียง (effects) และผลกระทบ (impacts) โดยตรงของโครงการโดยข้อมูลที่ได้จะนำไปเปรียบเทียบกับมาตรฐานตามที่ได้กำหนดไว้ทั้งด้านผลผลิต ระยะเวลาและค่าใช้จ่ายผลลัพธ์ที่ได้จากการประเมินนี้จะนำไปใช้เป็นข้อมูลให้ผู้บริหารโครงการตัดสินใจ ปรับปรุงการดำเนินโครงการให้สัมฤทธิผล รวมทั้งใช้เป็นข้อมูลประกอบการจัดทำโครงการใหม่ให้มีความถูกต้องและเหมาะสม
อย่างไรก็ตามได้มีองค์กรและบุคคลต่างๆ ที่ได้ให้ความหมายของการประเมินผลโครงการไว้หลากหลาย เช่น
คณะกรรมการความช่วยเหลือเพื่อการพัฒนา (DAC-Development Assistance Committee) ขององค์การเพื่อความร่วมมือทางเศรษฐกิจและการพัฒนา องค์การสหประชาชาติได้ให้คำนิยามของการประเมินโครงการไว้อย่างกว้างๆ ว่า “Project evaluation is a systematic and objective assessment of an ongoing or completed project.” อาจสรุปความได้ว่า การประเมินผลโครงการ คือ การประเมินอย่างเป็นระบบและเป็นการประเมินการบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการตลอดการดำเนินงานหรือประเมินเมื่อสิ้นสุดโครงการ คำนิยามของ DAC นี้ให้คำนิยามประเมินโครงการในความหมายที่กว้าง ฉะนั้น การที่บุคคลใดที่ทำการประเมิน ประเมินในระยะเวลา กิจกรรมและวิธีการใดๆ จะถือว่าเป็นการประเมินผลเกี่ยวกับโครงการทั้งสิ้น
สถาบันฝึกอบรมทางการบริหาร(Administrative Training Institute) ได้ให้ความหมายของการประเมินผลโครงการไว้ว่า “Project Evaluation is a step-by-step process of collecting, recording and organizing information about project results, including short-term outputs (immediate results of activities, or project deliverables), and immediate and longer-term project outcomes (changes in behaviour, practice or policy resulting from the project)”[2] ซึ่งสรุปความได้ว่า การประเมินผลโครงการเป็นกระบวนการดำเนินการอย่างเป็นขั้นตอนในการเก็บรวบรวม บันทึก และจัดกลุ่มสารสนเทศเกี่ยวกับผลสัมฤทธิ์ของโครงการที่ประกอบด้วยผลผลิต(output)ที่เกิดขึ้นจากโครงการในระยะต้น(ผลการปฏิบัติงานโครงการในแต่ละงาน หรือ การส่งมอบชิ้นงานที่เกิดขึ้นจากโครงการ) และผลลัพธ์(outcome) ของโครงการทั้งในระยะปานกลางและระยะยาว(การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจากการดำเนินโครงการทั้งในด้านพฤติกรรม วิธีปฏิบัติ หรือผลสัมฤทธิ์ตามเจตนารมณ์ของนโยบาย)สำหรับคำนิยามการประเมินโครงการในความหมายที่กว้างนี้
Fataneh Zarinpoush ได้ให้คำนิยามของการประเมินโครงการไว้วา“Project evaluation is a process of collecting and analyzing information in order to understand the progress, success, and effectiveness of a project.”[3] อาจสรุปความได้ว่า การประเมินโครงการเป็นกระบวนการเก็บรวบรวมข้อมูล การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อให้มีสารสนทศที่จะทำให้เข้าใจการดำเนินโครงการทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นความก้าวหน้า ความสำเร็จ และประสิทธิผลของโครงการ ตามคำนิยามนี้แสดงว่าการประเมินผลโครงการจะต้องกระทำอย่างเป็นกระบวนการมีลำดับขั้นตอนในการดำเนินการประเมินผล ทั้งในส่วนของการเก็บรวบรวมข้อมูล และการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อให้ได้สารสนเทศเพียงพอที่จะทำความเข้าใจการดำเนินโครงการทั้งหมดได้อย่างถูกต้อง การเก็บรวบรวมข้อมูลนั้นผู้ทำการประเมินจะต้องกำหนดรายละเอียดของประเภทข้อมูล แหล่งข้อมูล วิธีการและเครื่องมือที่ใช้เก็บข้อมูล รวมถึงช่วงระยะเวลาที่จัดเก็บข้อมูลด้วย ซึ่งจะมีผลต่อเนื่องไปจนถึงการวิเคราะห์ข้อมูลและสารสนเทศที่เกิดขึ้น
ในส่วนของนักวิชาการชาวไทย เช่น สมหวัง พิธิยานุวัฒน์[4] นักวิชาการด้านการบริหารโครงการชาวไทยได้กล่าวถึงความหมายของการประเมินโครงการไว้ในครั้งแรก ๆ ว่า เป็น “กระบวนการที่ก่อให้เกิดสารนิเทศในการปรับปรุงโครงการ และสารนิเทศในการตัดสินผลสัมฤทธิ์ของโครงการ”ต่อมา สมหวัง พิธิยานุวัฒน์ ได้กล่าวถึงความหมายของการประเมินโครงการไว้ว่า การประเมิน หมายถึง การตัดสินคุณค่าของสิ่งใดสิ่งหนึ่งหรืออีกนัยหนึ่ง การประเมินเป็นกระบวนการให้ได้มาซึ่งข้อสนเทศสำหรับตัดสินคุณค่าผลผลิต กระบวนการและจุดมุ่งหมายของโครงการหรือโปรแกรมหรือทางเลือกต่าง ๆ ที่นำไปปฏิบัติเพื่อให้บรรลุจุดมุ่งหมาย จุดเน้นของการประเมินคือ การเก็บรวบรวม และวิเคราะห์ข้อมูลอย่างเป็นระบบ ตลอดจนเพื่อการตัดสินคุณค่าของสิ่งหนึ่งสิ่งใด (สมหวัง พิธิยานุวัฒน์[5] : 2524)
เยาวดี รางชัยกุล วิบูลย์ศรี[6] ได้แสดงทัศนะเกี่ยวกับการประเมินโครงการไว้ว่า การประเมินโครงการ หมายถึง กระบวนการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลอย่างเป็นระบบเพื่อสรุปผลว่าโครงการนั้น ๆ ได้บรรลุวัตถุประสงค์/เป้าหมาย และมีประสิทธิภาพเพียงใด
ไตรรัตน์ โภคพลากรณ์[7] ได้กล่าวถึงความหมายของการประเมินผลโครงการไว้ว่า การประเมินผลโครงการหมายถึง การตรวจสอบ การวัด และวิเคราะห์ เพื่อกำหนดคุณค่าและความสำเร็จของโครงการ โดยต้องอาศัยวิธีการทางวิทยาศาสตร์ จึงเห็นได้ว่าการประเมินผลโครงการนั้นมิได้กระทำขึ้นบนสุญญากาศ แต่จะต้องอยู่บนพื้นฐานของหลักการและเหตุผลและนำข้อมูลที่ได้มานั้นเพื่อทำการสรุปผลโครงการ อันจะเป็นประโยชน์ต่อการดำเนินโครงการนั้น ๆ และโครงการอื่น ๆ ต่อไป
จากความหมายหรือคำนิยามขององค์การและบุคคลต่างๆ ดังกล่าวข้างต้นอาจอนุมานได้ว่า การประเมินผลโครงการ หมายถึง กระบวนการในการวัดผลสัมฤทธิ์ของการดำเนินโครงการ โดยการเก็บรวบรวมข้อมูล ข่าวสาร หรือข้อสนเทศเกี่ยวกับการดำเนินโครงการตั้งแต่เริ่มต้นโครงการไปจนสิ้นสุดโครงการ การประมวลผลข้อมูล ข่าวสารเพื่อได้สารสนเทศที่นำไปใช้ตัดสินคุณค่าของกิจกรรม กระบวนการ หรือการดำเนินโครงการโดยรวมต่อไป
การประเมินผลโครงการมีความสำคัญอย่างไร
การที่จะทราบผลการดำเนินโครงการได้นั้นจำเป็นต้องติดตาม ตรวจสอบ และประเมินผลการดำเนินงานโครงการ ทั้งระหว่างการดำเนินโครงการที่จะทำให้ทราบผลงานและความก้าวหน้า ปัญหาอุปสรรคในการดำเนินโครงการแล้ว ยังจะต้องประเมินผลหลังดำเนินโครงการจบสิ้นแล้ว ผลการประเมินจะเป็นข้อมูลที่สามารถจะนำไปใช้ตัดสินใจในเรื่องต่าง ๆ ดังนี้
1. แผนงาน/โครงการนั้นควรจะดำเนินการต่อไป หรือว่าควรจะยุติ หรือควรจะปรับปรุงแก้ไขให้เหมาะสม
2. ควรปรับปรุงวิธีการดำเนินโครงการให้เหมาะสมมากกว่าที่เป็นอยู่ได้หรือไม่
3. ควรจะเปลี่ยนแปลงวิธีการ หรือควรเพิ่มเทคนิค เครื่องมือ หรือ วัสดุอุปกรณ์อุปกรณ์อะไรบ้าง
4. ควรจัดสรรทรัพยากรให้กับโครงการอย่างไรจึงจะเพียงพอและเป็นไปอย่างประหยัด
5. แนวทางปฏิบัติตามแผนงาน/โครงการนั้นเหมาะสมและใช้ปฏิบัติได้ผลหรือไม่เพียงใด
6. แนวคิด ทฤษฎี หลักการต่าง ๆ ที่โครงการใช้ดำเนินงานนั้น ใช้ได้จริงในทางปฏิบัติหรือไม่ มากน้อยเพียงใด
ดังนั้นการประเมินผลโครงการจึงเป็นวิธีการที่จะทำให้ผู้บริหารโครงการทราบข้อมูลและสารสนเทศที่เกี่ยวกับการดำเนินโครงการ สามารนำไปใช้ในการวางแผน การตัดสินใจ การกำกับติดตามและประเมินผลเพื่อให้การดำเนินโครงการสัมฤทธิผลได้ผลผลิตตามที่คาดหวัง สามารถดำเนินโครงการได้จบสิ้นภายในเวลาและจำนวนเงินค่าใช้จ่ายที่กำหนด
มีกิจกรรมอะไรบ้างที่จะต้องดำเนินการในการประเมินผลโครงการ
จากความสำคัญของการประเมินผลที่มีต่อการดำเนินโครงการดังกล่าวข้างต้นนี้ ผู้หากผู้ประเมินผลการดำเนินโครงการได้กระทำด้วยความตั้งใจ รอบคอบ ระมัดระวังและครอบคลุมทั้งโครงการแล้วผลการประเมินจะเป็นประโยชน์ต่อการบริหารโครงการเป็นอย่างมาก ในการประเมินผลโครงการสามารถดำเนินการตามขั้นตอนต่างๆ ดังต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1 การศึกษาวัตถุประสงค์/เป้าหมายของโครงการ เป็นขั้นตอนของการศึกษารายละเอียดของโครงการในส่วนที่เป็นเป้าหมาย/วัตถุประสงค์, วิธีการดำเนินโครงการ, ผลผลิต ระยะเวลาและค่าใช้จ่าย ผู้รับผิดชอบฯลฯ การดำเนินการในขั้นตอนนี้จะทำให้สามารถกำหนดเกณฑ์และมาตรฐานในการประเมินผลได้ถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 2 การแปลงวัตถุประสงค์/เป้าหมายเป็นเครื่องชี้วัดและการสร้างเครื่องมือที่ใช้ประเมินผล เป็นขั้นตอนของการนำเอาวัตถุประสงค์/เป้าหมายซึ่งอาจกำหนดเป็นหน่วยวัดความสำเร็จในการดำเนินงานที่สามารถจะตรวจนับได้ในเชิงปริมาณ จากนั้นจะสร้างเครื่องมือในการประเมินอาจเป็นแบบรายงานผลการปฏิบัติงาน แบบสังเกต แบบสอบถาม แบบสัมภาษณ์ ฯลฯ
ขั้นตอนที่ 3 การรวบรวมข้อมูลตามเครื่องชี้วัด เป็นขั้นตอนของการการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยใช้วิธีการสังเกต การสัมภาษณ์, การสำรวจโดยใช้แบบสอบถาม, การรวบรวมบันทึกผลการปฏิบัติและจัดหมวดหมู่ตามรายการในแบบรายงานผลการปฏิบัติงาน ฯลฯ ข้อมูลปฐมภูมิที่ได้จากการสังเกตหรือมองเห็นได้ ถ้อยคำการให้สัมภาษณ์ คำตอบจากแบบสอบถามและข้อมูลทุติยภูมิจากแบบรายงสนผลการปฏิบัติงานเหล่านี้จะถูกนำไปประมวลผลและจัดทำรายงานตามรูปแบบที่กำหนด
ขั้นตอนที่ 4 การเปรียบเทียบข้อมูล/ผลการวิเคราะห์กับมาตรฐาน เป็นขั้นตอนของการนำผลการดำเนินโครงการที่ปฏิบัติได้จริง (Actual) ไปเปรียบเทียบกับมาตรฐาน (Standard) ผลการเปรียบเทียบผลงานอาจเป็นไปตามมาตรฐาน หรืออาจสูง/ต่ำกว่ามาตรฐานก็ได้ ผลลัพธ์ที่ได้จากการเปรียบเทียบจะทำให้ทราบได้ว่าการดำเนินโครงการเป็นไปแผนที่กำหนดไว้หรือไม่ มีปัญหาอุปสรรคใดบ้างที่ต้องดำเนินการแก้ไข
ขั้นตอนที่ 5 การสรุปผลและการให้ข้อเสนอแนะ เป็นขั้นตอนของการเปรียบเทียบจากขั้นตอนที่ 4 ผู้ประเมินจะให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับโครงการนั้น ๆ แก่ผู้บริหารโครงว่าการดำเนินโครงการบรรลุวัตถุประสงค์/เป็นไปตามเป้าหมายหรือไม่ ควรจะดำเนินโครงการต่อไป หรือควรจะเปลี่ยนแปลงวิธีการ หรือควรยุติโครงการ
ควรจัดทำรายงานผลการประเมินโครงการอย่างไร
การรายงานผลการประเมินที่ดีนั้นจะต้องอยู่ในรูปแบบที่เข้าใจได้ง่าย ทันเหตุการณ์ น่าเชื่อถือและเป็นประโยชน์แก่ฝ่ายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินโครงการ รายงานการประเมินผลโครงการไม่ว่าจะจัดทำในรูปแบบใดจะต้องแสดงให้เห็นถึงความก้าวหน้าของการดำเนินโครงการ ผลงาน ปัญหา อุปสรรคที่จะต้องแก้ไข การนำเสนอผลการประเมินสามารถทำได้หลากหลายรูปแบบ อาจนำเสนอผลการประเมินด้วยวาจา จัดทำเป็นรายงานเอกสาร บันทึก แผนผัง แผนภูมิ หรือกราฟ เป็นต้น รายงานการประเมินผลโครงการควรประกอบด้วยรายละเอียดที่แสดงให้เห็นถึงกิจกรรมการดำเนินงานของโครงการ รายละเอียดเกี่ยวกับประสิทธิผลและประสิทธิภาพการดำเนินโครงการ
[1] เฉลิมพงศ์ มีสมนัย cmisomnai@gmail.com สาขาวิชาวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช
[2] Administrative Training Institute, Mysore.(2022). Project Evaluation. ค้นคืนวันที่ 11 กุมภาพันธ์ 2565 จาก http://atimysore.gov.in/wp-content/uploads/chapter-8-project-evaluation.pdf.
[3] Fataneh Zarinpoush.(2006) Project Evaluation Guide for Nonprofit Organizations.ค้นคืนวันที่ 11 กุมภาพันธ์ 2665 จาก https://www.researchgate.net/publication/263997175_project_evaluation_guide_for_nonprofit_organizations.
[4] สมหวัง พิธิยานุวัฒน์. (2551). วิธีวิทยาการประเมิน ศาสตร์แห่งคุณค่า. พิมพ์ครั้งที่ 4. กรุงเทพฯ: สำนักพิมพ์แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย.
[5] ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ใน สมหวัง พิธิยานุวัฒน์, บรรณาธิการ(2558).รวมบทความทางการประเมินโครงการ(พิมพ์ครั้งที่ 9X กรุงเทพฯ : สำนักพิมพ์แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
[6]เยาวดี รางชัยกุล วิบูลย์ศรี. (2546). การประเมินโครงการ แนวคิดและแนวปฏิบัติ. พิมพ์ครั้งที่ 3. กรุงเทพฯ : สำนักพิมพ์แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย.
[7] ไตรรัตน์ โภคพลากรณ์ (2562) การประเมินผลและการยุติโครงการ ในเอกสารการสอนชุดวิชาการบริหารโครงการ หน่วยที่ 12สาขาวิชาวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช. นนทบุรี : สำนักพิมพ์ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช