Daniel (1961, pp. 111-121) ใช้ปัจจัยแห่งความสำเร็จเป็นเครื่องมือในการจัดการด้านธุรกิจภายใต้วิกฤติโดยเขียนลงในบทความเรื่อง “Management Information Crisis” ตีพิมพ์ในวารสาร Harvard Business Review ในปี 1961 ซึ่งถือเป็นนักวิชาการคนแรกที่เสนอแนวคิดเกี่ยวกับปัจจัยแห่งความสำเร็จ (CSFs) จากการวิเคราะห์ธุรกิจได้ชี้ว่า การมีข่าวสารข้อมูลมากเกินไปโดยปราศจากการเน้นปัจจัยสำคัญ จะทำให้ฝ่ายจัดการเสียเวลาในการวิเคราะห์และผลที่ได้ยังนำไปสู่ข้อสรุปทางการตลาดที่ผิดพลาดอีกด้วย และในที่สุดก็จะนำไปสู่การลดขีดความสามารถในการแข่งขันขององค์การ การลดภาระจากการรวบรวม วิเคราะห์ และตัดสินใจ ทางธุรกิจบนข้อมูลต่างๆ ทำให้ Daniel ได้กำหนดปัจจัยสำคัญที่จำเป็นเพื่อมากำหนดว่า ปัจจัยแห่งความสำเร็จของธุรกิจปัจจัยใดบ้างที่อยู่ในการควบคุมขององค์กรและปัจจัยใดเป็นปัจจัยภายนอก ซึ่งจำเป็นที่หน่วยงานที่เกี่ยวข้องหรือภาครัฐต้องสร้างความร่วมมือระหว่างสมาชิกของธุรกิจในการแก้ไขปัญหาให้ลุล่วงไปได้ Daniel (1961, pp. 113) กล่าวว่า “ปัจจัยแห่งความสำเร็จขององค์กรมักจะมี 3-6 ปัจจัย ปัจจัยเหล่านี้จำเป็นต้องนำไปปฏิบัติอย่างจริงจัง เพื่อความสำเร็จขององค์กร” Anthony, Dearden, and Vancil (1972, pp. 148) กล่าวว่า “CSFs ควรได้รับความสนใจอย่างต่อเนื่อง และแม้ว่าบริษัทจะประสบความสำเร็จแล้วก็ควรใช้ CSFs เป็นเครื่องมือในการบริหารจัดการต่อไป”
แนวคิดเกี่ยวกับปัจจัยแห่งความสำเร็จ ถูกนำเสนออีกครั้งโดย Rockart ในปี 1979 จากบทความเรื่อง “Chief Executives Define Their Own Data Needs.” ที่ตีพิมพ์ในวารสาร Harvard Business Review นับตั้งแต่นั้นเป็นต้นมาจึงกลายเป็นแนวทางที่ได้รับความนิยมนำไปใช้ในด้านธุรกิจและด้านเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างกว้างขวาง โดย Rockart (1979, pp. 85) กล่าวว่า CSFs เป็นกุญแจสำคัญที่ช่วยให้องค์กรดำเนินงานได้อย่างถูกต้อง เพื่อบรรลุความสำเร็จ ถือเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้ธุรกิจเจริญรุ่งเรือง ช่วยให้มั่นใจได้ถึงประสิทธิภาพในการแข่งขันสำหรับองค์กร และจำนวน CSFs ที่เหมาะสมไม่มากเกินไปจะช่วยให้ผู้บริหารสามารถมุ่งเน้นได้อย่างต่อเนื่องจนกว่าจะบรรลุผลสำเร็จ
Bruno and Leidecker (1984, pp. 24) ให้คำจำกัดความ CSFs ว่า “เป็นลักษณะของเงื่อนไขหรือตัวแปรต่างๆ เมื่อนำไปปฏิบัติหรือจัดการอย่างเหมาะสมจะสามารถมีผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อความสำเร็จของบริษัทที่แข่งขันอยู่ในอุตสาหกรรมนั้นๆ” ส่วน Pinto and Slevin (1987, pp. 22) กล่าวว่า “CSFs เป็นปัจจัยที่จะช่วยปรับปรุงโอกาสในการดำเนินโครงการอย่างมีนัยสำคัญ” และ Gamble, Peteraf, and Thompson (2013, pp. 62) กล่าวว่า “ปัจจัยแห่งความสำเร็จ คือ องค์ประกอบของกลยุทธ์ คุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ ความสามารถทางการแข่งขัน หรือสินทรัพย์ไม่มีตัวตนที่มีผลกระทบมากที่สุดต่อความสำเร็จในอนาคต”
สำหรับกรมส่งเสริมอุตสาหกรรมได้ให้ความหมายของปัจจัยแห่งความสำเร็จว่า เป็นสิ่งสำคัญยิ่งที่ต้องทำให้มีหรือให้เกิดขึ้น เพื่อให้บรรลุความสำเร็จตามวิสัยทัศน์ หรือก็คือ เป็นการให้หลักการ แนวทาง หรือวิธีการที่องค์กรจะสามารถบรรลุวิสัยทัศน์ได้ แต่ละองค์กรจะมีปัจจัยแห่งความสำเร็จที่เป็นรูปธรรมในการเชื่อมโยงการปฏิบัติงานทุกระดับให้มุ่งไปในทิศทางเดียวกัน ทำให้เจ้าหน้าที่และผู้บริหารขององค์กรรู้ว่าต้องทำสิ่งใดบ้างเพื่อให้ผลสัมฤทธิ์ขององค์กรตอบสนองวิสัยทัศน์ หากปราศจากปัจจัยแห่งความสำเร็จแล้ว วิสัยทัศน์ขององค์กรจะไม่ได้รับการตอบสนองอย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล ปัจจัยแห่งความสำเร็จเป็นเสมือนเครื่องมือหรือวิธีการฝึกการแยกแยะและวิเคราะห์ปัจจัยสำคัญที่จะเร่งดำเนินการให้ดีที่สุด เพื่อการบรรลุเป้าหมายการประกอบการ ที่เหนือกว่าในกลุ่มอุตสาหกรรมนั้นๆ (กรมส่งเสริมอุตสาหกรรม, 2555, น. 7)
Wheelen, Hunger, Hoffman, and Bamford (2018, pp. 147) คณะผู้เขียนตำรา Strategic Management and Business Policy: Globalization, Innovation, and Sustainability (15th ed.) กล่าวว่า “ในอุตสาหกรรมต่างๆ จะมีปัจจัยสู่ความสำเร็จซึ่งผู้บริหารของบริษัทต้องเข้าใจเพื่อนำไปสู่ความสำเร็จของบริษัท ปัจจัยแห่งความสำเร็จเป็นตัวแปรที่สามารถส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อตำแหน่งการแข่งขันโดยรวมในอุตสาหกรรม โดยทั่วไปแล้วปัจจัยแห่งความสำเร็จจะแตกต่างกันไปตามแต่ละอุตสาหกรรม และมีความสำคัญต่อการกำหนดความสามารถของบริษัทที่จะประสบความสำเร็จในอุตสาหกรรมนั้น”
ปัจจัยแห่งความสำเร็จของอุตสาหกรรมมักจะสามารถอนุมานได้จากการระบุลักษณะเด่นของอุตสาหกรรม นอกจากนี้คำตอบของคำถาม 3 ประการต่อไปนี้จะช่วยระบุปัจจัยแห่งความสำเร็จที่สำคัญของอุตสาหกรรมได้ ดังต่อไปนี้
1. สิ่งที่ลูกค้าตัดสินใจเลือกซื้อผลิตภัณฑ์ของบริษัทคืออะไร? นั่นคือ คุณสมบัติของผลิตภัณฑ์มีความสำคัญอย่างไร?
2. ด้วยสภาพการแข่งขันที่มีอยู่ทั่วไปในตลาด ทรัพยากรและขีดความสามารถในการแข่งขันที่บริษัทต้องมีเพื่อให้ประสบความสำเร็จในการแข่งขันคืออะไร?
3. ข้อบกพร่องสำคัญที่ทำให้บริษัทเสียเปรียบในการแข่งขันคืออะไร?
จากคำถามทั้ง 3 ประการ โดยปกติแล้วบริษัทจะพัฒนาปัจจัยแห่งความสำเร็จได้เพียงไม่กี่ปัจจัยเท่านั้นที่มีความสำคัญต่อความสำเร็จในการแข่งขันในอนาคต ผู้บริหารควรรวบรวมปัจจัยแห่งความสำเร็จทุกๆ รายการแม้บางปัจจัยจะมีความสำคัญเพียงเล็กน้อย (Gamble, Peteraf, & Thompson, 2013, pp. 64)
กรมส่งเสริมอุตสาหกรรม (2555, น. 7-8) ได้เสนอการวิเคราะห์ปัจจัยแห่งความสำเร็จ (CSFs Analysis) ว่า เป็นสิ่งที่องค์กรต้องให้ความสำคัญ เพื่อใช้เป็นเกณฑ์ในการยกระดับผลประกอบการให้สูงขึ้น (Higher Performance) ซึ่งประเด็นนี้จัดเป็นสิ่งที่ใช้วัดประสิทธิภาพในการติดตามผลการดำเนินการ (Monitoring System) สำหรับปัจจัยแห่งความสำเร็จนั้นมีอยู่ด้วยกัน 7 ประการ ได้แก่
1. ความมุ่งมั่น (Drive) ในชีวิตจริงแล้วการมุ่งมั่นสู่ความเป็นเลิศ (Personal Mastery) เป็นหัวใจสำคัญประการแรกที่ทุกคนต้องประพฤติปฏิบัติ เมื่อมีความเพียรอยู่ที่ไหน ความสำเร็จย่อมอยู่ที่นั่น ผู้ประกอบธุรกิจทุกคนควรพึงจดจำไว้เสมอว่า “ไม่มีความสำเร็จอันยิ่งใหญ่ใดๆ ที่จะได้มาจากความเพียรพยายามอันน้อยนิด”
2. ภูมิปัญญา (Knowledge/Wisdom) ไม่ว่าจะเป็นความรู ความสามารถ ทักษะ ทั้งทางด้านเทคนิคและด้านการบริหารที่ต้องมีอย่างครบถ้วน
3. การเรียนรู้ตลอดชีวิต (Lifelong Learning) เพื่อเพิ่มพูนภูมิพลังแห่งปัญญาอยู่ตลอดเวลา อันจะนำมาซึ่งโอกาสทางธุรกิจอย่างมากมายมหาศาล
4. ความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ (Personal Creativity) อันเนื่องมาจากรูปแบบวิธีคิด (Mental Ability) ที่จะก่อให้เกิดมุมมองแปลกๆ ใหม่ๆ (New Paradigm) ที่แตกต่างไปจากผู้อื่น ไม่ยึดติดกับรูปแบบเดิมๆ สามารถที่จะแสวงหาโอกาส (Opportunity Seeking) เพื่อนำมาบริหารและพัฒนาให้เกิดเป็นคุณค่าแก่ธุรกิจของตน ทั้งในด้านของการปรับปรุงระบบงานทั่วไป ระบบการผลิต ระบบการตลาด และระบบการบริการลูกค้า ตลอดจนระบบการออกแบบและพัฒนาผลิตภัณฑ์
5. มนุษยสัมพันธ์และทักษะการสื่อสาร (Human Relations & Communications Ability) ซึ่งเป็นส่วนที่สำคัญสำหรับการติดต่อสื่อสาร ให้บริการแก่ลูกค้าและบริหารทีมงานขนาดเล็ก ให้มีความมุ่งมั่นเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน มีความเข้าใจในทิศทาง กลยุทธ์ และวิธีปฏิบัติ ที่เป็นไปในทิศทางเดียวกันอย่างสอดคล้อง โดยพื้นฐานที่สำคัญสำหรับการที่จะเป็นทั้งเจ้าของกิจการและผู้จัดการในเวลาเดียวกันนั้น ก็คือ เชาว์อารมณ์ หรือ ความฉลาดรู้ทางอารมณ์ (Emotional Quotient – EQ)
6. ทักษะการแก้ปัญหาและตัดสินใจ (Problem Solving & Decision Making Skill) ในการประกอบธุรกิจส่วนตัวนั้น บ่อยครั้งที่จะต้องเผชิญกับปัญหาเชิงระบบของตัวธุรกิจ รวมถึงปัญหารายวันที่เกิดแก่ลูกค้าและสินค้า บริการ ความเข้าใจในตัวปัญหา เทคนิคการวิเคราะห์ปัญหา การกำหนดทางเลือกในการตัดสินใจ ตลอดจนการวิเคราะห์ความคุ่มค่าเพื่อตัดสินใจ จะเป็นทักษะที่จะช่วยให้ประสบความสำเร็จทางธุรกิจได้เป็นอย่างดี
7. การบริหารเวลา (Time Management) ความยุติธรรมเพียงประการเดียวที่ปรากฎอยู่บนโลกนี้ ก็คือ เวลาทุกคนมี 24 ชั่วโมงเท่าๆ กัน ขึ้นอยู่กับว่าใครจะใช้ให้หมดไปในลักษณะใด เวลาสำหรับเจ้าของธุรกิจมีคุณค่ายิ่ง ทำอย่างไรจึงจะเกิดคุณประโยชน์ แก่ลูกค้า แก่ครอบครัว และแก่สุขภาพส่วนตัว
ปัจจัยทั้งหมดเป็นเพียงขั้นพื้นฐาน ยังมีสิ่งที่เจ้าของธุรกิจควรจะมีอีกมากมายหลายประการ อาทิ ความเป็นผู้นำ ความสามารถในการบริหาร การมอบหมายงาน การกำกับดูแล ฯลฯ แต่ก็มิได้เป็นประเด็นที่น่าวิตกกังวลแต่อย่างใด หากเรามีการใฝ่เรียนรู้ด้วย “การเรียนรู้ตลอดชีวิต (Lifelong Learning)”