เฉลิมพงศ์ มีสมนัย[1]
การจัดการทรัพยากรมนุษย์มีหน้าที่ 4 ประการ ได้แก่ การจัดหา การพัฒนา การใช้ประโยชน์ และการรักษาบุคลากร และในการทำหน้าที่ทั้ง 4 ประการดังกล่าวนี้ในแต่ละหน้าที่ยังสามารถจำแนกออกเป็นงานหรือกิจกรรม (activities) ต่างๆ ได้อีก การจัดการทรัพยากรมนุษย์ประกอบด้วยกิจกรรมต่าง ๆ ดังนี้
1.การจัดหาคน การจัดหาคนเข้ามาทำงานในองค์การประกอบด้วยงานหรือกิจกรรมที่ต้องดำเนินการดังนี้
1.1 การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ถือได้ว่าเป็นกิจกรรมแรกของการจัดหาทรัพยากรมนุษย์เข้ามาทำงานในองค์การการวางแผนทรัพยากรมนุษย์เป็นการศึกษาวิเคราะห์และเปรียบเทียบระหว่างอุปสงค์และอุปทานทรัพยากรมนุษย์ในด้านปริมาณขององค์การ หากพบว่าอุปสงค์สูงกว่าอุปทานองค์การจะทำการสรรหาและเลือกสรรบุคคลเข้ามาสู่องค์การ และการเปรียบเทียบอุปสงค์และอุปทานด้านคุณภาพของบุคลากรในด้านความรู้ความสามารถหากพบว่าองค์การมีอุปสงค์ด้านความรู้ความสามารถสูงกว่าที่ทรัพยากรมนุษย์มีอยู่ในปัจจุบันองค์การจำเป็นต้องพัฒนาความรู้ ทักษะ ทัศนคติและสมรรถนะของทรัพยากรมนุษย์ให้มีพร้อมและเพียงพอสำหรับการปฏิบัติงานในองค์การ
1.2 การสรรหานั้นสำนักงาน ก.พ. ซึ่งเป็นองค์กรกลางการบริหารงานบุคคลสำหรับข้าราชการพลเรือนสามัญได้ให้ความหมายของการสรรหาหมายไว้ว่า “เป็นกระบวนการค้นหาและจูงใจให้บุคคลที่มีความรู้ ความสามารถ ทักษะและคุณลักษณะอื่นๆ ที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานหนึ่งเข้ามาสมัครงานกับส่วนราชการซึ่งหากส่วนราชการสามารถแสวงหาและจูงใจผู้สมัครที่มีความรู้ความสามารถให้เข้ามาสมัครงานกับส่วนราชการได้ในจำนวนที่ต้องการและมีคุณสมบัติตามที่ต้อองการจะส่งผลต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการเลือกสรรบุคคลมากยิ่งขึ้น”
1.3 การเลือกสรรนั้นจะหมายถึง กระบวนการพิจารณาบุคคลที่ได้สรรหามาแล้วเพื่อเลือกให้ได้บุคคลที่เหมาะสมที่สุดไว้ การเลือกสรรบุคคลจึงเป็นกระวนการที่ยึดหลักการแยกความแตกต่างระหว่างบุคคลในด้านความรู้ความสามารถ ทักษะ และคุณลักษณะอื่นซึ่งความแตกต่างระหว่างบุคคลนี้สามารถทดสอบหรือวัดได้โดยมีสมมติฐานว่า บุคคลที่ได้รับการเลือกสรรเข้ามาปฏิบัติงานในส่วนราชการจะสามารถปฏิบัติงานได้ดีกว่าผู้ที่ไม่ได้รับการเลือกสรร
1.4 การปฐมนิเทศเป็นวิธีการอย่างหนึ่งในการพัฒนาบุคลากรในองค์การที่เข้ามาทำงานใหม่ หรือผู้ที่รับราชการมานานแล้ว แต่เพิ่งย้ายสับเปลี่ยน หรือหมุนเวียนมาปฏิบัติงานหน้าที่ใหม่ ซึ่งเป็นกิจกรรมการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์โดยมีวัตถุประสงค์สำหรับแนะนำชี้แจง ให้ทราบความรู้ทั่วๆ ไป กฎ ระเบียบ สร้างความคุ้นเคยกับผู้ร่วมงาน ลักษณะโครงสร้างขององค์การ นโยบายขององค์การ เพื่อให้บุคลากรใหม่เข้าใจวัตถุประสงค์ รวมทั้งเรียนรู้สภาพแวดล้อมขององค์การ เพื่อสร้างความมั่นใจในการปฏิบัติงาน และเป็นประโยชน์ในการทำงานต่อไป
การปฐมนิเทศเป็นการเตรียมบุคลากรใหม่ให้รับรู้ในสิ่งต่าง ๆ เกี่ยวกับองค์การ งานและบุคลากรภายในองค์การ การปฐมนิเทศสามารถกระทำได้ 2 ลักษณะคือ ลักษณะแรกเป็นการปฐมนิเทศแบบเป็นทางการ โดยองค์การจัดทำโครงการปฐมนิเทศบุคลากรใหม่โดยให้ความรู้ในเรื่องต่างๆ เกี่ยวกับองค์การตลอดจนกฎระเบียบ ข้อบังคับ แนวปฏิบัติ วินัย การวางตน ฯลฯ รวมทั้งภาระหน้าที่และงานที่จะต้องปฏิบัติ ในฐานะที่เป็นบุคลากรขององค์การ กับลักษณะที่สองเป็นการปฐมนิเทศแบบไม่เป็นทางการโดยผู้บังคับบัญชาชั้นต้นหรือ “พี่เลี้ยง” ของบุคลากรใหม่ให้ความรู้ความเข้าใจในองค์การ งานและบุคลากรคนอื่นๆ ภายในองค์การพร้อมๆ กับการลงมือปฏิบัติงานจริงๆ การปฐมนิเทศมักจะกระทำในระยะแรกๆ ของการเข้ามาทำงานบุคลากร
1.5 การทดลองปฏิบัติงานหรือการทดลองปฏิบัติหน้าที่ราชการ เป็นขั้นตอนสุดท้ายในกระบวนการเลือกสรรบุคคลที่หน่วยงานเจ้าของตำแหน่งกำหนดกิจกรรม / งานต่างๆ ให้ผู้ได้รับการบรรจุและแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งในระดับแรกบรรจุได้ปฏิบัติจริงตามระยะเวลาที่กำหนด ทั้งนี้เพื่อให้หน่วยงานเจ้าของตำแหน่งจะได้ตรวจสอบและประเมินคุณสมบัติในด้านต่างๆ อาทิเช่น ความสามารถในการปฏิบัติงาน บุคลิกลักษณะ ความประพฤติ ตลอดจนศักยภาพในการเรียนรู้และการพัฒนาความรู้ความสามารถเพื่อนำมาปรับใช้กับการปฏิบัติงาน ในขณะเดียวกันผู้ทดลองปฏิบัติหน้าที่ราชการเองเมื่อได้ปฏิบัติงานจริง ก็จะได้เรียนรู้เพื่อตัดสินใจว่าตนเองมีความพึงพอใจในงาน และมีความเหมาะสมกับวัฒนธรรมขององค์กรนั้นหรือไม่ ดังนั้นจึงถือว่าเป็นการคัดกรองให้หน่วยงานได้บุคลากรที่มีประสิทธิภาพ ตรงกับความต้องการของหน่วยงาน และตอบสนองต่อเป้าหมายของการจัดการทรัพยากรมนุษย์อย่างดีที่สุด
1.6 การบรรจุและแต่งตั้ง เมื่อบุคคลได้รับการเลือกสรรให้เข้ารับราชการ ทางราชการจะบรรจุบุคคลนั้นในตำแหน่งที่สอบแข่งขันได้ การบรรจุหมายถึงการรับบุคคลที่ไม่ได้เป็นข้าราชการพลเรือนสามัญด้วยวิธีการสอบแข่งขันหรือคัดเลือกโดยเป็นการทำให้มีสถานภาพเป็นข้าราชการพลเรือนตามกฎหมายว่าด้วยระเบียบข้าราชการพลเรือน ส่วนคำว่าแต่งตั้ง หมายความว่าเป็นการสั่งให้ข้าราชการมีอำนาจหน้าที่และรับผิดชอบงานในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งและมีสิทธิที่จะได้รับเงินเดือนตามตำแหน่งที่ได้รับแต่งตั้ง
สำหรับกิจกรรมที่สำคัญในการจัดหาคนเข้ามาทำงานในองค์การนั้นการสรรหาถือได้ว่าเป็นกิจกรรมที่สำคัญในฐานะที่เป็นการแจ้งข้อมูลถึงความต้องการบุคคลของหน่วยงานเพื่อเข้ามาทำงานในองค์การแก่สาธารณะถือเป็นการเปิดโอกาสให้ผู้สมัครมีโอกาสเลือกงานและหน่วยงานเองก็มีโอกาสในการเลือกคน ดังนั้นถ้าหากองค์การใช้วิธีการสรรหาที่ถูกต้องแล้วจะช่วยให้ผู้สมัครที่ต้องการทำงานภายในหน่วยงานนั้นๆ ได้แสดงตนต่อหน่วยงานเพื่อรับการเลือกสรรเข้าทำงานในองค์การ เมื่อหน่วยงานทำการเลือกสรรที่ดีจะช่วยให้สามารถจัดหาบุคคลที่มีความรู้ความสามารถเข้ามาทำงานภายในหน่วยงานและบุคคลที่ผ่านการเลือกสรรจะเป็นกำลังสำคัญที่จะทำให้การดำเนินงานขององค์การตามพันธกิจสัมฤทธิผล
2. การพัฒนา การพัฒนาบุคลากรเป็นหน้าที่ประการที่สองของการจัดการทรัพยากรมนุษย์ประกอบไปด้วยงานหรือกิจกรรมย่อยๆ ที่ต้องดำเนินการได้แก่ การฝึกอบรมและการพัฒนาบุคลากร (Training and Development) และการพัฒนาอาชีพ (Career development) โดยที่แต่ละกิจกรรมมีสาระสำคัญโดยสรุปดังนี้
2.1 การฝึกอบรมและการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ ในการฝึกอบรมและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์นั้น องค์การ Development Dimension International หรือ DDI พบว่าการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์เป็นกิจกรรมที่จะต้องดำเนินการเป็นขั้นเป็นตอนในลักษณะของกระบวนการ ซึ่งกระบวนการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ที่สมบูรณ์จะประกอบด้วยกิจกรรมที่สำคัญ 3 ประการ ได้แก่ 1) การประเมินหาช่องว่าง (Gap) การฝึกอบรมและการพัฒนา 2) กำหนดเทคนิคและเครื่องมือที่ใช้ในการสร้างการเรียนรู้ และ/หรือ การพัฒนา 3) การนำไปใช้ในการปฏิบัติงานจริงภายในองค์การ สำหรับกิจกรรมหลักในการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์แต่ละกิจกรรมจะมีสาระสำคัญโดยสรุปดังนี้
1. การประเมินหาช่องว่างในการพัฒนา เป็นการประเมินความรู้ ทักษะ สมรรถนะ และทัศนคติของผู้ปฏิบัติงานแต่ละคนที่ควรจะมีในแต่ละช่วงเวลากับความรู้ ทักษะ สมรรถนะและทัศนคติที่เกิดขึ้นจริงจากการปฏิบัติงานของผู้ปฏิบัติงาน ผลการเปรียบเทียบระหว่างความรู้ ทักษะ สมรรถนะและทัศนคติที่มีกับความรู้ ทักษะ สมรรถนะและทัศนคติที่ควรจะมีนี้เรียกว่าช่องว่าง (gap) ในการพัฒนา ซึ่งถ้าหากมีวิธีการในการสร้างเสริมความรู้ ทักษะและทัศนคติเพื่อเชื่อมช่องว่างให้ทัดเทียมกันได้แล้วจะเป็นส่วนสำคัญที่จะช่วยให้บุคคลสามารถปฏิบัติงานได้เป็นผลสำเร็จ จากนั้นจะนำข้อมูลไปจัดทำแผนพัฒนาเฉพาะบุคคล
2. กำหนดเทคนิคและเครื่องมือที่ใช้ในการสร้างการเรียนและ/หรือพัฒนา จุดมุ่งหมายที่สำคัญประการหนึ่งของการพัฒนาผู้ปฏิบัติงานก็คือ การทำให้ความรู้ ทักษะ สมรรถนะและทัศนคติของเขาที่มีอยู่ในปัจจุบันให้เท่าเทียมกับความรู้ ทักษะ สมรรถนะ และทัศนคติที่องค์การคาดหวังว่าจะได้จากตัวผู้ปฏิบัติงานและจะต้องเป็นความรู้ ทักษะ สมรรถนะ และทัศนคติที่ช่วยให้เขาสามารถปฏิบัติงานได้สำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์นั้นอาจต้องใช้เทคนิคและเครื่องมือที่แตกต่างกันในการที่จะพัฒนาผู้ปฏิบัติงานแต่ละคนให้เกิดความรู้ การพัฒนาทักษะ และการปรับเปลี่ยนทัศนคติ ทั้งนี้จะได้กล่าวถึงรายละเอียดของเรื่องนี้อีกครั้งหนึ่งในหน่วยที่ 14
3. การนำไปใช้ในการปฏิบัติงานจริงภายในองค์การ อาจกล่าวได้ว่าเป็นการสูญเปล่าเป็นอย่างยิ่ง ถ้าหากผู้ปฏิบัติงานได้รับการพัฒนา ฝึกฝน หรือเรียนรู้โดยเฉพาะความรู้ ทักษะ สมรรถนะหรือมีทัศนคติที่ถูกต้องแล้วไม่ได้นำไปใช้ในปฏิบัติงานอย่างจริงจัง การฝึกอบรมและพัฒนาในลักษณะดังกล่าว ไม่ถือว่าเป็นการพัฒนาที่ครบทั้งกระบวนการ ดังนั้น เพื่อให้เกิดประโยชน์อย่างบริบูรณ์ควรที่บุคลากรจะได้ใช้ความรู้ ทักษะ สมรรถนะ และทัศนคติใหม่ ๆ นำไปประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติจริง พร้อมกันนั้นควรจะต้องมีข้อมูลย้อนกลับเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานด้วย อย่างไรก็ตามเมื่อผู้ปฏิบัติงานได้มีโอกาสในการนำความรู้ ทักษะ สมรรถนะใหม่ๆ ไปปรับใช้กับการทำงานจริงแล้ว ควรจะต้องทบทวนความรู้และทักษะนั้น ๆ ว่าใช้ได้ผลจริงในทางปฏิบัติหรือไม่มากน้อยเพียงใด ข้อมูลจากการทบทวนนี้ควรจะได้นำไปปรับปรุงการใช้ทักษะ ความรู้ สมรรถนะ ในด้านนั้น ๆ ในโอกาสต่อ ๆ ไปด้วย ทั้งนี้เพราะทุกครั้งที่มีการปรับใช้ทักษะและความรู้ทั้งหลายทั้งปวง จะทำให้เกิดการเรียนรู้ใหม่ ๆ ทักษะใหม่ ๆ แก่ผู้ปฏิบัติงาน ฉะนั้นการปรับปรุงความรู้ ทักษะหลาย ๆ ครั้ง อย่างต่อเนื่องจะช่วยให้สามารถปฏิบัติงานบรรลุเป้าหมายได้ดียิ่งขึ้น
อย่างไรก็ตามเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถจะนำความรู้และทักษะใหม่ๆ ไปใช้ในการทำงานได้อย่างจริงจัง ควรปฏิบัติตามแนวทางที่เป็นข้อเสนอแนะ ดังนี้
1. สร้างโอกาสในการนำสิ่งที่ได้รับการพัฒนามาปรับใช้ในการปฏิบัติงานให้เกิดผลเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ วิธีการนี้จะช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานได้ทราบว่าสิ่งที่ตนเองได้รับการพัฒนามานั้นเหมาะสมที่จะนำมาใช้ในการปฏิบัติจริงหรือไม่ การนำความรู้ ทักษะ มาปรับใช้ในการทำงานนี้ จะทำให้ผู้ปฏิบัติงานเกิดความชำนาญในการเพิ่มสูงขึ้นสามารถจะใช้ความรู้ได้กว้างขวางขึ้น มีศักยภาพในการปฏิบัติงานเพิ่มมากขึ้น วิธีการนี้จะช่วยไม่ให้ความรู้และทักษะที่ได้รับการพัฒนาสูญเปล่า
2. สร้างข้อตกลงเกี่ยวกับตัวชี้วัดความก้าวหน้า และการตรวจสอบความก้าวหน้าของการพัฒนาตามลำดับ วิธีการนี้จะช่วยให้เกิดความมั่นใจได้ว่า ผู้ปฏิบัติงานได้เกิดการพัฒนาขึ้นจริง นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องติดตามผล (Follow up) ความก้าวหน้าของการพัฒนาอย่างต่อเนื่องด้วย การที่จะทราบว่าผู้ปฏิบัติงานจะเกิดการพัฒนาด้านความรู้ ทักษะ และเจตคติจริงหรือไม่ ควรจะต้องกำหนด “ตัวชี้วัดความก้าวหน้า” (lead indicator) ซึ่งจะช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานแต่ละคนได้ทราบว่าตนเองทำงานได้ดีเพียงใด เป็นไปตามที่องค์การมุ่งหวังหรือไม่
3. การกำหนดข้อตกลงเกี่ยวกับการวัดผลลัพธ์ และทำการวัดตามที่ได้ตกลงกันไว้ การสร้างข้อตกลงร่วมกันระหว่างผู้ปฏิบัติงานกับองค์การในเรื่องผลลัพธ์ (Outcomes) ในการปฏิบัติงานนี้จะช่วยให้องค์การได้ติดตามผลการนำความรู้และทักษะไปใช้ในการปฏิบัติจริงว่าได้ผลจริงหรือไม่เพียงใด คุ้มค่ากับเวลาและค่าใช้จ่ายในการพัฒนาปฏิบัติงานหรือไม่ ในการวัดผลลัพธ์นี้ถือได้ว่าเป็น “ตัวชี้วัดตาม” (Lag indicators) ที่จะช่วยให้ทราบถึงผลกระทบของความรู้ ทักษะ สมรรถนะ และทัศนคติที่ผู้ปฏิบัติงานได้รับการพัฒนาขึ้นใหม่นี้ว่า ได้บรรลุเป้าหมายของการพัฒนาหรือไม่ หรือผู้ปฏิบัติงานเองสามารถที่จะนำความรู้ ทักษะที่ได้รับการพัฒนาไปใช้ในการทำงานจริงได้หรือไม่มากน้อยเพียงใด
4. เริ่มต้นจากการพัฒนาความรู้ ทักษะ สมรรถนะและทัศนคติที่พัฒนาได้ง่าย ๆ ก่อนเพื่อสร้างความมั่นใจให้แก่ผู้ปฏิบัติงานว่า ตนเองสามารถที่จะพัฒนาได้ นำมาใช้เป็น โดยปกติแล้วการพัฒนาความรู้ ทักษะ สมรรถนะ ทัศนคติที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติงานให้สัมฤทธิผลถือได้ว่าเป็นสิ่งจำเป็น สำหรับสิ่งที่สำคัญก็คือ ทำอย่างไรจะให้ผู้ปฏิบัติงานได้รับการพัฒนาในสิ่งที่จำเป็นให้ประสบผลสำเร็จในทางปฏิบัตินั้น การพัฒนาผู้ปฏิบัติงานในระยะแรกนั้น ควรให้เขาได้รับการพัฒนาประสบความสำเร็จในระยะแรก ซึ่งจะทำให้เขาเกิดความมั่นใจและเกิดแรงจูงใจในการพัฒนาตนเองในด้านอื่น ๆ หรือในระดับที่สูง ๆ ขึ้นไปได้
5. คาดการณ์ไว้ล่วงหน้าถึงปัญหาอุปสรรคต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นและวางแผนแก้ไขหรือกำหนดมาตรการในการป้องกันไว้ล่วงหน้า สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานได้รับการพัฒนาอย่างถูกต้องเกิดการเรียนรู้เร็วมากขึ้น อย่างไรก็ตามแม้ว่าองค์การจะได้วางแผนการพัฒนาไว้อย่างเหมาะสมเพียงไรก็ตาม แต่เมื่อดำเนินการพัฒนาผู้ปฏิบัติงานจริง อาจมีเหตุทำให้ต้องสะดุด หยุดยั้งได้ ถ้าหากว่าเผชิญกับปัญหาอุปสรรคหรือเกิดข้อขัดข้องต่าง ๆ เกิดขึ้น ดังนั้นการที่คาดการณ์ไว้ล่วงหน้าถึงปัญหาอุปสรรค พร้อมทั้งวางแผนแก้ไขไว้จะช่วยให้สามารถป้องกันหรือแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงที ทำให้สามารถพัฒนาผู้ปฏิบัติงานได้อย่างต่อเนื่อง สามารถจะเสริมสร้างความรู้ให้เกิดแก่เขาได้ตามเป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์ที่ได้วางไว้
6. ใช้โอกาสในการปรับความรู้ใหม่ไปใช้ในการปฏิบัติงาน ให้เป็นข้อได้เปรียบ (Opportunity) โดยนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ในหลาย ๆ ด้าน อนึ่ง การดำเนินการพัฒนาผู้ปฏิบัติงานคราวละด้านอย่างต่อเนื่องตามลำดับ อาจต้องใช้เวลามากกว่าจะบรรลุเป้าหมาย เพื่อเป็นการแก้ไขปัญหาดังกล่าว ควรที่จะได้แสวงหาประสบการณ์ต่าง ๆ ที่จะสามารถมุ่งสู่เป้าหมายการพัฒนาได้ในเวลาเดียวกัน
2.2 การพัฒนาอาชีพ นิยมทำเป็นโครงการ เรียกว่า โครงการพัฒนาอาชีพ โดยกำหนดโครงการขึ้นเพื่อช่วยเหลือบุคลากรให้สามารถทำงานชั้นสูง (advance) ที่จำเป็นต้องใช้ความรู้ความสามารถเป็นการเฉพาะด้าน จุดเน้นของการพัฒนาอาชีพอยู่ที่การจัดเตรียมความสามารถพิเศษภายในของบุคลากรที่จำเป็นสำหรับการทำงานให้สัมฤทธิผลด้วยการจัดเตรียมสารสนเทศที่จำเป็นซึ่งจะช่วยให้บุคลากรได้ตระหนักว่า เป้าหมายในอาชีพของตนคืออะไร และจะกระทำอย่างไรจึงจะก้าวเข้าสู่เป้าหมายดังกล่าว
3. การใช้ประโยชน์ การใช้ประโยชน์ทรัพยากรมนุษย์เป็นหน้าที่การจัดการทรัพยากรมนุษย์ประการที่สามประกอบด้วยงานหรือกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการมอบหมายให้บุคลากรปฏิบัติงานในตำแหน่งหน้าที่ที่รับผิดชอบปฏิบัติงานตามที่องค์การกำหนดไว้ในแผนงานโครงการต่างๆ ขององค์การได้แก่ 1) การออกแบบงาน 2) การหมุนเวียนหน้าที่งาน การย้าย และการเลื่อนตำแหน่ง 3) การประเมินผลการปฏิบัติงาน 4) รางวัล ค่าตอบแทนและผลประโยชน์ของบุคลากรโดยแต่ละกิจกรรมมีสาระสำคัญ ดังนี้
3.1 การออกแบบงาน เป็นการกำหนดภาระหน้าที่การทำงานสำหรับการทำงานส่วนบุคคล หรือการทำงานร่วมกันเป็นทีม งานหรือกิจกรรมในการออกแบบงานได้แก่ การทำงานเฉพาะด้าน (division of work) การขยายขอบเขตของงาน (job Enlargement) การเพิ่มความสำคัญของงาน (job enrichment)
3.2 การหมุนเวียนหน้าที่งาน การย้าย และการเลื่อนตำแหน่ง เป็นการเปลี่ยนแปลงหน้าที่การงานของบุคลากรโดยมีเป้าหมายเพื่อการใช้ประโยชน์จากกำลังคนให้เกิดประโยชน์แก่การดำเนินงานองค์การสูงสุด
3.3 การประเมินผลการปฏิบัติงาน เป็นการประเมินศักยภาพ (Potential) และสมรรถนะของบุคคลนี้ใช้ในการทำงานให้สำเร็จ โดยพิจารณาจากผลงานที่บุคคลทำงานได้แล้วนำไปเปรียบเทียบกับเกณฑ์หรือมาตรฐานที่ได้กำหนดไว้ ผลที่ได้จากการประเมินผลการปฏิบัติงานสามรถที่จะนำไปใช้ในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน การบริหารค่าตอบแทนด้วยความยุติธรรม การกำหนดมาตรฐานงาน การตัดสินใจเลื่อนตำแหน่ง การให้คำปรึกษาแก่บุคลากร การจูงใจบุคลากร การประเมินศักยภาพของบุคลากร การระบุความต้องการในการฝึกอบรม การตัดสินใจโยกย้ายตำแหน่ง ฯลฯ ทั้งนี้วิธีการประเมินผลการปฏิบัติงานมีหลายประเภท เช่น การประเมินเพื่อบรรลุเข้าทำงาน การประเมินการปฏิบัติงานประจำ การประเมินผลในช่วงของการรักษาการในตำแหน่ง และการประเมินขีดความสามารถ/ศักยภาพเพื่อเลื่อนตำแหน่งเป็นต้น
3.4 รางวัล ค่าตอบแทน และผลประโยชน์ของบุคลากร สิ่งนี้เป็นสิ่งที่จะใช้จูงใจบุคลากรอุทิศตนให้กับการปฏิบัติงานจนผลงานเป็นประโยชน์แก่การดำเนินงานขององค์การ ค่าตอบแทนเป็นสิ่งของหรือรางวัลที่องค์การจ่ายให้แก่บุคลากร ซึ่งอาจะเป็นตัวเงิน บริการและประโยชน์ที่บุคลากรได้รับจากการทำงานให้แก่องค์การ ตามปกติแล้วค่าตอบแทนจะประกอบด้วย ค่าจ้าง และ/หรือเงินเดือน ถ้าองค์การสามารถจะบริหารค่าตอบแทนได้ดี ถูกต้อง และยุติธรรมแล้วจะช่วยจูงใจให้บุคลากรอุทิศตนให้กับการทำงาน และองค์การเองยังสามารถที่จะควบคุมต้นทุนการดำเนินงานให้อยู่ในระดับที่เหมาะสมและองค์การได้รับประโยชน์สูงสุด ค่าตอบแทนแบ่งเป็น 2 ประเภทคือ
(1) ค่าตอบแทนที่เป็นเงิน ซึ่งองค์การจ่ายเป็นเงินให้แก่บุคลากร เช่น ค่าจ้าง เงินเดือน โบนัส รางวัล ฯลฯ
(2) ค่าตอบแทนที่ไม่เป็นตัวเงิน ซึ่งได้แก่ สิ่งของและสิทธิประโยชน์รวมทั้งบริการต่าง ๆ ที่องค์การจ่ายให้แก่บุคลากรเพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงาน และช่วยทำให้บุคลากรเกิดความพึงพอใจในงาน
สำหรับองค์กรภาครัฐนั้น ถือได้ว่ารัฐบาลเป็นนายจ้างรายใหญ่โดยรัฐบาลจะจัดทำบัญชีเงินเดือนตามหลักวิชาการบริหารค่าตอบแทนสำหรับจ่ายให้แก่ข้าราชการ พนักงานราชการ และเจ้าหน้าที่ของรัฐประเภทต่าง ๆ โดยกำหนดเป็นอัตราตายตัว และประกาศให้รับทราบเป็นคราว ๆ ไป
ในส่วนของผลประโยชน์ตอบแทนนั้น รัฐบาลจัดให้มีสวัสดิการสำหรับข้าราชการและเจ้าหน้าที่ของรัฐ แต่ผู้ประสงค์จะขอรับจะต้องเป็นบุคคลที่มีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดของสวัสดิการประเภทนั้น ๆ ซึ่งจะกำหนดเป็นกฎหมายให้ทุกส่วนราชการถือปฏิบัติเป็นแนวเดียวกัน
4. การรักษาบุคลากร ประกอบด้วยกิจกรรมย่อยๆ ได้แก่ การบริหารค่าตอบแทน (compensation management) ที่มีประสิทธิภาพ การบริหารผลการปฏิบัติงาน (performance management) การกำหนดข้อบังคับ การวางระเบียบ การกำหนดกฎเกณฑ์ หรือ regulation เพื่อให้บุคลากรยึดถือปฏิบัติเป็นแนวเดียวกันเพื่อให้เกิดการประสานงาน ป้องกันความขัดแย้งและเกิดความเป็นระเบียบเรียบร้อยในการทำงานร่วมกันระหว่างองค์การกับบุคลากร การดำเนินการเกี่ยวกับวินัย การแรงงานสัมพันธ์ (employee relation) สุขภาพและความปลอดภัย ทั้งนี้แต่ละกิจกรรมมีสาระสำคัญโดยสรุปดังนี้
4.1 การบริหารค่าตอบแทน ค่าตอบแทนหมายถึง “สิ่งที่ผู้ปฏิบัติงาน (ลูกจ้าง/พนักงาน/บุคลากร) ได้รับจากการทำงานให้แก่องค์การ/นายจ้างซึ่งอาจเป็นเงิน สิ่งของ ประโยชน์และบริการหรือรางวัลทุกรูปแบบค่าตอบแทนมีส่วนประกอบที่สำคัญ 3 ส่วนได้แก่ ค่าจ้างและเงินเดือน (wage and salary) ค่าจ้างจูงใจ (wage incentive) ผลประโยชน์เกื้อกูล (fringe benefits) การใช้การบริหารค่าตอบแทนเป็นเทคนิคและเครื่องมือการจัดการทรัพยากรมนุษย์จะส่งผลให้ 1) การดำเนินงานบรรลุเป้าหมายขององค์การโดยการกำหนดค่าตอบแทนที่ยุติธรรม 2) ค่าตอบแทนมีผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน เช่น ระบบการจ่ายค่าตอบแทนตามผลงาน 3) ค่าตอบแทนจะช่วยสร้างแรงจูงใจและขวัญกำลังในการทำงาน 4) ค่าตอบแทนที่ยุติธรรมจะช่วยสร้างพลังดึงดูดพนักงานที่ดีที่เก่งมีสมรรถนะและศักยภาพสูงให้เข้ามาสู่องค์การและทำให้อยู่กับองค์การได้ตลอดไป
การบริหารค่าตอบแทนที่มีประสิทธิภาพนั้นขึ้นอยู่กับนโยบายค่าตอบแทน (Compensation policy) ถ้ากำหนดได้ถูกต้องและเหมาะสมจะสามารถใช้ค่าตอบแทนจูงใจให้คนดีคนเก่งเข้ามาสู่องค์การ รวมทั้งการบำรุงรักษาบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถสมรรถนะ และศักยภาพสูงให้ดำรงอยู่ได้ตลอดไปนั้น องค์การจะต้องมีนโยบายค่าตอบแทนที่เหมาะสม นโยบายค่าตอบแทนมี 3 ลักษณะ กล่าวคือ 1) จ่ายค่าตอบแทนต่ำกว่าอัตราตลาด (market lag policy) 2) จ่ายค่าตอบแทนสูงกว่าอัตราตลาด (market lead policy) 3) จ่ายค่าตอบแทนในอัตราทัดเทียมกับอัตราตลาด (market match policy) อย่างไรก็ตามการที่องค์การจะเลือกใช้นโยบายค่าตอบแทนอย่างไรนั้นยังขึ้นอยู่กับระดับค่าจ้างทั่วไป (Prevailing rate) ความสามารถในการจ่าย (Ability to pay) มาตรฐานการครองชีพ (Standard of living) ค่าของงาน (Job value) อำนาจการต่อรอง (Bargaining power) รัฐบาล (Government) และผลผลิตขององค์การ (Productivity)
4.2 การบริหารผลการปฏิบัติงาน การบริหารผลการปฏิบัติงาน หมายถึงกระบวนการดำเนินงานอย่างเป็นระบบเพื่อผลักดันให้ผลการดำเนินงานขององค์การให้บรรลุเป้าหมายโดยการเชื่อมโยงเป้าหมายการดำเนินงานขององค์การ หน่วยงาน และผู้ปฏิบัติงานเข้าด้วยกันโดยผ่านกระการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน การพัฒนาผู้ปฏิบัติงานอย่างเหมาะสม การติดตามผลการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่อง การประเมินผลการปฏิบัติงานที่สอดคล้องกับเป้าหมายที่กำหนด มีการนำเอาผลการประเมินไปใช้พิจารณาตอบแทนความดีความชอบแก่ผู้ปฏิบัติงาน ดังนั้นการบริหารผลการปฏิบัติงานจึงเป็นการดำเนินการที่เกี่ยวกับการกำหนดเป้าหมาย(Target Setting) การติดตาม การตรวจสอบผลการปฏิบัติงาน (Tracking and monitoring)การให้คำปรึกษาแนะนำผู้ใต้บังคับบัญชา (Coaching) รวมถึงการสรุปผลงานที่ได้เปรียบเทียบกับเป้าหมายที่กำหนดไว้(Reviewing) นอกจากนี้ ยังรวมถึงการพัฒนาปรับปรุงวิธีการทำงานและการพัฒนาความสามารถของผู้ใต้บังคับบัญชา(Individual Development) การบริหารผลการปฏิบัติงาน เป็นการดำเนินการขององค์การเพื่อส่งเสริมสนับสนุนบุคลากรให้ปฏิบัติงานตามที่ได้มอบหมายให้ได้ผลดีต่อการดำเนินงานขององค์การ หน่วยงานและตัวผู้ปฏิบัติงาน ในการบริหารผลการปฏิบัติงานนั้นผู้จัดการฝ่ายบุคคลของสหรัฐอเมริกา (Office of Personnel Management) ซึ่งเป็นหน่วยงานหนึ่งขององค์กรกลางการบริหารทรัพยากรบุคคลของสหรัฐอเมริกาได้กำหนดว่าการบริหารผลการปฏิบัติงานมีกระบวนการดำเนินงาน
โดยสรุปการบริหารผลการปฏิบัติงาน คือ กระบวนการวางแผน (Planning) เพื่อกำหนดข้อตกลงร่วมกันในเรื่องการปฏิบัติงาน ความคาดหวัง การกำหนดเป้าหมาย การวัดผล และมาตรฐานการปฏิบัติงานที่สนับสนุนเป้าหมายองค์การที่กำหนดไวในแต่ละระดับทั้งในระดับองค์การ หน่วยงายภายในและตัวผู้ปฏิบัติงาน โดยการใช้กระบวนการบริหารจัดการ (Managing)เพื่อติดตามผลการปฏิบัติงานผ่านการสอนงาน Coaching) และการใช้ข้อมูลป้อนกลับ (Feedback) แกบุคลากรเพื่อปรับปรุงและพัฒนาผลการปฏิบัติงานอย่างสม่ำเสมอ อีกทั้งต้องมีการทบทวนผลการปฏิบัติงาน(Reviewing) อย่างเป็นทางการและรวมถึงการอภิปรายและทำข้อตกลงเพื่อการพัฒนา อันจะนำไปสูการพัฒนา (Development) เพื่อยกระดับผลการปฏิบัติงานให้สูงขึ้นและมีศักยภาพในการทำงานที่สามารถบรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมายที่กำหนดไวไดซึ่งอาจกล่าวไดวา ระบบการบริหารผลการปฏิบัติงานเป็นการบริหารจัดการผลการเนินงานขององค์การและผลการปฏิบัติงานของบุคลากรให้สอดคล้องและเป็นไปในทางเดียวกันอันเป็นผลจากความเชื่อโยงของเป้าหมายและมาตรฐานขององค์การที่กำหนดไว้
4.3 การกำหนดข้อบังคับ การวางระเบียบ การกำหนดกฎเกณฑ์นั้น องค์การกำหนดสิ่งนี้ขึ้นมาเพื่อสร้างความเป็นระเบียบ (order) ในการทำงานร่วมกันระหว่างองค์การกับบุคลากร และระหว่างบุคลากรด้วยกันเอง ช่วยป้องกันความขัดแย้งและการสร้างสามัคคีร่วมกันรวมทั้งส่งเสริมการประสานงาน สำหรับตัวอย่างของการกำหนดข้อบังคับ การวางระเบียบ การกำหนดกฎเกณฑ์ได้แก่ จรรยาบรรณซึ่งเป็นประมวลความประพฤติที่ผู้ประกอบวิชาชีพการงานแต่ละอย่างกำหนดขึ้น เพื่อรักษาและสร้างเสริมเกียรติคุณ ชื่อเสียง และฐานะของสมาชิก อาจเขียนเป็น ลายลักษณ์อักษร หรือไม่ก็ได้ เช่น จรรยาบรรณแพทย์ โดยแพทยสภา ข้อบังคับคุรุสภาว่าด้วยจรรยาบรรณของวิชาชีพ พ.ศ. 2556 เป็นต้น นอกจากนี้บุคลากรที่ปฏิบัติงานโดยใช้วิชาชีพที่เกี่ยวกับสวัสดิภาพและความปลอดภัยในชีวิตและทรัพย์สินของประชาชนจะต้องมีจรรยาบรรณวิชาชีพเพื่อรักษามาตรฐานการปฏิบัติหน้าที่และป้องกันความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้น
4.4 การดำเนินการเกี่ยวกับวินัย วินัย คือ แบบแผนความประพฤติหรือข้อปฏิบัติ บุคลากรที่ยึดมั่นในวินัยดูไดจากลักษณะเชิงพฤติกรรมที่แสดงออก เช่น การควบคุมตนเองได้ การปฏิบัติตามการนำ การอยู่ในระเบียบแบบแผน มีความเป็นระเบียบ การมีวินัยของบุคลากรจะช่วยให้งานดำเนินไปด้วยดีมีประสิทธิภาพ เกิดความเจริญ ความสงบ เรียบร้อยของประเทศชาติ ประชาชนมีความผาสุกและวินัยช่วยสร้างภาพพจน์ชื่อเสียงที่ดีขององค์การ การดำเนินการเกี่ยวกับวินัยได้แก่ การรักษาวินัยได้แก่ “หลักและวิธีการรักษาวินัย” เป็นเทคนิคและเครื่องมือเพื่อการระวัง ดูแล ป้องกันและเยียวยามิให้บุคลากรฝ่าฝืนวินัยโดยที่ตังบุคลากรเองจะต้องระมัดระวังมิให้กระทำผิดวินัย ผู้บังคับบัญชาดูแล และป้องกันมิให้ผู้ใต้บังคับบัญชากระทำการอันเป็นการฝ่าฝืนวินัย หากมีการละเมิดวินัยก็จะต้องเยียวยาด้วยการดำเนินการแก่บุคลากรผู้กระทำผิดวินัยอย่างยุติธรรม
4.5 การพนักงานสัมพันธ์ แม้ว่าความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรภาครัฐกับข้าราชการและเจ้าหน้าที่ของรัฐจะต่างไปจากนิติสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างกับลูกจ้างในภาคธุรกิจเอกชนก็ตาม แต่ความสัมพันธ์ระหว่างผู้บริหารของส่วนราชการในฐานะที่เป็นตัวแทนของนายจ้าง คือรัฐบาล กับข้าราชการในฐานะของลูกจ้างนั้นจะมีระเบียบข้อบังคับที่ได้ตราไว้เป็นกฎหมาย เช่น พระราชบัญญัติระเบียบข้าราชการพล ประเภทต่างๆ ไว้เช่นเดียวกัน ทั้งนี้ เพื่อให้การบริการทรัพยากรมนุษย์ในภาครัฐนั้นดำเนินงานไปด้วยความราบรื่น และเป็นมาตรฐานเดียวกันในทุกๆ เรื่อง ไม่วาจะเป็นเรื่องของการสรรหา การคัดเลือก การบรรจุแต่งตั้ง ฯลฯ ดังนั้นการพนักงานสัมพันธ์ในภาครัฐจึงไม่ค่อยจะเกิดปัญหาด้านแรงงานเหมือนดังเช่นภาคธุรกิจ
4.6 สุขภาพและความปลอดภัย การที่บุคลากรจะทำงานสัมฤทธิ์ผลและได้ผลงานที่สูงด้วยปริมาณและคุณภาพนั้น บุคลากรจะต้องมีสุขภาพที่สมบูรณ์ทั้งสุขภาพทางร่างกายและจิตใจ ซึ่งจะทำให้บุคคลสามารถที่จะนำเอาความรู้ความสามารถ ทักษะ ความชำนาญในงาน ตลอดจนสมรรถนะของแต่ละบุคคลมาใช้ปฏิบัติงานได้อย่างเต็มกำลังความสามารถ ซึ่งในส่วนนี้องค์การภาครัฐเองก็ได้กำหนดมาตรการต่าง ๆ เพื่อเสริมสร้างให้ข้าราชการและเจ้าหน้าที่ของรัฐมีสุขภาพที่ดี ในส่วนของความปลอดภัยนั้นองค์การภาครัฐได้กำหนดกฎ ระเบียบ ข้อบังคับต่าง ๆ ให้บุคลากรทุกคนได้ถือปฏิบัติเพื่อให้เกิดความปลอดภัยในการทำงานอย่างชัดเจนและเป็นรูปธรรมอยู่แล้ว
[1] รองศาสตราจารย์ ดร.สาขาวิชาวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช