หลักการที่ 3: การป้องกันความเสี่ยงด้านการทุจริต
Fraud guide กล่าวว่า หลักการสำคัญคือการสร้างความตระหนักรู้ให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจถึงแผนการบริหารความเสี่ยง
การสร้างความตะหนักรู้ เช่น การกำหนดเป็นนโยบาย การเป็นแบบอย่างที่ดีของผู้บริหาร การฝึกอบรม การลงนามข้อตกลง การจูงใจ การลงโทษ
องค์ประกอบที่ส่งเสริมประสิทธิผลของกิจกรรมการควบคุมแบบป้องกันการทุจริต เช่น
- การจัดทำประวัติภูมิหลังของพนักงานเพื่อการสืบสวน
- การจัดการฝึกอบรมการต่อต้านการทุจริต
- มีวิธีการประเมินผลงานและการจ่ายค่าตอบแทนที่เหมาะสม
- การสัมภาษณ์พนักงานที่ลาออก
- การกำหนดวิธีการและระดับการอนุมัติที่เหมาะสม
- วิธีการควบคุมในระดับรายการค้า
- เกณฑ์การวัดผลและการติดตามผลแบบต่อเนื่อง เช่น จำนวนข้อกล่าวหาที่ได้รับ การร้องเรียน จำนวนพนักงานที่ไม่ลงนามรับทราบนโยบายจรรยาบรรณ จำนวนพนักงานที่ไม่ผ่านการอบรมด้านจรรยาบรรณ จำนวนทรัพยากรที่ใช้ เป็นต้น
หลักการที่ 4: การค้นพบความเสี่ยงด้านการทุจริต
การควบคุมเชิงป้องกันอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ จึงจำเป็นต้องมีระบบการควบคุมเชิงค้นพบ
วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดคือ
4.1 การมีสายด่วนรับเรื่องแจ้งเหตุ (Whistleblower hotline)
4.2 ควรมีกระบวนการควบคุม (Process controls) เช่น
- การตรวจนับสินทรัพย์ (ควรเป็นการตรวจนับที่ไม่บอกล่วงหน้า)
- การตรวจสอบกระทบยอด
- การสอบทานอิสระ
- การวิเคราะห์อัตราส่วน
- การตรวจสอบภายใน
- กิจกรรมเกี่ยวกับการติดตามผล
4.3 การควบคุมแบบค้นพบเชิงรุก (Proactive fraud detection procedures) เช่น
- การตรวจสอบแบบต่อเนื่อง
- การใช้ระบบ IT ช่วยในการระบุสิ่งผิดปกติแบบอัตโนมัติ
- การวิเคราะห์หาแนวโน้มและความสัมพันธ์ที่ผิดปกติ
- การแจ้งสัญญาณเตือนภัยการทุจริต
- การวิเคราะห์เปรียบเทียบข้อมูลจากหลายแหล่ง เช่น
เปรียบเทียบข้อมูลรหัสสินค้าที่มีรายการสั่งซื้อแต่ไม่ปรากฏใน ฐานข้อมูลค้นหาที่อยู่ของผู้ขายที่ผิดปกติ เช่น ที่อยู่เดียวกับพนักงานการค้นหาบุคคลที่อยู่ในรายชื่อผู้ถูกกล่าวหากระทำทุจริตการใช้โปรแกรมค้นหาคำหรือข้อความผิดปกติ
หลักการที่ 5: การรายงาน การสืบสวน และการแก้ไขด้านการทุจริต
สมาคมผู้ตรวจสอบการทุจริตของอเมริกา (ACFE) รายงานว่าการค้นพบการ ทุจริต มักจะพบจากการแจ้งเหตุเป็นกรณีพิเศษ (เช่น การมีสายด่วน (hotline) ระบบ แจ้งเหตุ (Whistleblower)) มากกว่าการการค้นพบจากการตรวจสอบตามวิธีปกติ ดังนั้นองค์กรควรมีระบบการแจ้งเหตุในกรณีพิเศษ
1.หลักการสืบสวน ควรดำเนินการอย่างทันท่วงที ประเมินจุดอ่อนที่ทำให้เกิดการทุจริต และมีมาตรการลงโทษผู้กระทำผิดอย่างเท่าเทียม
1) การสืบส่วนอย่างทันกาล พึงระลึกว่ายิ่งสืบสวนช้าเท่าไหร่ โอกาสที่จะ ค้นพบหลักฐานยิ่งน้อยลงเท่านั้น และผู้ทุจริตจะสร้างหลักฐานใหม่ ขึ้นมาทดแทน
2) องค์กรต้องประเมินจุดอ่อนที่ทำให้เกิดการทุจริต เพื่อหาวิธีการป้องกัน หรือเพิ่มมาตรการควบคุม
3) องค์กรต้องมีมาตรการจัดการต่อผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องกับ การกระทำผิดอย่างเท่าเทียมกัน เพื่อส่งเสริมบรรยากาศที่ดีและให้ทุก คนตระหนักว่า การทุจริตเป็นเร่ืองที่รอมชอมกันไม่ได้ และทุกคนจะ ได้รับการจัดการอย่างเท่าเทียมกัน
2.ขั้นตอนการสืบสวน เริ่มจากการรับเรื่องร้องเรียน การประเมินข้อร้องเรียน การวางแผนสืบสวน และการดำเนินการตามแผน โดยต้องคำนึงถึงความถูกต้องตามกฎหมาย ความเที่ยงธรรม และการรักษาความลับ
การรับเร่ืองร้องเรียน องค์กรควรมีวิธีการรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นระบบ รวมทั้ง รักษาความลับของเร่ืองที่ควรจะเป็นความลับ และหาข้อยุติเกี่ยวกับข้อ ร้องเรียนนั้นอย่างมีประสิทธิผล ดังนี้
- การจัดประเด็นปัญหา
- การยืนยันหลักเกณฑ์เกี่ยวกับข้อร้องเรียน
- การประเมินความร้ายแรงของข้อร้องเรียน
- การขยายประเด็นของข้อร้องเรียนเมื่อเห็นว่าเหมาะสม
- การอ้างอิงกับกรณีที่เกิดข้ึนภายนอก
- การประเมินวิธีการบันทึกการสืบสวน
- การดำเนินการสืบสวนสอบสวนข้อเท็จจริง
- การบันทึกประเภทของข้อมูลที่ควรเก็บเป็นความลับ
- การยุติหรือปิดการสืบสวน
- การจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้อง
การประเมินข้อร้องเรียน ข้อร้องเรียนที่ได้รับบางเร่ืองอาจไม่ใช่เร่ืองทุจริต จึง ควรมีการประเมินคัดกรองเพื่อดำเนินการที่เหมาะสม ดังนี้
- ประเมินว่าข้อร้องเรียนให้ข้อมูลเพียงพอหรือไม่ ถ้าไม่เพียงพอต้องหา ข้อเท็จจริงเพิ่มเติม
- วางแผนว่าใครเป็นผู้นำในการสืบสวน
- ประเมินว่าการสืบสวนจ˚าเป็นต้องใช้ความรู้พิเศษหรือไม่
- การดำเนินการควรจะต้องแจ้งใครและเมื่อใด
ที่มา จากการอบรม การตรวจสอบกิจการสหกรณ์ขั้นกลาง รุ่น 2 รร มารวยการ์เดน