การสื่อสารในทุกองค์การประกอบด้วยสองรูปแบบหลัก คือ การสื่อสารอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการ การสื่อสารอย่างเป็นทางการจะเป็นไปตามสายการบังคับบัญชาใน 3 ทิศทาง เริ่มจากการสื่อสารจากบนลงล่าง คือผู้บริหารหรือหัวหน้างานส่งต่อคำสั่ง นโยบาย หรือข้อมูลสำคัญลงมายังพนักงาน ในขณะเดียวกัน พนักงานก็สามารถสื่อสารจากล่างขึ้นบนเพื่อรายงานความคืบหน้า แจ้งปัญหา หรือเสนอความคิดเห็นต่อผู้บริหาร นอกจากนี้ยังมีการสื่อสารในแนวระนาบระหว่างเพื่อนร่วมงานหรือระหว่างแผนก เพื่อประสานงานและแก้ไขปัญหาร่วมกันส่วนการสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ หรือที่มักเรียกกันว่าเถาองุ่น (Grapevine) หรือ การเผยแพร่ข่าวลือ (Rumor mill) เป็นการสื่อสารที่เกิดขึ้นนอกเหนือจากช่องทางการสื่อสารแบบเป็นทางการ การสื่อสารแบบนี้เกิดขึ้นได้จากการพูดคุยกันตามปกติของพนักงานทั้งในและนอกเวลางาน ซึ่งอาจเกิดขึ้นเมื่อพนักงานไม่ได้รับข้อมูลที่ต้องการผ่านช่องทางการสื่อสารแบบเป็นทางการ จึงต้องหาข้อมูลผ่านการพูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน ด้วยข้อจำกัดของการสื่อสารแบบทางการนั้นเองทำให้สื่อสังคมออนไลน์กลายเป็นช่องทางสำคัญในการติดต่อสื่อสารของพนักงานในองค์การยุคปัจจุบัน (Thill, J. V. & Bovee, C. L.,2017)

การสื่อสารทั้งแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการเกิดขึ้นในทุกระดับของการสื่อสารภายในองค์การ โดยมีบทบาทสำคัญในการเชื่อมโยงการทำงานระหว่างบุคคล ทีม และแผนกงานต่างๆ เข้าด้วยกัน เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันและการประสานงานที่มีประสิทธิภาพ ทั้งนี้ การสื่อสารในแต่ละระดับมีรูปแบบที่แตกต่างกัน โดยระดับบุคคลมักเป็นการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการผ่านการพูดคุยหรืออีเมล ระดับทีมใช้การประชุมหรือแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน และระดับแผนกมักเป็นการสื่อสารที่เป็นทางการผ่านบันทึกข้อความหรือรายงาน ประสิทธิภาพของการสื่อสารทั้งสามระดับนี้ส่งผลโดยตรงต่อความสำเร็จในการดำเนินงานและการบรรลุเป้าหมายขององค์การ องค์การจึงควรให้ความสำคัญกับการพัฒนาระบบและทักษะการสื่อสารอย่างต่อเนื่อง การสื่อสารภายในองค์การระหว่างบุคคล ทีม และแผนกงาน มีรายละเอียดดังนี้

1. การสื่อสารระหว่างบุคคล (Interpersonal Communication)

การสื่อสารระหว่างบุคคล เป็นการสื่อสารที่เกิดขึ้นระหว่างบุคคลสองคนในองค์การ เช่น การสื่อสารระหว่างเพื่อนร่วมงาน เจ้านายลูกน้อง ตัวแทนสหภาพแรงงานกับผู้บริหาร ซึ่งประกอบด้วยการสื่อสารทั้ง 2 ลักษณะ คือ การสื่อสารแบบเป็นทางการ และการสื่อสารแบบไม่เป็นทาง

การสื่อสารแบบเป็นทางการระหว่างบุคคล การสื่อสารจะมีแบบแผนชัดเจน เป็นไปตามสายการบังคับบัญชาหรือโครงสร้างขององค์การ มีระเบียบแบบแผนในการติดต่อสื่อสาร และมักมีการบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษร เช่น การรายงานผลงานต่อหัวหน้า การประชุมหารือแบบตัวต่อตัว การสัมภาษณ์งาน การประเมินผลการปฏิบัติงาน ส่วนการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ เช่น การพูดคุยระหว่างเพื่อนร่วมงาน การปรึกษาหารือนอกรอบการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นในช่วงพัก การสนทนาทั่วไประหว่างการทำงาน ซึ่งอาจเป็นการแบ่งปันเรื่องส่วนตัวต่างๆนอกเหนือจากเรื่องงาน แต่ช่วยให้เกิดความสนิทสนม ไว้เนื้อเชื่อใจ และช่วยเหลือกันทำงาน โดยช่องทางการสื่อสารระหว่างบุคคลเป็นได้ทั้งการพูดคุยแบบตัวต่อตัว การสื่อสารผ่านอีเมล การสนทนาทางโทรศัพท์ การส่งข้อความทางแอปพลิเคชัน

การสื่อสารภายในองค์การระหว่างบุคคลนอกจากผู้ส่งสารจะต้องรู้ถึงลักษณะการส่งสารและเลือกช่องทางการสื่อสารที่เหมะสมแล้ว ผู้ส่งสารต้องให้ความสำคัญเกี่ยวกับองค์ประกอบของการสื่อสารแบบตัวต่อตัวด้วย เช่น  การใช้ภาษาพูด ภาษากาย การแสดงออกทางสีหน้า น้ำเสียงและจังหวะการพูด การสบตา ระยะห่างระหว่างคู่สนทนา อีกทั้งต้องมีการประเมินประสิทธิภาพการสื่อสารโดยสังเกตปฏิกิริยาตอบสนอง ตรวจสอบความเข้าใจ ติดตามผลการสื่อสาร รับฟังข้อเสนอแนะ และปรับปรุงวิธีการสื่อสาร นอกจากนั้นควรใส่ใจเรื่องการรักษาความลับ การเคารพความคิดเห็นที่แตกต่าง ตลอดจนการหลีกเลี่ยงการใช้อารมณ์ และอีกหนึ่งสิ่งสำคัญคือสภาพแวดล้อมในการสื่อสาร สถานที่ที่เหมาะสม เวลาที่เหมาะสม บรรยากาศที่เอื้อต่อการสื่อสาร รวมถึงความเป็นส่วนตัว ซึ่งผู้ส่งสารต้องให้ความสำคัญในเรื่องเหล่านี้ การสื่อสารระหว่างบุคคลที่มีประสิทธิภาพจะช่วยสร้างความเข้าใจที่ตรงกัน เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และส่งเสริมบรรยากาศที่ดีในองค์การ

2. การสื่อสารระดับทีม (Team Communication)

ทีมในองค์การประกอบด้วยทีมหลายรูปแบบทั้งทีมตามหน้าที่ (Functional Teams) ซึ่งเป็นทีมที่มีอยู่ถาวรในโครงสร้างองค์การ มีหน้าที่และความรับผิดชอบชัดเจน สมาชิกทีมมีความเชี่ยวชาญในด้านเดียวกัน เช่น ทีมการเงินและบัญชี ทีมทรัพยากรบุคคล และทีมปฏิบัติการ ยังมีทีมพิเศษ (Special Teams) จัดตั้งขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ ซึ่งมักมีระยะเวลาดำเนินงานที่กำหนด สมาชิกมาจากหลายฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เน้นการทำงานแบบข้ามสายงาน ตัวอย่างเช่น ทีมโครงการ (Project Teams) ทีมแก้ไขปัญหาเฉพาะกิจ (Task Force) หรือ คณะกรรมการ (Committees) ซึ่งแบ่งย่อยได้เป็น คณะกรรมการถาวร (Standing Committee) เป็นคณะกรรมการที่ตั้งขึ้นอย่างถาวร มีกฎระเบียบและขั้นตอนการจัดตั้งชัดเจน มีการกำหนดวัตถุประสงค์และขอบเขตการทำงาน สมาชิกมีการเปลี่ยนแปลงตามวาระโดยการเลือกตั้งหรือแต่งตั้ง และคณะกรรมการเฉพาะกิจ (Ad Hoc Committee) จัดตั้งขึ้นเพื่อทำงานเฉพาะอย่าง เมื่อทำงานเสร็จจะถูกยุบเลิกไป (Adams, K. L. & Galanes, G. J., 2015) ซึ่งทุกทีมต่างมีการสื่อสารระหว่างกัน เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูล ความคิด และการประสานงานระหว่างสมาชิกในทีมเพื่อให้บรรลุเป้าหมายร่วมกัน โดยมุ่งเน้นการสร้างความเข้าใจ การแบ่งปันทรัพยากร และการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

เช่นเดียวการสื่อสารระหว่างบุคคล การสื่อสารภายในทีมที่สำคัญประกอบด้วยทั้งการสื่อสารแบบเป็นทางการ และการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ ตัวอย่างการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการเกิดขึ้นในชีวิตประจำวันระหว่างสมาชิกในทีม เช่น การพูดคุยระหว่างพักงาน การแลกเปลี่ยนประสบการณ์ และการให้คำปรึกษาแบบไม่เป็นทางการ การสื่อสารรูปแบบนี้ช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในทีม เพิ่มความไว้วางใจ และส่งเสริมการแลกเปลี่ยนความคิดสร้างสรรค์ ส่วนการสื่อสารระดับทีมแบบเป็นทางการมีหลากหลายรูปแบบที่สำคัญ เช่น

• การประชุมทีม (Team Meeting)

การประชุมทีมเป็นการประชุมที่จัดขึ้นเป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือ รายเดือนเพื่อรายงานความคืบหน้าของงาน โดยสมาชิกในทีมจะรายงานสิ่งที่ทำสำเร็จไปแล้ว แผนงานในปัจจุบัน และปัญหาหรืออุปสรรคที่พบ การสื่อสารจะเน้นการสื่อสารที่กระชับและตรงประเด็น เพื่อให้ทุกคนในทีมรับทราบสถานะของงานและสามารถช่วยเหลือกันได้ทันท่วงที ตัวอย่างเช่น การประชุมทีมฝ่ายการตลาด หัวหน้าทีมเรียกประชุมสมาชิกในทีมทุกวันจันทร์เวลา 9.00 น. เพื่อรายงานผลการดำเนินงานประจำสัปดาห์ โดยแต่ละคนนำเสนอผลงานตามหน้าที่ที่รับผิดชอบ เช่น ยอดขาย แคมเปญการตลาด การจัดกิจกรรมส่งเสริมการขาย หากพบปัญหาสมาชิกในทีมสามารถร่วมกันหาแนวทางแก้ไข และวางแผนงานสัปดาห์ถัดไป การประชุมใช้เวลาประมาณ 1-2 ชั่วโมง มีการจดบันทึกและส่งสรุปรายงานการประชุมให้สมาชิกทุกคนหลังเสร็จสิ้น

• การแลกเปลี่ยนความรู้ในทีม (Knowledge Sharing)

การแลกเปลี่ยนความรู้เป็นกิจกรรมสำคัญที่ช่วยพัฒนาศักยภาพของทีม สมาชิกแบ่งปันความรู้ ประสบการณ์ และทักษะใหม่ๆ ผ่านการนำเสนอ การสอนงาน หรือการจัดทำเอกสาร การแลกเปลี่ยนความรู้ช่วยยกระดับความสามารถของทีมและสร้างวัฒนธรรมการเรียนรู้  ตัวอย่างเช่น การสื่อสารเพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ในทีมฝ่ายขาย โดยทีมขายจัดให้มีการประชุม “Sales Best Practices” เดือนละครั้ง โดยเชิญพนักงานขายที่มีผลงานโดดเด่นมาแบ่งปันเทคนิคการขาย วิธีการเจรจาต่อรอง และกลยุทธ์การปิดการขายที่ประสบความสำเร็จ มีการจำลองสถานการณ์การขายและให้สมาชิกในทีมฝึกปฏิบัติ รวมถึงการวิเคราะห์กรณีศึกษาจากลูกค้าจริง ทำให้ทีมได้เรียนรู้แนวทางการขายที่หลากหลายและนำไปปรับใช้กับงานของตนเอง

• การสื่อสารในสถานการณ์ฉุกเฉิน (Emergency Communication)

เมื่อเกิดสถานการณ์ฉุกเฉินหรือปัญหาเร่งด่วน ทีมจำเป็นต้องมีระบบการสื่อสารที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ การแจ้งเตือน การประสานงานแก้ไขปัญหา และการรายงานสถานการณ์ต้องทำอย่างรวดเร็วและชัดเจน เพื่อให้สามารถจัดการกับสถานการณ์ได้อย่างทันท่วงที ตัวอย่างเช่น การสื่อสารในกรณีเกิดเพลิงไหม้ในโรงงานเมื่อพบเหตุเพลิงไหม้ที่แผนกผลิต พนักงานที่พบเหตุแจ้งหัวหน้างานทันทีผ่านวิทยุสื่อสาร หัวหน้างานรายงานศูนย์ควบคุมภาวะฉุกเฉินซึ่งจะประกาศเสียงตามสายแจ้งพนักงานทั้งโรงงานให้อพยพตามแผนที่กำหนด พร้อมส่งข้อความแจ้งเตือนผ่านแอพพลิเคชันของบริษัท ทีมดับเพลิงเข้าระงับเหตุ ขณะที่ฝ่ายประชาสัมพันธ์แจ้งหน่วยดับเพลิงภายนอกและติดต่อโรงพยาบาลใกล้เคียงให้เตรียมความพร้อม

• การสื่อสารเพื่อการตัดสินใจ (Decision-Making Communication)

การตัดสินใจสำคัญในทีมต้องอาศัยการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ทั้งการนำเสนอข้อมูล การวิเคราะห์ทางเลือก การรับฟังความคิดเห็น และการสรุปมติร่วมกัน กระบวนการสื่อสารที่ดีจะช่วยให้การตัดสินใจมีคุณภาพและได้รับการยอมรับจากสมาชิกในทีม ตัวอย่างเช่น การสื่อสารเพื่อตัดสินใจเลือกซัพพลายเออร์ใหม่ ฝ่ายจัดซื้อต้องเลือกซัพพลายเออร์วัตถุดิบรายใหม่ จึงจัดประชุมร่วมกับฝ่ายผลิตและฝ่ายควบคุมคุณภาพ นำเสนอข้อมูลซัพพลายเออร์ 3 ราย เปรียบเทียบด้านราคา คุณภาพ กำลังการผลิต และเงื่อนไขการส่งมอบ มีการทดลองใช้ตัวอย่าง วิเคราะห์ผลกระทบต่อกระบวนการผลิต และประเมินความเสี่ยง จากนั้นร่วมกันลงคะแนนเลือกรายที่เหมาะสมที่สุด พร้อมจัดทำรายงานสรุปเสนอผู้บริหารเพื่ออนุมัติ

• การสื่อสารเพื่อสร้างนวัตกรรม (Innovative Communication)

การสร้างนวัตกรรมในทีมต้องอาศัยการสื่อสารที่เปิดกว้างและส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์ การระดมความคิด การแบ่งปันไอเดียใหม่ๆ ตัวอย่างการสื่อสารเพื่อสร้างนวัตกรรมในธนาคารเช่น ธนาคารจัดตั้ง “Digital Innovation Lab” เป็นพื้นที่ทำงานร่วมกันระหว่างทีมไอที ทีมผลิตภัณฑ์ และทีมการตลาด เพื่อพัฒนาบริการทางการเงินรูปแบบใหม่ มีการจัดประชุมประจำสัปดาห์แบบ Agile เป็นการประชุมสั้นๆ เพื่อแลกเปลี่ยนความคืบหน้า ปัญหาและอุปสรรค  รับฟังเสียงลูกค้าผ่านการทำ Focus Group และทดสอบแอพพลิเคชันต้นแบบกับกลุ่มลูกค้าจริง นำข้อเสนอแนะมาปรับปรุงและพัฒนาจนได้นวัตกรรมบริการที่ตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้ายุคดิจิทัล

• การให้ข้อเสนอแนะ (Feedback)

การให้ข้อเสนอแนะเป็นการสื่อสารสองทางที่มุ่งเน้นการพัฒนาและปรับปรุง ทั้งการให้คำชมเชยเมื่อทำได้ดีและการเสนอแนะแนวทางปรับปรุงเมื่อพบโอกาสในการพัฒนา การให้ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์จะช่วยสร้างบรรยากาศการทำงานที่เปิดกว้างและส่งเสริมการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ตัวอย่างการสื่อสารเพื่อเสนอแนะ หัวหน้าทีมให้ข้อเสนอแนะแก่พนักงานหลังการนำเสนอโครงการต่อลูกค้า โดยเริ่มจากชมจุดแข็งของการนำเสนอ เช่น การเตรียมข้อมูลที่ครบถ้วนและการตอบคำถามที่ชัดเจน จากนั้นแนะนำจุดที่ควรพัฒนา เช่น การจัดลำดับเนื้อหาให้กระชับขึ้น และการใช้กราฟิกประกอบให้เข้าใจง่าย พร้อมยกตัวอย่างวิธีการปรับปรุงที่เป็นรูปธรรม และเปิดโอกาสให้พนักงานแสดงความคิดเห็นหรือซักถามเพิ่มเติม

การสื่อสารระดับทีมมีความซับซ้อนมากกว่าการสื่อสารระดับบุคคล เพราะต้องจัดการกับความคิดเห็นและมุมมองที่หลากหลายของสมาชิกในทีม รวมถึงการประสานงานระหว่างกัน การตัดสินใจต้องผ่านกระบวนการพิจารณาร่วมกัน ต้องรับฟังความคิดเห็นจากหลายฝ่าย ส่งผลให้ใช้เวลามาก การจัดการความขัดแย้งมีความซับซ้อนเพราะอาจมีหลายฝ่ายเกี่ยวข้อง และต้องคำนึงถึงผลกระทบต่อทีมโดยรวม ดังนั้นทักษะที่สำคัญนอกเหนือจากการฟัง การพูด แล้วการสื่อสารระดับทีม ต้องการทักษะการสื่อสารที่หลากหลาย ทั้งการประสานงาน การนำเสนอ และการจัดการกลุ่ม อีกด้วย

การสื่อสารระดับทีมมีผู้ที่เกี่ยวข้องจำนวนมากซึ่งมีบทบาทที่แตกต่างกันออกไป การกำหนดบทบาทหน้าที่ที่ชัดเจนช่วยให้การสื่อสารระดับทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้น บทบาทในการสื่อสารระดับทีมสามารถแบ่งได้ดังนี้

• หัวหน้าทีม (Team Leader) มีหน้าที่กำหนดทิศทางและเป้าหมายของทีม การสื่อสารเกี่ยวข้องกับการมอบหมายงานและความรับผิดชอบ ติดตามและประเมินผลการทำงาน สร้างแรงจูงใจและพัฒนาทีม และเป็นตัวแทนในการสื่อสารกับผู้ที่เกี่ยวข้องภายนอกทีม
•  ผู้ปฏิบัติงานหลัก (Core Team Member) มีหน้าที่ดำเนินงานตามที่ได้รับมอบหมาย การสื่อสารเกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับเพื่อนร่วมทีม แก้ไขปัญหาในส่วนงานที่รับผิดชอบ รายงานความคืบหน้า รวมถึงการมีส่วนร่วมในการตัดสินใจของทีม
•  เลขานุการทีม (Team Secretary) เป็นผู้ประสานและสนับสนุนการทำงานของทีม การสื่อสารเกี่ยวข้องกับการประสานงานระหว่างสมาชิก รับฟัง รวบรวม จัดเก็บและกระจายข้อมูล จัดทำสื่อและเนื้อหาการสื่อสาร จดบันทึกการประชุม จัดทำรายงานและสรุปผล ติดตามความคืบหน้าของงาน แก้ไขปัญหาการสื่อสารภายในทีม พัฒนาช่องทางการสื่อสาร
• ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน (Subject Matter Expert) เป็นผู้ให้คำปรึกษาด้านเทคนิค การสื่อสารเกี่ยวข้องกับการแบ่งปันความรู้และประสบการณ์ ตลอดจนสอนงานให้สมาชิกในทีม

อย่างไรก็ตามช่องทางการสื่อสารระหว่างทีมในปัจจุบันมีหลากหลาย ทำให้การสื่อสารภายในทีมมีประสิทธฺภาพมากขึ้น โดยการสื่อสารผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์มีบทบาทสำคัญมากขึ้น ทีมสามารถใช้แอปพลิเคชันต่างๆ เพื่อการสื่อสารแบบเรียลไทม์ เช่น  การประชุมทีม แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันไม่ว่าจะเป็น Slack Microsoft Teams กลุ่มไลน์หรือแอปพลิเคชันสำหรับทีม การแบ่งปันเอกสาร และการจัดการโครงการ ช่องทางเหล่านี้ช่วยให้การทำงานมีความยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

3. การสื่อสารระหว่างแผนก (Interdepartmental Communication)

การสื่อสารระหว่างแผนก เป็นกระบวนการแลกเปลี่ยนข้อมูล ข่าวสาร ความคิดเห็น และการประสานงานระหว่างแผนกต่างๆที่มีหน้าที่และความรับผิดชอบแตกต่างกันภายในองค์การ เพื่อแก้ไขปัญหา สร้างความเข้าใจระหว่างแผนก ลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน ช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุเป้าหมายขององค์การร่วมกัน โดยรูปแบบการสื่อสารระหว่างแผนกมีทั้งการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ เช่น การพูดคุยประสานงาน การปรึกษาหารือ การแลกเปลี่ยนความคิดเห็น แต่โดยส่วนใหญ่แล้วรูปแบบการสื่อสารระหว่างแผนกมักเป็นแบบเป็นทางการ มีระเบียบแบบแผนชัดเจน มีความเป็นทางการสูง มีการบันทึกและติดตามอย่างเป็นระบบ

ตัวอย่างการสื่อสารแบบเป็นทางการระหว่างแผนก เช่น

• การประชุมระหว่างแผนก

ลักษณะการประชุม จะมีการกำหนดวาระชัดเจน มีการนัดหมายล่วงหน้า มีผู้เข้าร่วมจากทุกแผนกที่เกี่ยวข้องและมีการบันทึกรายงานการประชุม โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อวางแผนการทำงานร่วมกัน แก้ไขปัญหาระหว่างแผนก ติดตามความคืบหน้าของงาน หรือกำหนดนโยบายและแนวทางปฏิบัติ เช่น  การประชุมวางแผนการตลาดและยอดขายประจำปีซึ่งมีผู้เข้าร่วมประชุมจากทั้งแผนกการตลาดแผนกขาย แผนกผลิต แผนกบัญชีการเงิน แผนกจัดซื้อ เพื่อกำหนดเป้าหมายยอดขายประจำปี วางแผนกลยุทธ์การตลาด วางแผนกำลังการผลิต จัดสรรงบประมาณ และกำหนดแผนการจัดซื้อวัตถุดิบ หรือ การประชุมพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ โดยมีผู้เข้าร่วมประชุมจากทั้งแผนกวิจัยและพัฒนา แผนกการตลาด แผนกผลิต แผนกควบคุมคุณภาพ และแผนกจัดซื้อ เพื่อนำเสนอแนวคิดผลิตภัณฑ์ใหม่ วิเคราะห์ความเป็นไปได้ทางการตลาด ประเมินความพร้อมด้านการผลิต กำหนดมาตรฐานคุณภาพ และวางแผนการจัดหาวัตถุดิบ

• บันทึกข้อความ (Memos)

เป็นเครื่องมือสื่อสารภายในองค์การที่มีโครงสร้างชัดเจน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อขอความร่วมมือ แจ้งข้อมูล ขออนุมัติ หรือบันทึกการประสานงาน โดยบันทึกข้อความจะมีรูปแบบเป็นมาตรฐาน ใช้ภาษาทางการ มีการลงนามรับรอง มีการจัดเก็บเป็นหลักฐานสามารถค้นหาและอ้างอิงได้ในภายหลัง การเขียนบันทึกข้อความที่ดีจะช่วยลดความผิดพลาดในการสื่อสารและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ดังนั้นการพัฒนาทักษะการเขียนบันทึกข้อความเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำงานในองค์การ ผู้เขียนต้องเข้าใจวัตถุประสงค์ของการสื่อสาร สามารถเรียบเรียงเนื้อหาได้อย่างเป็นระบบ และใช้ภาษาได้อย่างถูกต้องเหมาะสม การฝึกฝนและเรียนรู้จากตัวอย่างบันทึกข้อความที่ดีจะช่วยพัฒนาทักษะการเขียนได้ นอกจากนั้นก่อนส่งบันทึกข้อความ ต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหา การใช้ภาษา และรูปแบบการเขียน เพื่อให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพและเป็นไปตามระเบียบขององค์การ การตรวจทานอย่างละเอียดจะช่วยลดความผิดพลาดและสร้างความน่าเชื่อถือให้กับผู้เขียน

ปัจจุบันบันทึกข้อความส่วนใหญ่ถูกส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ และซอฟต์แวร์มีเทมเพลตสำหรับสร้างข้อความ อี-เมโม (e-Memo) เหล่านี้จะถูกส่งภายในผ่านระบบอินทราเน็ตของบริษัท เช่นเดียวกับอีเมลผู้ส่งสามารถสร้างรายชื่อผู้รับพิเศษสำหรับอี-เมโมหรือรายงานที่ส่งถึงกลุ่มเฉพาะได้ อี-เมโมถูกจัดเก็บและเรียกดูเมื่อต้องการตลอดจนพิมพ์สำเนาสำหรับใช้ในการประชุมหรือวัตถุประสงค์อื่นๆได้ (Young, D. J., 2006)

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างบุคคล ทีม และแผนกงาน จะช่วยสร้างความเข้าใจที่ตรงกัน ลดความขัดแย้ง และส่งเสริมการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพในองค์การ รายละเอียดของการสื่อสารภายในองค์การระหว่างบุคคล ทีม และแผนกงานสรุปได้ดังตารางที่ 2.1

ตารางที่ 2.1 การสื่อสารภายในองค์การระหว่างบุคคล ทีม และแผนกงาน

การสื่อสารภายในองค์การ	การสื่อสารระหว่างบุคคล	การสื่อสารระหว่างทีม	การสื่อสารระหว่างแผนก
ขอบเขต	เป็นการสื่อสารระหว่างบุคคลสองคน	เป็นการสื่อสารระหว่างกลุ่มคนที่ทำงานร่วมกัน	เป็นการสื่อสารระหว่างหน่วยงานที่มีหน้าที่แตกต่างกัน
รูปแบบ	มีทั้งแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการ มักเป็นแบบไม่เป็นทางการมากกว่า	มีการผสมผสานระหว่างแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการ	มักเป็นแบบเป็นทางการ มีระเบียบแบบแผนชัดเจน
วัตถุประสงค์	มุ่งเน้นการแลกเปลี่ยนข้อมูล ความคิดเห็น และสร้างความสัมพันธ์	มุ่งเน้นการประสานงาน การแบ่งปันข้อมูล และบรรลุเป้าหมายทีม	มุ่งเน้นการประสานนโยบาย การใช้ทรัพยากร และบรรลุเป้าหมายองค์การ
การจัดการปัญหาและการตัดสินใจ	สามารถตัดสินใจและแก้ไขปัญหาได้รวดเร็ว	ต้องผ่านการหารือและตกลงร่วมกันในทีม ต้องหาฉันทามติในทีม	ต้องผ่านกระบวนการแก้ไขตามระบบ โดยการตัดสินใจต้องผ่านขั้นตอนและการอนุมัติตามสายงาน
ความถี่	สามารถสื่อสารได้บ่อยและทันที	สื่อสารตามความจำเป็นของงาน	สื่อสารตามแผนและกำหนดการ
การเก็บบันทึก	ไม่จำเป็นต้องมีการบันทึกเสมอไป	มีการบันทึกเฉพาะเรื่องสำคัญ	ต้องมีการบันทึกและจัดเก็บอย่างเป็นระบบ
ช่องทาง	หลากหลาย ยืดหยุ่น	ผสมผสาน เน้นความสะดวก	เป็นทางการ มีระบบชัดเจน
การติดตามผล	ติดตามได้ทันที ไม่ซับซ้อน	ติดตามเป็นระยะตามแผนงาน	ติดตามอย่างเป็นระบบตามขั้นตอน
ผลกระทบ	จำกัดเฉพาะบุคคล	ส่งผลต่อทีมและงาน	ส่งผลต่อองค์การในวงกว้าง
การใช้ทรัพยากร	ใช้ทรัพยากรน้อย	ใช้ทรัพยากรระดับทีม	ใช้ทรัพยากรระดับองค์การ
ความรับผิดชอบ	รับผิดชอบเฉพาะบุคคล	รับผิดชอบร่วมกันในทีม	รับผิดชอบระดับแผนกและองค์การ

รัตนาวดี ศิริทองถาวร. (2023). การสื่อสารองค์การ: แนวคิด ทฤษฎี และการประยุกต์ใช้. กรุงเทพฯ: สำนักพิมพ์แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย.

Adams, K. L. & Galanes, G. J. (2015). Communicating in Groups Applications and Skills (9^th ed.). New York. McGraw-Hill Education.

Davenport, T.H. & Prusak, L. (1998). Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know. ACM: Ubiquity. DOI:10.1145/348772.348775

Dwyer, J., (2006). The Business Communication Handbook (7^th ed.). NSW: Pearson Education.

Guffey, M. E., Du-Babcock, B, & Loewy, D. (2016). Essentials of Business Communication (3^rd ed.^.). New Tech Park: Cengage Learning.

Men, L. R., & Bowen, S. A. (2023). Excellence in Internal Communication Management. New York: Business Expert Press.

O’Dell, C. & Grayson, C. (1998) If Only We Knew What We Know: Identification and Transfer of Internal Best Practices. California Management Review, 40, 154-174.
https://doi.org/10.2307/41165948

Rentz, K. , & Lentz, P. (2018). Business Communication: A Problem-solving Approach. McGraw-Hill Education.

Ruck, K. (2020). Exploring Internal Communication: Towards Informed Employee Voice (4^th ed.). London: Routledge.

Thill, J. V. & Bovee, C. L. (2017). Excellence in Business Communication (4^th ed.). Essex: Pearson

Verčič, A. T., & Špoljarić, A. (2020). Managing Internal Communication: How the Choice of Channels Affects Internal Communication Satisfaction. Public Relations Review, 46(3). https://doi.org/10.1016/j.pubrev.2020.101926

Welch, M., & Jackson, P. R. (2019). Rethinking Internal Communication: A Stakeholder Approach. London: Routledge.

Young, D. J. (2006) Foundations of Business Communication An Integrative Approach. New York: McGraw-Hill Irwin.