กระบวนการจัดองค์การ
สำหรับการจัดองค์การมีขั้นตอนที่ต้องดำเนินการอย่างเป็นกระบวนการตามลำดับก่อนหลังใน 7 ขั้นตอนดังนี้
1. การกำหนดวิสัยทัศน์ (Vision) เป็นการกำหนดภาพขององค์การที่พึงปรารถนาในอนาคต โดยผู้จัดการจะเป็นผู้ที่มีบทบาทสำคัญในการกำหนดวิสัยทัศน์ ซึ่งถือเป็นการวางแนวทางการพัฒนาการดำเนินงานขององค์การในอนาคตด้วย ในส่วนของการกำหนดวิสัยทัศน์นี้จะครอบคลุมถึงการกำหนดวัตถุประสงค์ ตลอดจนนโยบายและแผนขององค์การไว้ด้วย
2. การกำหนดพันธกิจ (Mission) จะเป็นการกำหนดภาระหน้าที่และความรับผิดชอบขององค์การเพื่อให้ทราบว่าองค์การควรดำเนินการในเรื่องใด และไม่ควรดำเนินการในเรื่องใดเพื่อการพัฒนาและแก้ปัญหาขององค์การ ซึ่งในส่วนของพันธกิจต่าง ๆ ขององค์การ โดยทั่วไปแล้วจะมีการกำหนดไว้ในกฎหมาย หรือระเบียบที่เกี่ยวข้องกับองค์การนั้น ๆ
3. การจัดกลุ่มพันธกิจ (Grouping) จะเป็นขั้นการนำเอาพันธกิจขององค์การมาจำแนกออกเป็นรายด้าน แล้วจัดกลุ่มพันธกิจที่มีลักษณะคล้ายคลึงกันมารวมอยู่ด้วยกัน เช่น กลุ่มด้านการผลิต กลุ่มด้านการตลาด กลุ่มด้านการบัญชีและการเงิน กลุ่มด้านลูกค้าสัมพันธ์ เป็นต้น โดยในการจัดกลุ่มพันธกิจขององค์การอาจจะจัดกลุ่มพันธกิจโดยยึดหลักเกณฑ์หนึ่งหลักเกณฑ์ใดหรือผสมผสานหลักเกณฑ์ต่อไปนี้
3.1 การจัดกลุ่มพันธกิจตามหน้าที่ (Function grouping) คือ การจัดกลุ่มพันธกิจบนพื้นฐานของงานที่ต้องปฏิบัติ โดยงานที่ต้องปฏิบัติภายใต้ขอบเขตอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบเดียวกันหรือใกล้เคียงกันก็จะจัดให้อยู่ในกลุ่มพันธกิจเดียวกัน
3.2 การจัดกลุ่มพันธกิจตามพื้นที่ (Geographic grouping) จะเป็นการจัดกลุ่มพันธกิจบนพื้นฐานของที่ตั้งหรือสถานที่ที่ปฏิบัติงาน โดยพันธกิจใดที่จะต้องออกไปปฏิบัติงานในพื้นที่เดียวกันหรือใกล้เคียงกันก็จะจัดให้อยู่ในกลุ่มพันธกิจเดียวกัน
3.3 การจัดกลุ่มพันธกิจตามลูกค้า (Customer grouping) จะเป็นการจัดกลุ่มพันธกิจบนพื้นฐานของกลุ่มลูกค้าหรือกลุ่มผู้รับบริการ เพื่อมุ่งตอบสนองความต้องการเฉพาะกลุ่ม โดยพันธกิจใดที่มีกลุ่มลูกค้าเป้าหมายเดียวกันก็จะถูกจัดให้อยู่ในกลุ่มพันธกิจเดียวกัน
4. การแบ่งส่วนงาน (Department) กลุ่มพันธกิจต่าง ๆ ขององค์การที่ได้รับการจัดกลุ่มไว้ในขั้นตอนที่สามจะถูกนำมาจัดลงในส่วนงานต่าง ๆ ที่ได้มีการจัดแบ่งไว้ตามหลักเหตุผลและความจำเป็นขององค์การ โดยในขั้นตอนนี้จะเป็นการดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งโครงสร้างการบริหารงานขององค์การที่มีการจำแนกออกเป็นส่วนงานหรือฝ่ายต่าง ๆ เพื่อให้เกิดความชัดเจนในการบริหารงาน การติดต่อประสานงาน และการดำเนินงานต่าง ๆ ตามพันธกิจขององค์การ
5. การจัดสายการบังคับบัญชา (Chain of command) จะเป็นการจัดความสัมพันธ์ระหว่างผู้จัดการกับผู้ปฏิบัติงานในองค์การให้ลดหลั่นกันลงไปตามอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบ และตามระดับชั้นในองค์การ (Hierarchy) ซึ่งนอกจากการจัดสายการบังคับบัญชาแล้วในขั้นตอนนี้ยังต้องมีการพิจารณาถึงเอกภาพในการบังคับบัญญชา (unity of command) และการกำหนดช่วงของการควบคุมหรือช่วงการควบคุม (Span of control) ด้วย ซึ่งเอกภาพในการบังคับบัญชา หมายถึง การกำหนดให้ผู้พนักงานรับคำสั่งจากผู้จัดการเพียงคนเดียว ในขณะที่การกำหนดช่วงของการควบคุม หมายถึง การกำหนดขอบเขตการควบคุมดูแลหน่วยงานย่อย และจำนวนผู้ใต้บังคับบัญชาให้อยู่ในระดับที่เหมาะสมกับการดำเนินงานขององค์การ
6. การมอบอำนาจหน้าที่ (Delegation of authority) คือ การที่จัดการมอบอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบที่จำเป็นในการปฏิบัติงานให้แก่ผู้ปฏิบัติงานในตำแหน่งต่าง ๆ ในองค์การ เพื่อให้พนักงานรับไปปฏิบัติให้เกิดผลตามที่ต้องการ การมอบอำนาจหน้าที่จึงเป็นการสร้างข้อผูกพันให้พนักงานรับผิดชอบต่อผลสำเร็จของงาน ซึ่งการมอบอำนาจหน้าที่ที่ดีจะต้องมีความเหมาะสมหรือสมดุลกับลักษณะงานที่ปฏิบัติด้วย
7. การกำหนดวิธีปฏิบัติงาน (Implementation method) เป็นการกำหนดกลไกและแนวทางในการปฏิบัติงานเพื่อให้สอดคล้อง เหมาะสมกับโครงสร้างการบริหารงานขององค์การที่ได้กำหนดไว้ กลไกและแนวทางในการปฏิบัติงานนี้ ได้แก่ กฎเกณฑ์ ข้อบังคับ ระเบียบวิธีปฏิบัติ ซึ่งนอกจากจะเป็นข้อกำหนดในการปฏิบัติงานแล้วยังเป็นกลไกการประสานการปฏิบัติงานในองค์การให้เป็นไปตามโครงสร้างที่กำหนด เพื่อให้การปฏิบัติงานบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์การต่อไป
การจัดองค์การภาครัฐของไทย
การจัดองค์การภาครัฐของไทยภายหลังจากได้ปฏิรูประบบราชการได้ดำเนินการปรับปรุงบทบาทภารกิจที่ภาครัฐจะต้องดำเนินการใหม่แล้ว จึงได้มีการจัดโครงสร้างหน่วยราชการใหม่ให้สอดรับกับบทบาทภารกิจของภาครัฐ โดยมีแนวทางในการจัดโครงสร้างส่วนราชการดังนี้
1. จัดโครงสร้างโดยคำนึงถึงนโยบายแห่งรัฐที่กำหนดไว้ในรัฐธรรมนูญแห่งราชอาณาจักรไทย นโยบายรัฐบาลและความต้องการของประชาชนในลักษณะของการบริหารที่ยึดวาระแห่งชาติ (Agenda Based) แทนการจัดโครงสร้างที่เน้นหน้าที่ของรัฐ (Functional Based) แต่เพียงอย่างเดียว
2. จัดโครงสร้างองค์การให้มีความหลากหลาย เพื่อให้สอดคล้องกับบทบาทภารกิจหลักที่จำเป็นต้องดำเนินการโดยภาครัฐ สอดรับกับประเภทของภารกิจและงาน และสอดคล้องกับการดำเนินงานในส่วนที่ต้องเน้นประสิทธิภาพ ความคล่องตัวการดำเนินงานร่วมกับภาคเอกชน องค์การประชาชนและท้องถิ่น ซึ่งอาจจัดหน่วยงานของรัฐได้ดังนี้ คือ หน่วยราชการที่รับผิดชอบงานราชการโดยแท้ ที่เรียกว่าหน่วยงานราชการ (Government Organization) และหน่วยงานราชการที่รับผิดชอบงานปฏิบัติการที่ยังเป็นภารกิจหลักของภาครัฐที่ยังจำเป็นต้องดำเนินการโดยหน่วยงานราชการ อาจจัดตั้งเป็นหน่วยงานที่มีรูปแบบการบริหารงานพิเศษ หน่วยงานของรัฐที่ให้บริการสาธารณะซึ่งเป็นงานของรัฐที่ภาครัฐจำเป็นต้องจัดให้มีหรือส่งเสริมให้มีการให้บริการก็สามารถจัดเป็นองค์การมหาชน (Public Organization) รัฐวิสาหกิจ (State Enterprise) หรือองค์การที่จัดตั้งในรูปแบบมูลนิธิ (Foundation) และองค์การพัฒนาภาคเอกชน (Non-Government Organization: NGOs)
3. จัดโครงสร้างองค์การตามแนวราบ เพื่อให้มีสายการบังคับบัญชาสั้นที่สุด เพื่อให้การทำงานและการตัดสินใจเป็นไปอย่างรวดเร็ว คล่องตัว และมีประสิทธิภาพโดยยังคงยึดหลักความรับผิดชอบในการบริหารงานด้วย
4. จัดโครงสร้างองค์การที่มีรูปแบบผสมผสาน ในกรณีที่งานนั้นต้องการองค์ประกอบของความรู้ความสามารถที่หลากหลายและเน้นความเป็นทีมในการปฏิบัติงาน เพื่อผลักดันงานให้บรรลุผลสำเร็จ หรือกรณีที่สามารถใช้เทคโนโลยีการติดต่อที่ทันสมัยก็สามารถจัดองค์การที่มีลักษณะเป็นเครือข่าย
5. ปรับปรุง แก้ไข กฎระเบียบ และกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ให้สอดคล้องกับการปรับบทบาทภารกิจและโครงสร้างส่วนราชการ
ในการจัดโครงสร้างส่วนราชการตามพระราชบัญญัติปรับปรุงกระทรวง ทบวง กรม พ.ศ. 2545 เป็นการจัดรวมภารกิจที่อยู่ในห่วงโซ่แห่งคุณค่า (Value Chain) เดียวกันไว้ในกระทรวงเดียวกัน โดยจัดหน่วยงานรองรับในระดับบริหารราชการส่วนกลาง สำหรับภารกิจในส่วนของราชการบริหารส่วนภูมิภาคคงไว้ตามเดิมก่อน
บรรณานุกรม
พระราชบัญญัติปรับปรุงกระทรวง ทบวง กรม พ.ศ. 2545
