เนื่องจาก พระราชบัญญัติหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ พ.ศ.2535 ได้กำหนดตำแหน่งเลขานุการบริษัทซึ่งมีอำนาจหน้าที่กว้างขวางกว่าเลขานุการในความหมายทั่วไปมาก มีความรับผิดเช่นเดียวกับกรรมการบริษัทและผู้บริหารของบริษัท โดยคณะกรรมการบริษัทจดทะเบียนต้องจัดให้มีเลขานุการบริษัททำหน้าที่รับผิดชอบในนามของบริษัทและคณะกรรมการบริษัท ได้แก่
1 จัดทำและเก็บรักษาเอกสาร ทะเบียนกรรมการ หนังสือนัดประชุมคณะกรรมการ รายงานการประชุมคณะกรรมการ หนังสือนัดประชุมผู้ถือหุ้น รายงานการประชุมผู้ถือหุ้น และรายงานประจำปีของบริษัท โดยในทางปฏิบัติเลขานุการบริษัทต้องรวบรวมข้อมูลจากส่วนงานต่างๆ เพื่อประกอบการจัดทำรายงานประจำปี โดยอาจมอบหมายให้บุคคลอื่นช่วยดำเนินงานด้วย แต่ความรับผิดชอบยังเป็นของเลขานุการบริษัท
2 เก็บรักษารายงานการมีส่วนได้เสียที่รายงานโดยกรรมการหรือผู้บริหารบริษัท
3 ดำเนินการอื่นๆตามที่คณะกรรมการกำกับตลาดทุนประกาศ
คุณสมบัติของเลขานุการบริษัทจดทะเบียนนั้น ไม่ได้มีระบุไว้เป็นการเฉพาะ ดังนั้น บริษัทสามารถแต่งตั้งให้ผู้หนึ่งผู้ใดเป็นเลขานุการบริษัทได้ขึ้นอยู่กับดุลพินิจของบริษัทเอง โดยเลขานุการบริษัทจดทะเบียนต้องปฏิบัติหน้าที่ด้วยความรับผิดชอบ ระมัดระวัง มีความซื่อสัตย์สุจริต ปฏิบัติตามกฎหมาย วัตถุประสงค์ ข้อบังคับของบริษัท มติคณะกรรมการบริษัท มติที่ประชุมผู้ถือหุ้นอย่างเคร่งครัด เนื่องจากมีความรับผิดเช่นเดียวกับกรรมการและผู้บริหารของบริษัท โดยมีข้อพึงระวังของการปฏิบัติหน้าที่ เช่น การให้ความช่วยเหลือธุรกรรมทางการเงินที่ไม่ถูกต้องตามกฎหมายกับผู้บริหารบริษัท การจัดทำรายงานการประชุมคณะกรรมการบริษัทอย่างระมัดระวัง ถูกต้อง เนื่องจากเป็นผู้พิมพ์และลงนามในรายงานการประชุม กล่าวโดยสรุป เลขานุการบริษัทมีบทบาทหลักในด้านงานเอกสารของบริษัท ซึ่งคณะกรรมการต้องจัดให้มีเลขานุการบริษัท รับผิดชอบเกี่ยวกับการจัดทำ และเก็บรักษาทะเบียนกรรมการ หนังสือนัดประชุมคณะกรรมการและผู้ถือหุ้น และเอกสารหลักฐานอื่นๆตามที่กำหนดใน พระราชบัญญัติหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ พ.ศ.2535 มาตรา 89/14 – 89/17 ดังนั้น เพื่อให้เห็นถึงความสำคัญของบทบาทเลขานุการบริษัท ซึ่งมีความสำคัญแตกต่างจากความหมายของเลขานุการโดยทั่วไป จึงขอยกเนื้อหากฎหมายในส่วนที่เกี่ยวข้องกับเลขานุการบริษัทมาแสดง โดยมีรายละเอียดดังนี้
มาตรา 89/14 กรรมการและผู้บริหารต้องรายงานให้บริษัททราบถึงการมีส่วนได้เสียของตนเองหรือของบุคคลที่มีความเกี่ยวข้อง ซึ่งเป็นส่วนได้เสียที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการกิจการของบริษัทหรือบริษัทย่อย ทั้งนี้ ตามหลักเกณฑ์ เงื่อนไข และวิธีการที่คณะกรรมการกำกับตลาดทุนประกาศกำหนด
มาตรา 89/15 คณะกรรมการต้องจัดให้มีเลขานุการบริษัทรับผิดชอบดำเนินการดังต่อไปนี้ในนามของบริษัทหรือคณะกรรมการ
(1) จัดทำและเก็บรักษาเอกสารดังต่อไปนี้
(ก) ทะเบียนกรรมการ
(ข)หนังสือนัดประชุมคณะกรรมการ รายงานการประชุมคณะกรรมการ และรายงานประจำปีของบริษัท
(ค) หนังสือนัดประชุมผู้ถือหุ้น และรายงานการประชุมผู้ถือหุ้น
(2) เก็บรักษารายงานการมีส่วนได้เสียที่รายงานโดยกรรมการหรือผู้บริหาร
(3) ดำเนินการอื่นๆตามที่คณะกรรมการกำกับตลาดทุนประกาศกำหนด
ในกรณีที่เลขานุการบริษัทพ้นจากตำแหน่งหรือไม่อาจปฏิบัติหน้าที่ได้ ให้คณะกรรมการแต่งตั้งเลขานุการบริษัทคนใหม่ภายใน 90 วัน นับแต่วันที่เลขานุการบริษัทคนเดิมพ้นจากตำแหน่งหรือไม่อาจปฏิบัติหน้าที่ และให้คณะกรรมการมีอำนาจมอบหมายให้กรรมการคนใดคนหนึ่งปฏิบัติหน้าที่แทนในช่วงเวลาดังกล่าว
ให้ประธานกรรมการแจ้งชื่อเลขานุการบริษัทต่อสำนักงาน(คณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์) ภายใน 14 วัน นับแต่วันที่จัดให้มีผู้รับผิดชอบในตำแหน่งดังกล่าว และให้แจ้งให้สำนักงานทราบถึงสถานที่เก็บเอกสารตามวรรคหนึ่ง (1) และ (2) ด้วย
มาตรา 89/16 ให้เลขานุการบริษัทจัดส่งสำเนารายงานการมีส่วนได้เสียตามมาตรา 89/14 ให้ประธานกรรมการและประธานกรรมการตรวจสอบทราบภายใน 7 วันทำการนับแต่วันที่บริษัทได้รับรายงานนั้น
มาตรา 89/17 บริษัทต้องจัดให้มีระบบการเก็บรักษาเอกสารและหลักฐานที่เกี่ยวข้องกับการแสดงข้อมูลตามมาตรา 89/20 รวมทั้งดูแลให้มีการเก็บรักษาเอกสารหรือหลักฐานดังกล่าวให้ถูกต้องครบถ้วนและสามารถตรวจสอบได้ภายในระยะเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันที่มีการจัดทำเอกสารหรือข้อมูลดังกล่าว
การเก็บรักษาเอกสารและหลักฐานตามวรรคหนึ่ง ให้หมายความรวมถึงการเก็บรักษาด้วยระบบคอมพิวเตอร์หรือระบบอื่นใดที่สามารถเรียกดูได้โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงข้อความ
นิลุบล เลิศนุวัฒน์. (2566). กฎหมายบริษัทมหาชนจำกัด. กรุงเทพฯ: โครงการตำราและเอกสารประกอบการสอน
คณะนิติศาสตร์ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์.
ปรีชา ส่งสัมพันธ์. (2563). ความรับผิดของกรรมการบริษัทและรัฐวิสาหกิจ. กรุงเทพฯ: วิญญูชน.
ฝ่ายกำกับบริษัทจดทะเบียน. (2557). คู่มือบริษัทจดทะเบียน ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย. กรุงเทพฯ:
ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย.
พิเศษ เสตเสถียร. (2562). กฎหมายเกี่ยวกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์. กรุงเทพฯ: นิติธรรม.
ศรันยา วิบูลย์ศิริพงษ์. (2550). Company Secretary บทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบของเลขานุการบริษัท. กรุงเทพฯ: ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย.
ศูนย์ส่งเสริมการพัฒนาความรู้ตลาดทุน. (2561). IPO Roadmap Guide Book เส้นทางสู่การเป็นบริษัทจดทะเบียน. กรุงเทพฯ: ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย.
สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์. (2561). DOs & DON’Ts for IPO คู่มือ IPO เพื่อเตรียมพร้อมในการเข้าจดทะเบียน. กรุงเทพฯ: ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย.
สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์. (2547). คู่มือกรรมการบริษัทจดทะเบียนเล่ม 1-3. กรุงเทพฯ: สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์.
