เฉลิมพงศ์ มีสมนัย[1]
เมื่อกล่าวถึงเทคนิคและเครื่องมือที่ใช้ในการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ คนทั่วไปมักเข้าใจว่าเป็นเทคนิคและเครื่องมือเกี่ยวกับการฝึกอบรม (Training) แต่ทว่าตามความเป็นจริงแล้ว เทคนิคและเครื่องมือสำหรับการฝึกอบรมเป็นเพียงเทคนิคและเครื่องมือชนิดหนึ่งในการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์เท่านั้น แต่ทว่ายังมีเทคนิคและเครื่องมืออื่น ๆ อีกที่สามารถจะนำมาใช้ในการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ได้อีกเป็นจำนวนมาก ในบทความนี้จะขอกล่าวถึงเฉพาะเทคนิคและเครื่องมือบางชนิดเท่านั้น
สำหรับเทคนิคและเครื่องมือการพัฒนาผู้บริหารได้แก่ การพัฒนาผู้บริหารเป็นกลุ่มและพัฒนาเป็นรายบุคคล สำหรับเทคนิคและเครื่องมือการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ในระดับผู้ปฏิบัติงานได้แก่ การพัฒนาผู้ปฏิบัติงานด้วยวิธีการ On the job training และวิธีการ Off the job training
สำหรับเทคนิคและเครื่องมือในการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ในระดับปฏิบัติการและระดับบริหารที่สำคัญได้แก่
1. เทคนิคและเครื่องมือการพัฒนาผู้ปฏิบัติงาน การพัฒนาผู้ปฏิบัติงานให้สามารถทำงานในหน้าที่ความรับผิดชอบได้เป็นผลสำเร็จนั้นมีวิธีดำเนินการ 2 วิธีใหญ่ ได้แก่ การพัฒนาผู้ปฏิบัติในขณะปฏิบัติงาน (On the Job training) กับการพัฒนาผู้ปฏิบัติงานนอกการทำงาน (Off the Job Training)
1.1 การพัฒนาผู้ปฏิบัติงานในขณะปฏิบัติงาน เป็นวิธีการพัฒนาโดยให้ผู้รับการพัฒนาลงมือปฏิบัติงานจริง ๆ ในสถานที่ทำงานจริง ภายใต้การการสอนงานและการดูแลเอาใจใส่ของหัวหน้างานหรือบุคลากรที่มีความรู้และทักษะในการทำงานซึ่งได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่เป็นพี่เลี้ยง ผู้ชี้แนะ หรือที่ปรึกษา ที่เรียกในภาษาอังกฤษว่า mentor โดยที่ผู้ชี้แนะจะแสดงวิธีการปฏิบัติงานพร้อมทั้งวิธีการ ขั้นตอน พร้อมกับอธิบายเทคนิคและเครื่องมือในการทำงานแก่ผู้เข้ารับการพัฒนา จากนั้นจึงให้ผู้เข้ารับการพัฒนาปฏิบัติตาม โดยผู้ชี้แนะจะคอยดูแล ให้คำปรึกษา แนะนำ และช่วยเหลือหากมีปัญหาเกิดขึ้นในระหว่างการปฏิบัติงาน สำหรับเทคนิคและเครื่องมือที่ใช้ในการพัฒนาผู้ปฏิบัติงานในขณะปฏิบัติงานได้แก่ การสอนงาน (coaching) และการให้คำปรึกษา(counselling) ในการปฏิบัติงาน)แก่บุคลากรโดยบุคลากรที่มีประสบการณ์ในงานนั้นๆ หรือหัวหน้างานของบุคลากรผู้นั้นจะเป็นผู้สอนและให้คำปรึกษา เป็นต้น
1.2 การพัฒนาผู้ปฏิบัติงานนอกการทำงาน ผู้รับการพัฒนาประเภทนี้จะเรียนรู้สิ่งต่าง ๆ ในสถานที่ฝึกอบรมที่จัดขึ้นเป็นการเฉพาะและต้องหยุดพักการปฏิบัติงานภายในองค์การไว้เป็นเวลาชั่วคราว จนกว่าการฝึกอบรมจะเสร็จสิ้น สำหรับเทคนิคและเครื่องมือที่ใช้ในการพัฒนาบุคลากรชนิดนี้ได้แก่ การบรรยาย การอภิปราย การสาธิต การระดมสมอง การประชุมกลุ่มย่อย กรณีศึกษา การแสดงบทบาทสมมุติ การสัมมนา การประชุมเชิงปฏิบัติการ และการพัฒนาตนเองด้วยกระบวนการกลุ่ม (Sensitivity Training) เป็นต้น
สำหรับเทคนิคและเครื่องมือการพัฒนาผู้ปฏิบัติงานนอกเหนือจากที่กล่าวข้างต้นแล้วยังมีเทคนิคและเครื่องมือในการพัฒนาผู้ปฏิบัติงานนอกการทำงานที่เป็นที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายได้แก่ 1) การพัฒนาด้วยตนเอง 2) การพัฒนาที่เข้าร่วมกับผู้อื่น 3) การรับมอบหมายงานอย่างมีเป้าหมาย 4) การประชุมเชิงปฏิบัติการ
5)การแนะนำหนังสือให้อ่าน ทั้งนี้แต่ละวิธีมีสาระสำคัญโดยสรุปดังนี้
1.2.1 การพัฒนาด้วยตนเอง วิธีนี้ผู้ปฏิบัติงานแต่ละคนต้องรับผิดชอบตัวเองที่จะต้องพัฒนาตนเอง ดังนั้นตัวเขาเองจึงต้องเป็นผู้ที่มีหน้าที่วิเคราะห์และกำหนดความจำเป็นในการพัฒนาด้วยตัวเอง อีกทั้งยังจะต้องเลือกเทคนิคและเครื่องมือการพัฒนาและประเมินผลหลังการพัฒนาด้วยตนเองอีกเช่นกัน อย่างไรก็ตามเพื่อให้ผู้เข้ารับการพัฒนามีความมั่นใจว่าตนเองสามารถที่จะพัฒนาตนเองได้นั้น ผู้ที่เกี่ยวข้องทุกฝ่ายไม่ว่าผู้บังคับบัญชา พี่เลี้ยง ที่ปรึกษา ผู้ชี้แนะ เพื่อนร่วมงาน จะต้องช่วยเหลือพร้อมทั้งให้การให้การสนับสนุนผู้พัฒนาตนเองเพื่อที่จะทำให้เขาสามารถจะพัฒนาตนเองให้บรรลุเป้าหมายได้
อนึ่ง หลักการที่สำคัญประการหนึ่งของการพัฒนาตนเองก็คือผู้ปฏิบัติงานจะต้องตระหนักว่า ตนเองมี “ความรับผิดชอบ” ต่อการพัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่อง จริงอยู่แม้ว่าตัวผู้ปฏิบัติงานเองอาจจะมีหน่วยงาน ผู้บังคับบัญชา และ/หรือพี่เลี้ยงคอยดูแลให้การพัฒนาบุคลากรอยู่บ้างแล้วก็ตาม แต่ผู้ที่รับผิดชอบหลักในการพัฒนาที่แท้จริงก็คือ ตัวผู้ปฏิบัติงานเอง
สำหรับกิจกรรมในการพัฒนาตนเองนั้น บุคคลอาจเลือกใช้วิธีการต่างๆ เช่น 1) การเฝ้าสังเกตผู้อื่น
2) การอ่านหนังสือ 3) การสะท้อนสิ่งที่เรียนรู้ 4) การประเมินตนเอง 5) การสมมติสถานการณ์ว่าตนเองได้เข้าไปอยู่ในตำแหน่งอื่น ทั้งนี้กิจกรรมเหล่านี้ผู้ปฏิบัติงานสามารถจะเลือกใช้ได้ตามความเหมาะสมกับสิ่งที่ต้องการจะเรียนรู้ พัฒนาทักษะ และปรับทัศนคติของตน
วิธีการพัฒนาตนเอง ควรดำเนินการดังนี้
1) จัดลำดับความสำคัญของงานและสิ่งที่พึงปฏิบัติตามลำดับความสำคัญก่อนหลังให้ชัดเจน อย่างไรก็ตามผู้ปฏิบัติงานสามารถที่จะปรับเปลี่ยนลำดับความสำคัญที่ได้จัดไว้ใหม่ได้ตามความเหมาะสม หรืออาจจะตัดงานบางอย่างออกเมื่อมีความจำเป็น เช่น เมื่อมีขีดจำกัดในเรื่องของเวลาหรือเมื่อสถานการณ์ต่าง ๆ ได้เปลี่ยนแปลงไป
2) ใช้เครื่องมือ อุปกรณ์ หรือเทคโนโลยีที่มีอยู่ในการบันทึกเหตุการณ์ที่คาดคะเนว่าน่าจะเกิดขึ้นในอนาคต แผนปฏิบัติการที่จะต้องดำเนินการ กำหนดเวลาที่จะต้องส่งมอบงานให้แก่ผู้ที่สั่งการหรือมอบหมายงาน หรือผู้รับบริการ โดยเฉพาะวันที่ที่จะต้องปฏิบัติงานให้แล้วเสร็จ
3) ประเมินคำขอ ประเมินงาน และเรื่องต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น แล้วพิจารณาดูว่าสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้มีผลกระทบต่อความสำเร็จในการทำงานชิ้นสำคัญที่ได้รับการสั่งการและมอบหมายงานมาหรือไม่ จากนั้นให้เลือกที่จะดำเนินการให้แล้วเสร็จตามความเหมาะสม
4) จัดวางวัสดุ เครื่องใช้สำนักงาน เช่น คอมพิวเตอร์ ฯลฯ แฟ้มเอกสาร/แฟ้มงาน ตลอดจนทรัพยากรอื่น ๆ ในที่ทำงานให้เอื้อต่อการปฏิบัติงานให้สัมฤทธิผล
5) จัดระบบการใช้โทรศัพท์, E-mail สื่อสังคมออนไลน์อื่นให้ลงตัว เช่น จะใช้เฉพาะช่วงเช้าตอนเริ่มลงมือทำงานและช่วงใกล้งานเลิกตอนเย็น หรืออาจจัดเวลาสำหรับโทรศัพท์ E-mail, การค้นข้อมูลในอินเตอร์เน็ต ฯลฯ ไว้โดยเฉพาะช่วงใดช่วงหนึ่ง และควรมีระยะเวลาในการใช้ที่แน่นอน เช่น เวลา 30 นาที ในแต่ละวัน ทั้งนี้เพื่อให้มีสมาธิและจิตใจจดจ่ออยู่กับงาน ซึ่งจะทำให้สามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่องจนเสร็จสิ้น
6) การใช้โทรศัพท์ สื่อสังคมออนไลน์ ฯลฯ นั้นแม้ว่าจะดีในแง่ของความรวดเร็วและทันเหตุการณ์แต่ทว่าการใช้อย่างพร่ำเพรื่อโดยไม่จำกัดเวลาจะทำให้เสียเวลาในการทำงานมากเกินไป ดังนั้นบุคลากรควรจะใช้การฝากข้อความ (Voice mail) จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-mail), โทรสาร ฯลฯ ในการติดต่อสื่อสารแทนการโทรศัพท์ ทั้งนี้เพื่อลดเวลาในการพูดคุยกันเป็นเวลานาน
7) ใช้สมุดบันทึกกิจกรรม/งานที่ได้ปฏิบัติ ระยะเวลาที่ใช้ในการทำงานให้สำเร็จ เวลาที่สูญเสียไปโดยไม่ได้ทำงาน สาเหตุที่ทำให้เวลาสูญเสียไป ฯลฯ ข้อมูลเหล่านี้เมื่อนำมาวิเคราะห์จะทำให้ทราบได้ว่ามีสิ่งใดบ้างที่มารบกวนหรือขัดจังหวะการทำงาน สิ่งรบกวนเหล่านั้นเกิดขึ้นบ่อยครั้งหรือไม่ จากนั้นให้หาวิธีการที่จะลดสิ่งรบกวนทั้งหลายทั้งปวง หรือกำจัดสิ่งรบกวนให้หมดสิ้นไป ซึ่งจะช่วยให้มีเวลาในการทำงานได้นานและต่อเนื่องมากขึ้นจนงานสำเร็จ
8) ค้นหารูปแบบที่เหมาะสมในการปฏิบัติงานในแต่ละวัน เช่น อาจกำหนดระยะเวลาที่งานชิ้นหนึ่งจะแล้วเสร็จ เวลาพัก เวลารับประทานอาหารกลางวัน ฯลฯ และเปรียบเทียบการใช้เวลาในการทำงานให้สำเร็จกับเส้นแสดงพลังความสามารถในการปฏิบัติงานในแต่ละวัน
9) ศึกษา/ติดตาม/สำรวจอุปกรณ์และเทคโนโลยีต่าง ๆ ที่ได้มีการสร้างหรือพัฒนาขึ้นมาใหม่และเป็นสิ่งที่จะช่วยให้สามารถบริหารจัดการตารางการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเพิ่มสูงขึ้น โดยจัดหามาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานไปพร้อมกับการลดเวลาที่สูญเสียไปโดยมิได้ทำงานให้ลุล่วงไป
1.2.2 การพัฒนาที่ทำร่วมกับผู้อื่น วิธีการพัฒนาความรู้ ทักษะและปรับทัศนคติด้วยวิธีการทำงานร่วมกับผู้อื่นนั้น ตัวบุคลากรจำเป็นต้องขอความร่วมมือหรือความช่วยเหลือจากบุคคลอื่น เช่น ผู้บังคับบัญชา เพื่อนร่วมงาน หรือผู้ที่ปฏิบัติงานคนอื่น ๆ ที่อยู่ในระดับเดียวกันกับตนให้ถ่ายทอดความรู้ ทักษะ และปรับทัศนคติที่เหมาะสมให้เกิดแก่ตัวผู้ปฏิบัติงาน ซึ่งจะทำให้บุคลากรเกิดการพัฒนา สำหรับกิจกรรมในการพัฒนาบุคลากรโดยการทำร่วมกับผู้อื่นนี้ ได้แก่ การเรียนรู้จากประสบการณ์ของผู้อื่น การรับข้อมูลย้อนกลับ (Feedback) ฯลฯ อนึ่ง การพัฒนาที่ทำร่วมกับผู้อื่นนี้ นอกจากจะเป็นการถ่ายทอดความรู้และทักษะโดยตรงแล้ว ยังมีผลพลอยได้ที่สำคัญอีกประการหนึ่งก็คือ ทำให้ผู้ปฏิบัติงานเกิดทักษะในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างกันเพิ่มขึ้นด้วย
สำหรับวิธีการของการพัฒนาที่ทำร่วมกับผู้อื่นเพื่อให้เกิดการเรียนรู้ เพิ่มพูนทักษะและปรับทัศนคติของผู้ปฏิบัติงาน มีดังนี้
1) เมื่อผู้ปฏิบัติงานเข้าร่วมปฏิบัติงานในแผนงาน/โครงการใดโครงการหนึ่งแล้ว ให้ขอข้อมูลย้อนกลับ(feedback) เกี่ยวกับวิธีการปฏิบัติงาน ผลงาน วิธีการแก้ไขปัญหาของเขา ฯลฯ เพื่อนำเรียนรู้และพัฒนาวิธีการทำงาน การพัฒนาผลงาน หรือสร้างสรรค์แนวทางแก้ไขปัญหาให้ดียิ่งขึ้นในอนาคต
2) สังเกตวิธีการทำงาน การพัฒนาประสิทธิภาพการทำงาน วิธีการแก้ไขปัญหา ฯลฯ ของทีมงาน คณะทำงาน เพื่อนร่วมงาน หรือหัวหน้างานคนอื่น ๆ ที่สามารถทำงานอย่างมีประสิทธิผลและใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ อาจพบปะสนทนา พูดคุย อภิปราย แลกเปลี่ยนทัศนะกับบุคคลเหล่านั้น ถึงแนวคิด หลักการ และวิธีการปฏิบัติที่บุคคลเหล่านั้นใช้ในการทำงานให้สำเร็จ
3) เลือกที่จะเสนอตนเองเข้าร่วมโครงการ/แผนงานที่จะทำให้ได้ร่วมงานบุคคลอื่น ๆ ซึ่งเป็นผู้ที่มีความสามารถพิเศษ หรือเป็นผู้ที่มีความสามารถในการบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมกันนั้นบุคลากรควรจะต้องขอข้อมูลย้อนกลับเกี่ยวกับทักษะในการบริหารเวลาของตัวบุคลากรเองเพี่อได้จะนำมาปรับปรุงการใช้เวลาให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
4) ทบทวนวิสัยทัศน์ ค่านิยม และคำพรรณนาลักษณะงาน (Job description) ซึ่งจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับหน้าที่การงาน เป้าหมาย และวัตถุประสงค์ขององค์การ หน่วยงาน และเป้าหมายและวัตถุประสงค์ส่วนตัวของบุคลากร ทั้งนี้เพื่อใช้เป็นพื้นฐานในการกำหนดลำดับความสำคัญของงาน
5) ขอความช่วยเหลือจากบุคคลอื่นบ้างเป็นครั้งคราว เมื่อเกิดข้อจำกัดในเรื่องของเวลา ทั้งนี้เพื่อให้บุคลากรสามารถจะอุทิศเวลาในการทำงานที่มีลำดับความสำคัญสูง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
6) ควรจะสอบถามบุคคลจากหน่วยงานอื่น หรือบุคคลที่มีความรู้ด้านอื่น ๆ ว่าบุคคลเหล่านั้นมีวิธีการจัดการกับสถานการณ์และแก้ไขอุปสรรคหรือปัญหาข้อขัดข้องต่าง ๆ ที่คล้ายคลึงกันกับสิ่งที่ผู้ปฏิบัติงานเผชิญอยู่ว่ามีวิธีการทำอย่างไรจึงสามารถก้าวพ้นปัญหาอุปสรรคต่าง ๆ เหล่านั้นไปและสามารถทำงานได้สำเร็จเพื่อที่จะได้นำมาใช้ในการปฏิบัติงานของตนเองบ้าง
1.2.3 การรับมอบหมายงานอย่างมีเป้าหมาย เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานที่ต้องการพัฒนาความรู้ ทักษะ ปรับทัศนคติของตนเองจนเกิดความมั่นใจว่าตนเองจะเกิดการพัฒนาที่ถูกต้อง เป็นการพัฒนาที่มีโครงสร้างที่ถูกต้องและแนวทางการพัฒนาที่เป็นทางการ (formal) มากยิ่งขึ้นผู้ปฏิบัติงานสามารถที่จะขอให้ผู้บังคับบัญชาได้มอบหมายงานหรือให้โอกาสที่จะได้รับผิดชอบโครงการให้ตนเองได้ทำได้และได้รับผิดชอบเต็มตัว ทั้งนี้เพราะงานหรือโครงการที่ผู้บังคับบัญชาได้มอบหมายให้ตัวผู้ปฏิบัติงานได้ทำหรือรับผิดชอบนั้นจำเป็นต้องใช้ทรัพยากร (งบประมาณ ระยะเวลา ฯลฯ) และเป็นภาระหน้าที่ของผู้ปฏิบัติงานเองที่จะต้องใช้ทรัพยากรเหล่านั้นให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดซึ่งบุคลากรอาจแสวงหาวิธีการดังกล่าวได้จากการปรึกษาหารือกับผู้บังคับบัญชาในเรื่องความคุ้มค่า และประโยชน์ที่เกิดกับองค์การ หน่วยงานทีมงาน หรือ ตัวผู้ปฏิบัติงานเองจะได้รับ ทั้งนี้เพื่อให้สามารถเลือกวิธีการหรือแนวทางการพัฒนาที่ดีที่สุดร่วมกัน
สำหรับวิธีการรับมอบหมายงานอย่างมีเป้าหมายเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานเกิดการเรียนรู้ เพิ่มพูน ทักษะและปรับทัศนคติได้อย่างสัมฤทธิผล มีดังนี้
1) แจกแจงงานหลักของผู้ปฏิบัติงานออกมาโดยอาจจำแนกออกเป็นงานย่อย ๆ จากนั้นให้ลองตั้งคำถามในแง่มุมต่าง ๆ กับทุก ๆ รายละเอียดของงาน คำตอบที่ได้จะทำให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถเลือกแนวทางและวิธีการที่จะทำงานให้มีประสิทธิภาพเพิ่มสูงขึ้น
2) อาสาสมัครเข้าร่วมเป็นคณะทำงานที่รับผิดชอบในการปรับปรุงกระบวนการงานของหน่วยงานหรือองค์การ
3) อาสาสมัครเข้าร่วมดำเนินโครงการของหน่วยงานต่าง ๆ ภายในองค์การหรือภายนอกองค์การ ทั้งนี้เพราะว่าประสบการณ์จากการเข้าร่วมดำเนินโครงการ จะทำให้ผู้ปฏิบัติงานเกิดการพัฒนาทั้งทางด้านความรู้ ทักษะและทัศนคติเพิ่มเติมมากขึ้น
4) เข้าร่วมในการประชุมเชิงปฏิบัติต่าง ๆ ที่มีวัตถุประสงค์ในการเสริมสร้างทักษะในการปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติงานให้กับผู้เข้าร่วมประชุม
5) ผู้ปฏิบัติงานควรจะต้องเรียนรู้ที่จะใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ในการวางแผนการทำงาน การบริหารเวลา การวางแผน/โครงการ และการตรวจสอบความก้าวหน้าของงานตามที่กำหนดเป้าหมายและระยะเวลาไว้
1.2.4 การประชุมเชิงปฏิบัติการ ทุกครั้งที่องค์การหรือหน่วยงานได้จัดประชุมเชิงปฏิบัติการ ย่อมต้องมีเป้าหมาย/วัตถุประสงค์ที่ชัดเจนอยู่แล้ว นอกจากนี้การประชุมเชิงปฏิบัติการยังมีเนื้อหาสาระที่สำคัญของหัวข้อการประชุมเชิงปฏิบัติการอยู่ด้วย ดังนั้นผู้ปฏิบัติงานอาจเลือกที่จะใช้การประชุมเชิงปฏิบัติการเป็นวิธีการในการพัฒนาความรู้ ทักษะ และการปรับทัศนคติของตนเองได้อีกวิธีหนึ่ง
อนึ่ง ถ้าผู้ปฏิบัติงานเลือกที่ใช้การประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อเพิ่มพูนความรู้ พัฒนาทักษะและปรับทัศนคติของตนแล้ว ผู้ปฏิบัติงานควรจะเลือกการประชุมเชิงปฏิบัติการที่มุ่งเน้นในเรื่องต่าง ๆ ดังนี้
1) วิธีการจัดแบ่งเวลา
2) การจัดลำดับความสำคัญของงาน
3) การพัฒนากลยุทธ์/ยุทธศาสตร์ที่ถูกต้องเหมาะสมอันจะนำไปสู่การบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ
4) การระบุปัญหาอุปสรรค์ต่าง ๆ การวิเคราะห์ปัญหาและข้อเสนอแนะแนวทางแก้ไขปัญหาอุปสรรคที่จะนำไปสู่การบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพ
5) การระบุความจำเป็นในการวางแผน การพัฒนาแหล่งข้อมูล/สารสนเทศ การจัดทำเวลา/กำหนดการปฏิบัติงาน การลงมือปฏิบัติงาน และการจัดเตรียมวิธีการที่จะจัดการกับปัญหาให้หมดสิ้นไป
6) การแก้ปัญหาแบบสร้างสรรค์
7) กลยุทธ์ในการปรับเปลี่ยนปัญหา/ภัยอุปสรรคให้กลายเป็นโอกาส (Opportunity)
8) การคิดหาวิธีการและแนวทางการดำเนินงานเพื่อปรบปรุงกระบวนการปฏิบัติงาน
1.2.5 การแนะนำหนังสือให้อ่าน วิธีการนี้ก็เป็นอีกวิธีการหนึ่งที่สามารถจะนำมาใช้ในการพัฒนาผู้ปฏิบัติงานได้เช่นกัน แต่วิธีนี้มีข้อจำกัดอยู่บ้าง ทั้งนี้เพราะการอ่านหนังสือตามคำแนะนำอาจจะทำให้ผู้ปฏิบัติงานได้เสริมสร้างความรู้ เฉพาะอย่างใดอย่างหนึ่งแต่เพียงอย่างเดียว อย่างไรก็ตามการแนะนำหนังสือให้อ่านเป็นวิธีการพัฒนาที่ให้ผลทางด้านการพัฒนาทักษะ และการปรับทัศนคติค่อนข้างต่ำ เมื่อเปรียบเทียบกับวิธีการอื่น ๆ ดังกล่าวข้างต้น
2. เทคนิคและเครื่องมือการพัฒนาผู้บริหาร การที่จะกำหนดว่าควรจะใช้เทคนิคและเครื่องมือใดในการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ระดับผู้บริหารองค์การเพื่อเสริมสร้างความรู้ความสามารถ พัฒนาทักษะทางการจัดการ ปรับทัศนคติและพฤติกรรมผู้บริหาร และเสริมสร้างสมรรถนะทางด้านการจัดการให้เป็นไปตามที่องค์การพึงประสงค์นั้น จะต้องเริ่มจากการวางแผนพัฒนาทรัพยากรมนุษย์โดยเฉพาะการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง(succession planning)อย่างรอบคอบ รัดกุม และมีความเป็นไปได้ในทางปฏิบัติเสียก่อน ทั้งนี้เพราะแผนพัฒนาทรัพยากรมนุษย์สำหรับผู้บริหารจะระบุวัตถุประสงค์ โครงสร้างหลักสูตร แนวทางและรายละเอียดต่าง ๆ ของการดำเนินการในการพัฒนาสิ่งต่าง ๆ ดังกล่าวนี้ไว้เป็นการเฉพาะ โดยหลักสูตรจะเป็นตัวกำหนดว่าควรจะใช้วิธีการ เทคนิคและเครื่องมือชนิดใดจึงจะทำให้การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ระดับผู้บริหารสัมฤทธิผลตามวัตถุประสงค์ของการพัฒนา นอกจากนี้ยังใช้สามารถเทคนิคและเครื่องมือการพัฒนาผู้บริหารอีกชนิดหนึ่งคือ แผนพัฒนารายบุคคล(Individual Development Planning หรือเรียกโดยย่อว่า IDP)
โดยทั่วไปแล้วการพัฒนาผู้บริหารสามารถดำเนินการได้ 4 วิธีได้แก่ 1) การพัฒนาโดยการศึกษา 2) การพัฒนาโดยการสร้างประสบการณ์ในงาน (3) การพัฒนาโดยการประเมิน และ 4) การพัฒนาโดยผ่านทางความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล ทั้งนี้แต่ละวิธีมีสาระสำคัญโดยสรุปดังนี้
1) การพัฒนาโดยการศึกษา(Formal Education) เป็นวิธีการพัฒนาผู้บริหารโดยให้เข้ารับการศึกษาต่อในระดับที่สูงขึ้น หรือเข้ารับการอบรมในหลักสูตรต่าง ๆ ทั้งภายในองค์การ และ/หรือภายนอกองค์การ เช่น เข้าอบรมในหลักสูตรต่าง ๆ ที่หน่วยงานภายนอก หรือ สถาบันการศึกษาต่าง ๆ ได้จัดขึ้น เป้าหมายการพัฒนาโดยวิธีนี้ได้แก่ การเพิ่มพูนความรู้ และทักษะเฉพาะด้านใดด้านหนึ่งที่เป็นความต้องการขององค์การในอนาคตแก่ผู้บริหาร
2) การพัฒนาโดยการสร้างประสบการณ์ในงาน(Job Experience) การพัฒนาผู้บริหารด้วยวิธีการนี้อาจเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า การเรียนรู้จากการกระทำ หรือการเรียนรู้จากการลงมือปฏิบัติ(Action Learning) หลักการสำคัญของการพัฒนาผู้บริหารวิธีนี้ก็คือ บุคคลจะเกิดการพัฒนาได้ก็ต่อเมื่อ ความรู้ ทักษะ สมรรถนะ หรือทัศนคติที่มีอยู่เดิมกับ ความรู้ ทักษะ สมรรถนะ และทัศนคติที่จำเป็นต้องใช้ในการทำงานใหม่ไม่สอดคล้องกัน ทำให้บุคคลจำเป็นต้องพัฒนาตนเองโดยการเรียนรู้เพิ่มเติม หรือปรับปรุงความรู้ ทักษะ ฯลฯ ที่มีอยู่เดิมให้สามารถใช้กับงานที่มีความต้องการด้านความรู้ ทักษะ การบริหารจัดการ ฯลฯ ใหม่ ๆ ได้ อนึ่ง องค์การสามารถพัฒนาผู้บริหารด้วยวิธีการสร้างประสบการณ์ในงาน เช่น วิธีการเพิ่มขอบข่ายหน้าที่ความรับผิดชอบ(Enlarge the current job) โดยใช้เทคนิคการพัฒนาผู้บริหาร เช่น การหมุนเวียนงาน(Job rotation) การมอบหมายงาน(Delegation)ชั่วคราวให้ปฏิบัติในหน่วยงานอื่น การโอนย้าย(Transfer) การเลื่อนตำแหน่ง( Promotion) เป็นต้น
3) การพัฒนาโดยการประเมิน(Assessment) วิธีการนี้จะเริ่มจากการรวบรวมข้อมูล และให้ข้อมูลย้อนกลับ (feedback) แก่ผู้บริหารเกี่ยวกับพฤติกรรม บุคลิกภาพ สมรรถนะและทักษะในด้านต่าง ๆ โดยการระบุจุดแข็งและจุดอ่อนของผู้บริหาร ข้อมูลที่ไดรับสามารถจะใช้เป็นฐานข้อมูลสำหรับการวางแผนพัฒนาผู้บริหารเป็นรายบุคคลต่อไป สำหรับตัวอย่างของเทคนิคและเครื่องมือการพัฒนาผู้บริหารด้วยวิธีการนี้ได้แก่ การประเมินบุคลิกภาพโดยใช้ Myers-Briggs Type Indicator หรือ MBTI การประเมินโดยศูนย์การประเมิน (Assessment Center) การพัฒนาอาชีพผู้บริหาร (Career Development) การประเมินแบบ 360 องศา เป็นต้น
อนึ่ง ในการพัฒนาผู้บริหารโดยวิธีการต่างๆ ดังกล่าวนี้ องค์การควรจะต้องให้คำแนะนำเกี่ยวกับการพัฒนาเพื่อแก้ไขจุดบกพร่องด้วย และเพื่อเสริมจุดเด่นให้แก่ผู้บริหารด้วย
4) การพัฒนาโดยผ่านทางความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล(Interpersonal Relationship) การพัฒนาผู้บริหารวิธีนี้สามารถใช้เทคนิคในการพัฒนาที่นิยมใช้กันเป็นส่วนใหญ่ได้แก่ (1) คำแนะนำจากผู้สอนแนะผู้บริหาร (Executive Coaching) และ (2) การรับโอกาสปรึกษาหารือกับพี่เลี้ยง(Mentoring) เป็นต้น
เทคนิคและเครื่องมือการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ระดับผู้บริหาร เทคนิคและเครื่องมือการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ระดับผู้บริหารในเรื่องนี้สามารถแบ่งได้เป็น 2 ประเภทได้แก่ 1) การวางแผนพัฒนาทรัพยากรมนุษย์เป็นกลุ่ม กับ 2) การวางแผนพัฒนาทรัพยากรมนุษย์เป็นรายบุคคล ทั้งนี้เทคนิคและเครื่องมือการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์แต่ละประเภทมีสาระที่สำคัญโดยสรุปดังต่อไปนี้
1) เทคนิคและเครื่องมือการพัฒนาผู้บริหารเป็นกลุ่ม(Group Development Plan: GDP) เป็นแผนการพัฒนาผู้บริหารที่องค์การจัดทำขึ้นหลังจากที่ศึกษาความต้องการในการพัฒนาแล้วพบว่า กลุ่มผู้บริหาร/ฝ่ายจัดการขององค์การเป็นจำนวนมากที่จะต้องได้รับการพัฒนาความรู้ ทักษะ ทัศนคติและ/หรือสมรรถนะด้านใดด้านหนึ่งที่เหมือน ๆ กัน หรือ คล้าย ๆ กัน กรณีนี้องค์การจะเตรียมการและกำหนดวิธีการในการพัฒนาผู้บริหารเป็นกลุ่มเพื่อให้มีตวามรู้ความเข้าใจ และทักษะที่สามารถบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิผล การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ระดับบริหารเป็นกลุ่มนี้เกือบทั้งหมดเป็นการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ด้วยวิธีการการพัฒนา(development) ตัวอย่างเช่น โครงการฝึกอบรมหลักสูตรนักบริหารระดับสูง : ผู้นำที่มีวิสัยทัศน์และคุณธรรม (นบส. ๑) เป็นหลักสูตรที่มุ่งเตรียมความพร้อมข้าราชการพลเรือนจากตำแหน่งประเภท อำนวยการเข้าสู่ตำแหน่งประเภทบริหารระดับต้น (ตำแหน่งรองอธิบดีหรือเทียบเท่า) ซึ่งถือเป็นการเปลี่ยนผ่าน เข้าสู่ตำแหน่งที่มีความสำคัญและมีความท้าทายเป็นอย่างมาก (Critical Transition) ผู้ที่จะเข้าสู่ระดับตำแหน่งดังกล่าวจำเป็นจะต้องได้รับการเตรียมความพร้อมทั้งทางด้านความรู้ความสามารถ และคุณลักษณะที่เหมาะสมกับการทำหน้าที่และบทบาทหน้าที่ในตำแหน่งบริหาร โดยที่เนื้อหาของการเรียนรู้ในห้องเรียนจะต้องครอบคลุม ๔ ด้าน ได้แก่การกำหนดทิศทางและการบริหารเชิงยุทธศาสตร์ (Strategic Direction and Alignment) การบริหารองค์กร (Leading the Organization) การบริหารผู้อื่น (Leading Others)และ การบริหารตนเอง (Leading Self) เป็นต้น แต่ทั้งนี้จะไม่กล่าวถึงรายละเอียดของเรื่องเหล่านี้ไว้ในที่นี้
2) เทคนิคและเครื่องมือการพัฒนาผู้บริหารเป็นรายบุคคล การพัฒนาผู้บริหารเป็นรายบุคคลโดยการจัดทำแผนพัฒนาเป็นรายบุคคล (Individual Development Plan : IDP) ซึ่งเป็นแผนที่บุคคลจัดทำขึ้นภายหลังจากการประเมินหาช่องว่างการพัฒนาโดยการเปรียบเทียบระหว่างองค์ความรู้ (Body of knowledge) ทักษะ (Skill) สมรรถนะ (Competency) และทัศนคติ (Attitude) ที่ผู้ปฏิบัติงานแต่ละคนควรจะมีในแต่ละช่วงเวลากับองค์ความรู้ ทักษะ สมรรถนะและทัศนคติที่เกิดขึ้นในรอบผลการปฏิบัติงานนั้น ๆ อนึ่ง แผนพัฒนาผู้ปฏิบัติงาน/บุคลากรเป็นรายบุคคลนี้จะเป็นแผนพัฒนาผู้บริหารจะช่วยลดช่องว่างหรือความแตกต่างระหว่างความรู้ความสามารถ ทักษะ สมรรถนะ และทัศนคติของผู้ปฏิบัติงาน/บุคลากรที่ควรจะต้องมีกับสิ่งที่ผู้ปฏิบัติงานมีอยู่จริงในปัจจุบัน ทั้งนี้เพื่อเป็นการเตรียมการและกำหนดวิธีและเทคนิคในการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์หรือผู้ปฏิบัติงานให้มีความพร้อมที่จะปฏิบัติงานให้สำเร็จลุล่วงไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
แนวทางการจัดทำแผนพัฒนาผู้บริหารเป็นรายบุคคล
1.1 การพัฒนาผู้บริหาร/ฝ่ายจัดการเป็นรายบุคคล มีผู้รู้และนักวิชาการหลายคนได้กล่าวถึงแนวทางการจัดทำแผนพัฒนาผู้ปฏิบัติงานเฉพาะบุคคลไว้ค่อนข้างมากพอสมควร เช่น รอธเวล (Rothwell) เห็นว่าการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ระดับบริหารควรจะต้องจัดทำแผนพัฒนาผู้ปฏิบัติงานเฉพาะบุคคลตามขั้นตอนต่าง ๆ ดังนี้
1) การเลือกเป้าหมายที่ต้องการพัฒนา เป้าหมายในการพัฒนาที่ดีควรจะต้องตั้งอยู่บนหลักของ SMART กล่าวคือ เป้าหมายที่ดีจะต้องมีลักษณะดังต่อไปนี้
S: Specific มีเป้าหมายชัดเจนและเฉพาะเจาะจงว่าจะพัฒนาอะไร ด้วยวิธีการใด ในช่วงเวลาไหน
M: Measurable สามารถวัดผลการพัฒนาได้ สามารถเปรียบเทียบระหว่างก่อน-หลังการพัฒนาได้
A: Attainable เป้าหมายที่กำหนดไว้ในแผนนั้นจะต้องทำให้บรรลุผลได้จริง
R: Relevant เป้าหมายจะต้องกำหนดให้มีความเกี่ยวข้องและเป็นประโยชน์ต่องานและองค์การ
T: Time Bound ระบุเวลาการบรรลุเป้าหมายในการดำเนินงานที่ชัดเจนว่าเมื่อใด
ในการกำหนดเป้าหมายในการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์เป็นรายบุคคลนี้จะกำหนดจากความรู้ ทักษะ สมรรถนะ และทัศนคติที่ผู้ปฏิบัติงานคนนั้น ๆ จะต้องได้รับการพัฒนาเพื่อให้สามารถปฏิบัติงานได้เป็นผลสำเร็จในรอบระยะเวลาการปฏิบัติหน้าที่ตามตำแหน่ง และภารกิจที่องค์การได้มอบหมายให้รับผิดชอบ
2) การพิจารณากรอบเวลา หมายถึง ช่วงระยะเวลาระหว่างเวลาที่ใช้ในการพัฒนากับเวลาที่คาดหมายว่าผู้ปฏิบัติงานควรจะมีความรู้ ความสามารถ ทักษะ สมรรถนะ และทัศนคติในระดับที่สามารถจะปฏิบัติงานได้เป็นผลสำเร็จ การกำหนดกรอบเวลาได้อย่างลงตัว จะช่วยให้สามารถจัดกิจกรรมการพัฒนา และเลือกเทคนิคและเครื่องมือในการพัฒนาได้อย่างถูกต้อง มีความเหมาะสม หากมีเวลามากย่อมที่จะเลือกกิจกรรม วิธีการเละเทคนิคการพัฒนาได้หลากหลายและเป็นจำนวนมากได้ ตรงกันข้ามหากมีเวลาจำกัดเพียงระยะเวลาสั้น ๆ ก็จะต้องเลือกเฉพาะกิจกรรมที่สำคัญ ๆ ที่จำเป็นเท่านั้น ข้อควรระมัดระวังก็คือจะต้องพิจารณาลำดับก่อนหลังของกิจกรรมการพัฒนาด้วยความละเอียด รอบคอบเสมอ
3) การวิเคราะห์ความต้องการในการเรียนรู้ กระทำได้โดยการวิเคราะห์หาช่องว่างระหว่างความรู้ ทักษะ สมรรถนะ และทัศนคติที่ผู้ปฏิบัติงานควรจะมีจึงจะสามารถปฏิบัติงานได้เป็นผลสำเร็จกับความรู้ ทักษะ ฯลฯ ที่มีอยู่ในปัจจุบัน ช่องว่างระหว่างสิ่งที่ควรจะต้องรู้กับสิ่งที่รู้อยู่ในปัจจุบันนี้จะบอกให้ทราบถึงความต้องการในด้านต่าง ๆ ที่ผู้ปฏิบัติงานควรจะต้องได้รับการพัฒนา ซึ่งแต่ละคนอาจมีช่องว่างทางด้านความรู้ที่คล้ายคลึงกัน หรือแตกต่างกันก็ได้ ถ้าวิเคราะห์แล้วพบว่ามีผู้ปฏิบัติงานเป็นจำนวนมากที่มีช่องว่างด้านใดด้านหนึ่งเหมือนกัน หรือคล้ายคลึงกันก็ควรจัดการพัฒนาเป็นกลุ่ม ๆ โดยการฝึกอบรมดังกล่าวข้างต้น ตรงกันข้ามหากผู้ปฏิบัติงานมีช่องว่างเฉพาะตัวก็จะต้องพัฒนาเป็นรายบุคคล หรือเป็นรายด้านไป
4) กำหนดวัตถุประสงค์ กลยุทธ์ และทรัพยากรสำหรับการพัฒนา วัตถุประสงค์ในส่วนนี้จะเป็นวัตถุประสงค์ในการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์เป็นรายบุคคล สามารถจะใช้หลักการ SMART ดังกล่าวข้างต้นกำหนดวัตถุประสงค์ในการพัฒนาได้เช่นกัน จากนั้นจะต้องกำหนดตัวชี้วัดการบรรลุวัตถุประสงค์ไว้ด้วยเสมอ เพื่อที่จะได้ประเมินผลได้ว่า ผู้บริหารแต่ละคนเมื่อผ่านการพัฒนาแล้วมีความรู้ ทักษะ สมรรถนะ และทัศนคติเพิ่มขึ้นหรือไม่ ด้านใดบ้าง มากน้อยเพียงใด
สำหรับกลยุทธ์นั้น หมายถึง การกำหนดเทคนิคและเครื่องมือที่จะทำให้การพัฒนาความรู้ ทักษะ สมรรถนะ และทัศนคติของผู้บริหารให้เกิดขึ้นตามวัตถุประสงค์ที่ได้กำหนดไว้ข้างต้นนั่นคือ การที่จะเลือกใช้เทคนิคและเครื่องมือประเภทใดสำหรับการพัฒนาอะไร(ความรู้ ทักษะ ทัศนคติ)ต้องกระทำให้อย่างถูกต้องด้วย ในส่วนของทรัพยากรนั้นจะหมายถึง ทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ในการเรียนรู้ ซึ่งควรจะได้รับการสนับสนุนจากองค์การ ผู้บริหาร และผู้บังคับบัญชาของบุคลากรคนนั้น ๆ ทรัพยากรต่าง ๆ ได้แก่ เงิน วัสดุอุปกรณ์ เวลา ข้อมูล เครื่องมือ องค์ความรู้ วิทยากร ฯลฯ
5) การติดตามผล กิจกรรมนี้จะทำให้ทราบได้ว่าผู้บริหารที่ผ่านการพัฒนาแล้วได้เกิดการเรียนรู้ มีทักษะเพิ่มพูนขึ้นหรือมีทัศนคติเปลี่ยนไปอย่างไร ดังนั้นจึงต้องกำหนดวิธีการที่จะใช้ติดตามผลการพัฒนาไว้ด้วยเสมอ ทั้งนี้วิธีการดังกล่าวที่จะใช้เพื่อการติดตามผลจากการที่ผู้บริหารได้นำความรู้ และสิ่งต่าง ๆ ที่ได้มาจากการพัฒนาไปใช้ในการบริหารงานจริงได้เป็นผลสำเร็จจะต้องชัดเจน สามารถจัดเก็บข้อมูล และประมวลผลข้อมูลได้ถูกต้องและเที่ยงตรง นอกจากนี้ควรจะต้องระบุให้ชัดเจนว่าใครจะเป็นผู้ให้ข้อมูลย้อนกลับ เช่น ตัวผู้บังคับบัญชาของผู้บริหารคนนั้น ๆ ตัวผู้บริหารเอง หรืออาจเป็นเพื่อนร่วมงาน หรือผู้รับบริการ/ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียก็ได้
6) การทบทวนแผน ควรให้ผู้บังคับบัญชา ผู้เชี่ยวชาญ หรือที่ปรึกษาพิจารณาแผนพัฒนาผู้บริหารเป็นรายบุคคลที่ได้จัดทำขึ้นพิจารณาก่อนด้วยทุกครั้ง ทั้งนี้เพื่อให้ผู้ที่จะพิจารณาแผนการพัฒนาได้อนุมัติแผนโดยเฉพาะส่วนที่สำคัญ ๆ เช่น การกำหนดวัตถุประสงค์ กลยุทธ์ ทรัพยากรต่าง ๆ ทั้งนี้เพื่อให้การจัดทำแผนเป็นไปอย่างถูกต้องเหมาะสมและมีความเป็นไปได้ในการที่จะนำไปปฏิบัติจนบรรลุเป้าหมาย
7) การนำไปปฏิบัติ เป็นขั้นตอนของการพัฒนาผู้บริหารงานเป็นรายบุคคลโดยใช้เทคนิคและเครื่องมือต่าง ๆ ซึ่งอาจจะใช้วิธีการใดวิธีการหนึ่ง หรือหลาย ๆ วิธีการร่วมกันก็ได้ แล้วแต่ว่าสิ่งที่ต้องการให้ผู้บริหารรายนั้น ๆ เกิดการพัฒนาอะไร อาจเป็นการพัฒนาในด้านความรู้ ทักษะ ความสามารถ สมรรถนะ และ/หรือทัศนคติก็ได้
8) การประเมินผลการเรียนรู้และผลลัพธ์ ควรจะได้มีการกำหนดระยะเวลาที่จะประเมินผลการเรียนรู้และผลลัพธ์ของการพัฒนาผู้บริหารเป็นระยะ ๆ ทั้งนี้เพื่อจะได้ทำการประเมินตามช่วงเวลาที่ได้กำหนดเพื่อที่จะทำให้ทราบได้ว่าผลการพัฒนาผู้บริหารก้าวหน้าไปหรือไม่ มากน้อยเพียงใด มีสิ่งใดที่เป็นปัญหาและอุปสรรค และควรจะใช้วิธีใดในการแก้ไขปัญหาอุปสรรคให้หมดไป
[1] รองศาสตราจารย์ ดร. สาขาวิชาวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช