การทบทวนขอบเขตของการดำเนินการบริหารโครงการ (Project Management : PM) และการจัดการโครงการ (Project Administration:PA) มีบริบทและนัยสำคัญที่แตกต่างกันอย่างไร
| มุมมอง Overview | การบริหารโครงการ (PM) มุ่งเน้นภาพรวม กลยุทธ์ วัตถุประสงค์ | การจัดการโครงการ (PA) มุ่งเน้นรายละเอียด ภาพย่อย ในรูปแบบกิจกรรม การดำเนินงาน |
| หน้าที่ Duties | การกำหนดทิศทาง การวางแผนงานโครงการ การควบคุมคุณภาพรวม | การจัดการรายละเอียด บริหารทรัพยากรโครงการ การดำเนินการตามแผนงาน |
| ทักษะ Skills | ทักษะความเป็นผู้นำ ทักษะการคิดวิเคราะห์ ทักษะการตัดสินใจ | ลงรายละเอียด ทักษะการจัดการเฉพาะหน้า ทักษะการประสานงาน และการติดตามผลการดำเนินการ |
กล่าวได้ว่า การบริหารโครงการ เป็นเรื่องของการกำหนดกลยุทธ์ วางแผนงาน กำหนดเป้าหมาย ควบคุมงบประมาณ สำหรับการจัดการโครงการจะลงในรายละเอียด โดยเฉพาะการจัดทำตารางงาน การบริหารทีมงาน จัดซื้อจัดหาวัสดุและอุปกรณ์ ตลอดจนการติดตามความคืบหน้า
ทั้งนี้ส่วนของ Technical Terms ที่ปรากฏ
- ขอบเขตของโครงการ (Project Scope) การกำหนดงาน กิจกรรม ผลลัพธ์ที่ต้องส่งมอบ
- ตารางเวลางานหรือกำหนดการดำเนินโครงการ (Project Schedule) ระบุเวลาเริ่มต้น สิ้นสุด รวมทั้งระยะเวลารวมและส่วนย่อยของแต่ละกิจกรรม
- งบประมาณโครงการ (Project Budget) เกี่ยวข้องกับกำหนดค่าใช้จ่าย รายรับ กำไรขาดทุน
- ทรัพยากรที่ใช้ในโครงการ (Project Resources) เกี่ยวข้องในส่วน 5 M โดยเฉพาะ บุคลากร อุปกรณ์ วัสดุ เงินทุน และวิธีการดำเนินการ
- ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในโครงการ (Project Risk) การระบุและวิเคราะห์ความเสี่ยว การบรรเทาความเสี่ยงตลอดจนการหาวิธีป้องกันความเสี่ยง
การบริหารโครงการและการจัดการโครงการมีความสัมพันธ์กัน อย่างไรก็ตามพบว่ามีบริบท มุมมองและหน้าที่แยกต่างหากจากกัน กล่าวคือ การบริหารโครงการมุ่งเน้นภาพรวม กลยุทธ์ วัตถุประสงค์ ส่วนการจัดการโครงการมุ่งเน้นรายละเอียด กิจกรรม การดำเนินงาน ทั้งสองอย่างมีความสำคัญต่อความสำเร็จของการดำเนินโครงการ
อย่างไรก็ตามขอบเขตของการบริหารโครงการก่อสร้างมีความครอบคลุม
ตั้งแต่ ระยะเริ่มต้นของการดำเนินโครงการ (Inception Stage) โดยขั้นตอนแรกของกระบวนการพัฒนาโครงการ ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ยังคงปรากฏความผันผวน ที่เป็นการเปลี่ยนแปลงระหว่างกระบวนการตัดสินใจทางธุรกิจ และ/หรือการดำเนินโครงการทั้งภาครัฐและเอกชน ที่อาจยังไม่นิ่งโดยเฉพาะในส่วนของข้อกำหนดและความต้องการใดๆ ขั้นตอน Inception ยืนยันถึงความต้องการ ไม่ว่าจะเป็นความต้องการทางธุรกิจหรือทางสังคม ซึ่งต้องการการพัฒนาทางทุน และสิ้นสุดลงด้วยการตัดสินใจของผู้ลงทุนในการดำเนินการประเมินความเป็นไปได้ของการพัฒนาโครงการ โดยในขั้นตอนนี้อาจยังคงเป็นกระบวนการที่เป็นทางเลือกของผู้ลงทุน หรือเจ้าของโครงการอย่างไรก็ตามขึ้นอยู่กับลักษณะและบริบทของเจ้าของโครงการ ซึ่งคาดว่าจะเป็นผู้ลงทุนและดำเนินการโครงการต่อไป ในที่นี้ยังปรากฏความซับซ้อนในการกำหนดความต้องการของเจ้าของโครงการ (Project Owner/Investor) ที่ในช่วงนี้อาจมีความจำเป็นสำหรับการว่าจ้างโดยใช้บริการของที่ปรึกษาด้านการจัดการหรือที่ปรึกษาวิชาชีพ ที่อาจเป็นภายในหรือภายนอกองค์กรธุรกิจหรือองค์กรไม่แสวงหารายได้หากเป็นโครงการก่อสร้างของภาครัฐ สำหรับส่วนของ Design Stage ในการบริหารโครงการก่อสร้างคือ ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบโครงการโดยตรง ซึ่งรวมถึงการพัฒนาแผนการก่อสร้าง การสร้างแบบรูปเพื่อการก่อสร้าง ตลอดจนรายละเอียด (Specification) เกี่ยวกับโครงการ ทั้งนี้จากแผนภาพที่กำหนดจะเห็นว่าอยู่ภายใต้ขอบเขตของการบริหารโครงการ ยังไม่ใช่ขอบเขตของการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับการจัดการงานก่อสร้าง (Construction Management) ซึ่งจะเริ่มต้นจาก Procurement Stage หรือเรียกโดยรวมว่า ขั้นตอนของการจัดซื้อจัดจ้าง การกำหนดช่วงของการดำเนินการก่อนการดำเนินการก่อสร้าง (Pre-Con Stage) ที่ถือเป็นขั้นตอนการเตรียมการที่สำคัญที่เกิดขึ้นก่อนเริ่มงานก่อสร้างจริง ประกอบด้วย
- การกำหนดและวางแผนโครงการ การกำหนดเป้าหมาย ขอบเขต และงบประมาณของการดำเนินโครงการ
- การออกแบบทางวิศวกรรมและสถาปัตยกรรมที่ระบุรายละเอียดเพิ่มเติมมากยิ่งขึ้นใน เชิงลึกเกี่ยวกับโครงการโดยเฉพาะ
- การขอใบอนุญาตก่อสร้างและการอนุมัติดำเนินโครงการจากภาครัฐ และหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
- การวิเคราะห์และเตรียมพื้นที่ดำเนินโครงการ ทำการสำรวจพื้นที่ก่อสร้างเพื่อประเมินความเป็นไปได้ในการดำเนินการก่อสร้าง ตลอดจนการพิจารณาเพื่อประเมินปัญหาอุปสรรคและวิธีการแก้ไขตลอดจนทางเลือกในแต่ละแนวทางการดำเนินการ
- การจัดทำงบประมาณและประมาณการค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะการประมาณการค่าใช้จ่ายทั้งหมดของโครงการ เพื่อจัดหาเงินทุนและส่วนของ Contingency หรือเงินทุนสำรองเผื่อไว้สำหรับเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด
โดยทั่วไป Contingency อยู่ที่ 5-10% ของงบประมาณโครงการ ขึ้นกับบริบทของการดำเนินโครงการ การรองรับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่เกิดขึ้นจากปัญหาที่ไม่คาดคิด เช่น ภัยธรรมชาติ การเปลี่ยนแปลงราคาตลอดจน ปัญหาของการออกแบบ รวมทั้งข้อจำกัดหรือการกำหนดเงื่อนไขของการรักษากำหนดระยะเวลาการดำเนินโครงการและงบประมาณของโครงการ รวมทั้งความเสี่ยงต่อความล่าช้าหรือการหยุดชะงักของโครงการ
- การจัดตั้งทีมงานโครงการ การกำหนดเงื่อนไขและแนวทางสำหรับการว่าจ้างและจัดตั้งทีมโครงการ รวมไปถึงสถาปนิก วิศวกร ผู้รับเหมา และผู้เชี่ยวชาญอื่นๆ
การวางแผนอย่างรอบคอบและจัดการรายละเอียดทั้งหมดในช่วงก่อนการก่อสร้าง ช่วยให้การก่อสร้างดำเนินโครงการก่อสร้างเป็นไปอย่างราบรื่น มีประสิทธิภาพ สามารถบรรเทาความเสี่ยงจากปัญหาความล่าช้า และปัญหาอื่นๆจากการดำเนินโครงการที่ไม่คาดคิดในภายหลัง ในตอนต่อไปจะกล่าวถึง Scope ของการดำเนินการส่วนที่เหลือ คือ Construction Stage, Prepare for Taking-over Stage, Taking-over Stage and Maintenance Period ในบริบทที่เกี่ยวข้องตอนสุดท้ายต่อไป พิจารณาตามภาพประกอบที่ 1
ภาพที่ 1 Scope of Project Management
เอกสารประกอบการบรรยายวิชา Cost Management for Real
Estate Development Project by Asst.Prof.Dr.Nattasit Chaisaard
อ้างอิง
วิศวกรรมสถานแห่งประเทศไทย (Engineering Institute of Thailand :EIT)