การบริหารโครงการก่อสร้าง หรือ Project Management คือ การบริหารจัดการทรัพยากรที่มีอยู่ให้สำเร็จตามเป้าที่วางไว้ ภายในระยะเวลา และงบประมาณที่จำกัด ซึ่งการบริหารโครงการหลักๆจะเน้นการบริหารเพื่อผลลัพธ์ 3 อย่าง คือ เวลา ต้นทุน และคุณภาพ
กระบวนการและขั้นตอน การบริหารโครงการก่อสร้าง
การบริหารโครงการก่อสร้าง มีปัจจัยที่หลากหลายและซับซ้อน ถือเป็นความท้าทายสำหรับการบริหารหลายโครงการพร้อมกัน ภายใต้เวลาและทรัพยากรที่มีจำกัด และการบริหารโครงการที่ดีสามารถทำได้โดยการแบ่งโครงการใหญ่ให้ออกมาเป็นงานย่อยๆหลายอย่าง เพื่อที่จะได้แบ่งทรัพยากรได้อย่างทั่วถึง สามารถแบ่งออกได้ 5 ส่วน ดังต่อไปนี้
การเริ่มต้น เป็นการประเมินโครงการว่ามีมูลค่าเท่าไหร่ มีความเป็นไปได้ที่จะทำงานให้ประสบผลสำเร็จตามเป้าที่วางไว้โดยใช้งบประมาณและระยะเวลาที่กำหนดหรือไม่
การวางแผน เมื่อโครงการได้รับการอนุมัติ หรือมทีความเป็นไปได้สูงที่จะถูกอนุมัติ ต่อมาคือการวางแผน เป็นการลงรายละเอียดกิจกรรมทั้งหมดของโครงการ เพื่อให้มั่นใจได้ว่ากิจกรรมของโครงการจะอยู่ในเวลา และงบประมาณที่กำหนด การวางแผนที่ดีควรลงรายละเอียดว่าพนักงานแต่ละคนทำกิจกรรมอะไรบ้าง รวมถึงวางแผนให้ครอบคลุมการบริหารความเสี่ยงต่างๆด้วย
การดำเนินการ คือการดำเนินการตามแผนที่วางไว้ และมีการจัดการความเสี่ยงหรือปัจจัยต่างๆที่อาจจะส่งผลกระทบต่อโครงการ
การตรวจสอบและควบคุม จะดำเนินการไปพร้อมกับขั้นตอนก่อนหน้า โดยทำการตรวจสอบและควบคุมให้กิจกรรมในโครงการดำเนินไปตามแผนที่วางไว้ ทั้งด้านเวลา ต้นทุน และคุณภาพของงาน
การปิดโครงการ เป็นขั้นตอนสุดท้ายที่ทำการส่งมอบผลลัพธ์โครงการให้กับลูกค้า และเป็นการนำทรัพยากรต่างๆไปให้โครงการอื่นใช้ต่อไป
จุดมุ่งหมายใน การบริหารโครงการก่อสร้าง คือ การบริหารความเสี่ยง จุดมุ่งหมายใน การบริหารโครงการก่อสร้าง คือการสร้างผลลัพธ์ออกมาเพื่อให้ลูกค้าพึงพอใจ โดยมีปัจจัยด้านเวลา ต้นทุน และคุณภาพมาด้วย หรือพูดง่ายๆว่า การบริหารโครงการ ก็คือการบริหารความเสี่ยง เพื่อให้งานประสบผลสำเร็จตามเป้าที่วางไว้ ทั้งปัจจัยที่ควบคุมได้ และควบคุมไม่ได้อย่างเรื่องของดิน ฟ้า อากาศ และผู้บริหารโครงการอาจจะเจอกับความเสี่ยงที่ส่งผลให้โครงการอาจจะเสร็จไม่ทันในเวลาที่กำหนด แต่มีเทคนิคการบริหารงานเพื่อให้เสร็จได้ทัน นั่นคือการทำ Project Scheduling Compression นั่นเอง
เทคนิค Project Scheduling Compression การบริหารโครงการก่อสร้าง เพื่อให้งานเสร็จทันเวลาที่กำหนด
การทำงานย่อมมีกำหนดระยะเวลาที่ชัดเจน การบริหารเวลาจึงเป็นเรื่องสำคัญของธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง ยิ่งมีกิจกรรมของโครงการเยอะ ยิ่งต้องลงรายละเอียดและบริหารเวลาให้ดี แต่เมื่อผู้รับเหมามองเห็นว่าอาจจะทำกิจกรรมไม่เสร็จในเวลาที่กำหนด อาจจะต้องมีการปรับเปลี่ยนแผนงาน การบริหารโครงการก่อสร้าง โดยใช้เทคนิค Project Scheduling Compression คือ การบริหารงาน และจัดการงานของโครงการให้ดำเนินเสร็จภายในระยะเวลาที่กำหนด โดยมีประสิทธิภาพตามที่กำหนดไว้ โดยแบ่งได้ 2 แบบ คือ
เทคนิคการทำ Project Scheduling Compression โดยการ Fast Tracking
ทำได้โดยการเปลี่ยนลำดับงานในแต่ละกิจกรรมใหม่ หรือเริ่มทำงานบางงานพร้อมๆกันได้ โดยวิธีนี้อาศัยประสบการณ์หน้างานมาวิเคราะห์การจัดลำดับของงานในแต่ละกิจกรรมต่างๆ เช่น โครงการมีงาน 2 กิจกรรม คือ ทาสีห้อง และปูพรมพื้นห้อง และมีการกำหนดให้กิจกรรมทาสีเสร็จก่อนค่อยทำการปูพรมพื้นห้อง หากต้องการเร่งรัดงานให้เสร็จเร็วขึ้นในเวลาที่มีจำกัด ดังนั้นกิจกรรมจะต้องถูกดำเนินการไปพร้อมๆกัน ซึ่งวิธีนี้ไม่มีค่าใช้จ่ายในการทำงานเพิ่ม แต่อาจจะส่งผลกระทบต่อคุณภาพของงานโครงการ เพราะสีอาจจะหยดหรือเลอะทำให้พรมเสียหาย แล้วส่งผลกระทบไปยังต้นทุนของโครงการด้วย เพราะอาจจะต้องแก้ไขข้อผิดพลาดจากการทำงาน ที่มาจากการเปลี่ยนลำดับกิจกรรมของงานในโครงการ
เทคนิคการทำ Project Scheduling Compression โดยการ Crashing
วิธิที่นิยมใช้กันคือ การเพิ่มทรัพยากรเข้าไปในกิจกรรมต่างๆ เพื่อให้งานเสร็จเร็วขึ้น วิธีนี้ จะไม่ต้องเปลี่ยนขั้นตอนการทำงาน หรือลำดับงานในแต่ละกิจกรรม เช่น เพิ่มคน เพิ่มชั่วโมงการทำงาน เพิ่มโอที เป็นต้น หากเทียบกับตัวอย่างข้างต้นแล้ว เทคนิคนี้ก็จะเป็นการเพิ่มคนในการทาสี เพื่อให้การทาสีห้องนั้นเสร็จเร็วขึ้น ใช้ระยะเวลาสั้นลง และเพิ่มคนในการปูพรมพื้นมากขึ้น แต่จะเป็นการทำกิจกรรมของโครงการตามลำดับเหมือนเดิมคือการทาสีเสร็จก่อนแล้วค่อยมาปูพรมพื้นห้อง เทคนิคแบบนี้จะไม่มีความเสี่ยงเรื่องของคุณภาพงานเนื่องจากลำดับกิจกรรมยังเหมือนเดิม แต่โครงการอาจจะต้องเสี่ยงในเรื่องของต้นทุนที่เพิ่มขึ้น จากการเพิ่มทรัพยากร
เทคนิคการทำ Project Scheduling Compression ทั้ง 2 วิธี นั้น มีผลกระทบต่อโครงการเสมอ ไม่ด้านใดก็ด้านหนึ่ง ดังนั้น หาก Project Manager มีความจำเป็นที่จะต้องเร่งงานในโครงการให้เสร็จเร็วขึ้นนั้น ก่อนที่จะเลือกใช้ เทคนิคทั้ง 2 แบบ ก็ควรศึกษาข้อมูลเป็นอย่างดี ทั้งเรื่องการวางแผนลำดับกิจกรรมต่างๆ ทรัพยากรที่ต้องใช้ , การประเมินความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นหากมีการปรับลำดับงาน และต้นทุนที่จะเกิดขึ้นหากมีการเพิ่มทรัพยากรเข้าไป หากมีการวางแผนแล้วก็ศึกษาเรื่องข้างต้นแบบละเอียดจนแน่ใจแล้วจึงเลือกใช้เทคนิคทั้ง 2 ตามความเหมาะสมของโครงการ เพื่อให้มีระยะเวลาในการทำงานที่สั้นลง โดยส่งผลเสี่ยงต่อโครงการน้อยที่สุดด้วย ทั้งในแง่ของคุณภาพงาน และเรื่องของต้นทุน ให้อยู่ในงบประมาณที่สามารถควบคุมได้ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
เครื่องมือ และกลยุทธ์ในการบริหารจัดการงานโครงการก่อสร้าง
โครงการมีความยุ่งยากซับซ้อนแต่ไม่ใช่ว่าจะไม่ประสบความสำเร็จ หากมีการนำเครื่องมือ อุปกรณ์และและเลือกใช้กลยุทธ์เป็นตัวช่วยที่ดีในการบริหารโครงการ ความสำเร็จก็เกิดขึ้นได้ไม่ยาก อย่างโครงสร้างการจัดแบ่งงานกิจกรรม Work Breakdown Structure หรือ WBS ที่แบ่งหน้าที่หลักในแต่ละโครงการออกมาเป็นหน้าที่ย่อยแบบละเอียด ช่วยให้การกระจายทรัพยากรง่ายขึ้น หรือเลือกใช้เครื่องมือ เทคโนโลยีด้านการก่อสร้าง อย่างโปรแกรมพจมานเข้ามาช่วย มีฟังก์ชั่นด้าน Project Scheduling Management ที่จะทำให้การวางแผนการจัดการงานของโครงการได้ละเอียดงานถึงระดับหมวดงานน WBS มีระยะเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของโครงการเข้ามาช่วยให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้าของงานแบบ Real –Time นำข้อมูลมาวิเคราะห์ได้อย่างแม่นยำ และแก้ไขปัญหาได้อย่างตรงจุด ที่จะพาธุรกิจเติบโตได้ในทุกวิกฤตแน่นอน
ขอบคุณข้อมุลจาก : https://thaiwinner.com/project-management/ , http://www.knowledgertraining.com/index.php?tpid=0114