ถ้าพูดการเปลี่นยแปลงในโลกดิจิทัลในยุคนี้ องค์การจะอยู่ได้นั้นจะไม่ได้วัดด้วยเรื่องของความสามารถเท่านั้น แต่สิ่งที่องค์กรต้องการคือความรวดเร็วในการทำงาน องค์กรจึงปรับเปลี่ยนโครงสร้างในการทำงานเพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการดำเนินธุรกิจ ดังนั้น หลายองค์กรได้นำแนวคิดที่เรียกว่า Agile มาใช้ในการพัฒนาคุณภาพในองค์การ
***เพราะฉะนั้นมาทำความรู้จัก Agile ว่าคืออะไร และองค์กรนำไปประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงานอย่างไร
Agile คืออะไร
Agile จะออกเสียงว่า “อไจล์” หรือ “อา-ไจส์” หรือ “แอ-ไจล์” ก็ได้ มันคือ “แนวคิดในการทำงาน” (ไม่ใช่รูปแบบวิธีการหรือขั้นตอนในการทำงาน) ที่ให้ความสำคัญในเรื่อง “คน” “การสื่อสาร” และ “แนวทางที่จะนำไปใช้พัฒนาสินค้าและบริการ” ขององค์กรให้ได้อย่างรวดเร็วเพื่อให้สินค้าและบริการเหล่านั้นสามารถตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้งาน รวมถึงผู้บริโภคอยู่เสมอ
หลักการทำงานแบบ Agile ประกอบด้วย (Darrell K. Rigby, Jeff Sutherland, and Hirotaka Takeuchi, 2016)
- มีการทำงานแบบ Cross-functional team คือ เปิดโอกาสให้คนที่มาจากหลายสายงานที่มักมีความต่างกันมาทำงานร่วมกันอยู่ในทีมเดียวกัน จะส่งผลให้ทีมสามารถทำความเข้าใจกับรายละเอียดของงานได้ง่ายขึ้น แล้วยังส่งผลถึงการประสานงานกับส่วนงานต่าง ๆ ที่มีความคล่องตัวมากขึ้น
- ทีมมีอำนาจในการตัดสินใจและกำหนดทิศทางของโครงการมากขึ้น เพื่อไม่ให้โครงการต้องผ่านกระบวนการการขออนุมัติขององค์กรที่มักจะใช้เวลานาน หมายความว่า Product Owner จะต้องมีอำนาจตัดสินใจได้ด้วยตัวเอง เพื่อให้เกิดความสะดวกและรวดเร็วที่สุด
- ใช้บุคลากรที่ทำงานเพื่อโครงการนี้โดยเฉพาะ (Dedicated resources) มีการแต่งตั้งคนที่รับผิดชอบงานในแต่ละส่วน เพื่อให้สามารถโฟกัส Scope of work ของโครงการที่ได้รับมอบหมาย
- แบ่งเฟสงานให้เป็นโครงการเล็ก ๆ กำหนดเป้าหมายที่ใช้ระยะเวลาสั้น ๆ และต้องส่งมอบผลงานเป็นโครงการเล็ก ๆ เมื่อประเมินผลแล้วว่าอยู่ในทิศทางที่ดีจึงค่อยต่อยอดทำเพิ่มไปเรื่อง ๆ ซึ่งหากพบข้อผิดพลาดหรือจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงใด ก็จะปรับเปลี่ยนการทำงานให้เหมาะสมในแต่ละรอบไป มักเรียนวิธีการนี้ว่า Sprint
- ทุกคนสามารถรับรู้สถานะของโครงการได้อย่างชัดเจน ทุกคนจะต้องสื่อสารและรับรู้ปัญหาที่เกิดขึ้นของโครงการ รวมทั้งรายงานความคืบหน้าของโครงการให้ทั้งทีมได้รู้เพื่อทำให้เกิดความชัดเจนและการวัดผลได้
- เกิดการเรียนรู้อยู่เสมอ เรียนรู้ข้อผิดพลาดและข้อดีได้อย่างรวดเร็ว เนื่องจากการทำงานเป็นรอบเล็ก ๆ ทำให้เกิดการเรียนรู้ข้อผิดพลาดที่พบจากครั้งก่อน ๆ และสามารถหาข้อบกพร่อง ตลอดจนข้อดีในการทำงานได้อย่างรวดเร็ว