Blog

เครือข่ายของการสื่อสารภายในองค์การ

เครือข่ายการสื่อสารภายในองค์การเป็นโครงสร้างสำคัญที่เชื่อมโยงบุคลากรและหน่วยงานต่างๆ เข้าด้วยกัน โดยมีรูปแบบหลัก 5 แบบ ได้แก่ แบบลูกโซ่ แบบวงล้อ แบบวงกลม แบบทุกช่องทาง และแบบตัววาย แต่ละรูปแบบมีจุดแข็งและข้อจำกัดที่แตกต่างกันไปตามบริบทขององค์การ การศึกษาและเข้าใจเครือข่ายการสื่อสารเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการพัฒนาองค์การ การจัดการเครือข่ายการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะนำไปสู่การไหลเวียนของข้อมูลที่ราบรื่น ส่งเสริมความร่วมมือ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ปรับปรุงการตัดสินใจ สร้างวัฒนธรรมองค์การที่แข็งแกร่ง และสนับสนุนการบรรลุเป้าหมายขององค์การในระยะยาว

เครือข่ายของการสื่อสารภายในองค์การ

เครือข่ายการสื่อสารภายในองค์การมีรูปแบบหลัก 5 แบบ ได้แก่

  1. แบบลูกโซ่ (Chain Network)

เป็นเครือข่ายการการสื่อสารที่เป็นไปตามลำดับขั้น ข้อมูลถูกส่งต่อจากคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่งตามลำดับเหมาะสำหรับองค์การที่มีโครงสร้างแบบลำดับขั้นชัดเจน ข้อดีของการสื่อสารรูปแบบนี้ คือ มีความชัดเจนในการส่งต่อข้อมูล ช่วยรักษาความลับของข้อมูลได้ดี ส่วนข้อจำกัด การสื่อสารอาจช้าเนื่องจากต้องผ่านหลายขั้นตอน อาจเกิดการบิดเบือนของข้อมูลระหว่างการส่งต่อ และขาดความยืดหยุ่นในการสื่อสาร ตัวอย่างเช่น การสื่อสารในกองทัพ คำสั่งจากผู้บัญชาการสูงสุดจะถูกส่งผ่านตามลำดับชั้นยศลงมาจนถึงทหารระดับปฏิบัติการ หรือในโรงงานอุตสาหกรรม ข้อมูลการผลิตอาจถูกส่งจากหัวหน้าแผนกผลิต ไปยังผู้จัดการโรงงาน จากนั้นไปยังผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการ และสุดท้ายถึงซีอีโอ หรือในระบบราชการ นโยบายจากรัฐมนตรีจะถูกส่งผ่านปลัดกระทรวง อธิบดีกรม ผู้อำนวยการสำนัก จนถึงเจ้าหน้าที่ระดับปฏิบัติการ

  1. แบบวงล้อ (Wheel Network)

เป็นการสื่อสารที่มีศูนย์กลางการสื่อสารอยู่ที่บุคคลหนึ่ง (เช่น หัวหน้าทีม หรือผู้จัดการโครงการ) สมาชิกอื่นๆ ในทีมสื่อสารผ่านศูนย์กลางนี้ การสื่อสารระหว่างสมาชิกโดยตรงมีน้อยหรือไม่มีเลย ข้อดี การตัดสินใจเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ เหมาะสำหรับงานที่ต้องการการควบคุมอย่างใกล้ชิด ลดความสับสนในการสื่อสาร เนื่องจากมีจุดศูนย์กลางชัดเจน ข้อจำกัด อาจเกิดการพึ่งพาผู้นำมากเกินไป สมาชิกอื่นๆ อาจรู้สึกไม่มีส่วนร่วมหรือขาดแรงจูงใจ อาจเกิดความล่าช้าหากศูนย์กลางมีภาระงานมากเกินไป ตัวอย่างการสื่อสารรูปแบบนี้ เช่น ในทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ขนาดเล็ก หัวหน้าโปรแกรมเมอร์เป็นศูนย์กลางในการรับข้อมูลจากลูกค้า แล้วกระจายงานและข้อมูลไปยังโปรแกรมเมอร์แต่ละคน หรือในแผนกบริการลูกค้า หัวหน้าทีมเป็นผู้รับเรื่องร้องเรียนทั้งหมดจากลูกค้า แล้วมอบหมายงานให้พนักงานแต่ละคนตามความเชี่ยวชาญ หรือในทีมขายเชิงรุก ผู้จัดการฝ่ายขายเป็นศูนย์กลางในการรับข้อมูลตลาดและกำหนดเป้าหมาย แล้วกระจายกลยุทธ์และเป้าหมายไปยังพนักงานขายแต่ละคน

  1. แบบวงกลม (Circle Network)

เป็นรูปแบบการสื่อสารที่สมาชิกทุกคนสามารถสื่อสารกับสมาชิกที่อยู่ติดกันได้ ไม่มีผู้นำที่ชัดเจนหรือศูนย์กลางการสื่อสาร ข้อมูลสามารถไหลเวียนไปรอบๆ วงกลม ข้อดี ส่งเสริมการมีส่วนร่วมของสมาชิกทุกคน เหมาะสำหรับงานที่ต้องการความคิดสร้างสรรค์และการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น สร้างความรู้สึกเท่าเทียมกันในทีม ข้อจำกัด คือ การตัดสินใจอาจใช้เวลานานกว่ารูปแบบอื่น อาจเกิดความสับสนหากไม่มีการจัดการที่ดี ประสิทธิภาพอาจลดลงในกลุ่มที่มีขนาดใหญ่ ตัวอย่างการสื่อสารในรูปแบบนี้ เช่น ในทีมวิจัยและพัฒนา นักวิจัยแต่ละคนแบ่งปันความคิดและผลการทดลองกับเพื่อนร่วมทีมที่นั่งข้างๆ ทำให้เกิดการแลกเปลี่ยนความรู้และไอเดียใหม่ๆ หรือ ในการประชุมคณะกรรมการสวัสดิการพนักงาน  สมาชิกแต่ละคนมีโอกาสแสดงความคิดเห็นและอภิปรายกับสมาชิกคนอื่นๆที่อยู่ติดกัน โดยไม่มีผู้นำที่ชี้นำการสนทนา

  1. รูปแบบเครือข่ายการสื่อสารแบบทุกช่องทาง (All-Channel Network) หรือแบบดาว (Star Network)

เป็นการสื่อสารภายในองค์การที่ทุกคนสามารถสื่อสารกับทุกคนได้โดยตรง ไม่มีข้อจำกัดในการไหลของข้อมูล มีความยืดหยุ่นสูงและเปิดกว้างสำหรับการสื่อสารทุกรูปแบบ ข้อดี คือ ส่งเสริมการมีส่วนร่วมและการแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างเต็มที่ เหมาะสำหรับงานที่ต้องการความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรม เพิ่มความรวดเร็วในการแก้ปัญหาที่ซับซ้อน สร้างความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมและความพึงพอใจในการทำงาน ส่วนข้อจำกัดคืออาจเกิดความสับสนหรือข้อมูลท่วมท้นได้ง่าย ยากต่อการควบคุมหรือจัดการในกลุ่มขนาดใหญ่ อาจใช้เวลามากในการตัดสินใจเนื่องจากมีความคิดเห็นหลากหลาย ตัวอย่างของการสื่อสารรูปแบบนี้ในองค์การ เช่น ในทีมพัฒนาซอฟต์แวร์แบบ Agile สมาชิกทุกคนสามารถสื่อสารกันได้อย่างอิสระ ทั้งนักพัฒนา นักออกแบบ และผู้จัดการโครงการ เพื่อแก้ปัญหาและพัฒนาผลิตภัณฑ์ร่วมกัน หรือในบริษัทสตาร์ทอัพ พนักงานทุกระดับสามารถแลกเปลี่ยนไอเดียและข้อมูลกันได้โดยตรง ไม่ว่าจะเป็น CEO นักการตลาด หรือนักพัฒนาผลิตภัณฑ์

  1. รูปแบบเครือข่ายการสื่อสารแบบตัววาย (Y Network)

การสื่อสารภายในองค์การรูปแบบนี้เป็นการผสมผสานระหว่างแบบลูกโซ่และแบบวงล้อ โดยมีจุดศูนย์กลางเชื่อมต่อกับสองสายการสื่อสาร การสื่อสารมีลักษณะเป็นลำดับขั้นแต่มีความยืดหยุ่นมากกว่าแบบลูกโซ่ มีการสื่อสารระหว่างสมาชิกบางส่วน ข้อดีของการสื่อสารรูปแบบนี้ คือ มีความยืดหยุ่นมากกว่าแบบลูกโซ่แต่ยังคงมีโครงสร้างที่ชัดเจน เหมาะสำหรับองค์การที่มีการแบ่งแผนกย่อยๆ สามารถควบคุมการไหลของข้อมูลได้ดีกว่าแบบวงกลม ข้อจำกัด คือ อาจเกิดคอขวดในการสื่อสารที่จุดศูนย์กลาง สมาชิกที่อยู่ปลายสายอาจรู้สึกห่างไกลจากการตัดสินใจ และอาจไม่เหมาะกับงานที่ต้องการความคิดสร้างสรรค์สูงหรือการมีส่วนร่วมอย่างเท่าเทียม ตัวอย่างของการสื่อสารรูปแบบนี้ภายในองค์การ เช่น  ในบริษัทที่มีสำนักงานใหญ่และสาขาย่อย ผู้จัดการระดับภูมิภาคเป็นจุดศูนย์กลางที่เชื่อมต่อระหว่างสำนักงานใหญ่และสาขาย่อยในพื้นที่ หรือในองค์การที่มีโครงสร้างแบบเมทริกซ์ ผู้จัดการโครงการเป็นจุดเชื่อมต่อระหว่างทีมโครงการและหน่วยงานตามหน้าที่ อย่างไรก็ตาม ควรระวังไม่ให้เกิดการคอขวดในการสื่อสารที่จุดศูนย์กลางและควรส่งเสริมการมีส่วนร่วมของสมาชิกที่อยู่ปลายสายด้วย

รัตนาวดี ศิริทองถาวร. (2023). การสื่อสารองค์การ: แนวคิด ทฤษฎี และการประยุกต์ใช้. กรุงเทพฯ: สำนักพิมพ์แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย.

Adams, K. L. & Galanes, G. J. (2015). Communicating in Groups Applications and Skills (9th ed.). New York. McGraw-Hill Education.

Davenport, T.H. & Prusak, L. (1998). Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know. ACM: Ubiquity. DOI:10.1145/348772.348775

Dwyer, J., (2006). The Business Communication Handbook (7th ed.). NSW: Pearson Education.

Guffey, M. E., Du-Babcock, B, & Loewy, D. (2016). Essentials of Business Communication (3rd ed..). New Tech Park: Cengage Learning.

Men, L. R., & Bowen, S. A. (2023). Excellence in Internal Communication Management. New York: Business Expert Press.

O’Dell, C. & Grayson, C. (1998) If Only We Knew What We Know: Identification and Transfer of Internal Best Practices. California Management Review, 40, 154-174.
https://doi.org/10.2307/41165948

Rentz, K. , & Lentz, P. (2018). Business Communication: A Problem-solving Approach. McGraw-Hill Education.

Ruck, K. (2020). Exploring Internal Communication: Towards Informed Employee Voice (4th ed.). London: Routledge.

Thill, J. V. & Bovee, C. L. (2017). Excellence in Business Communication (4th ed.). Essex: Pearson

Verčič, A. T., & Špoljarić, A. (2020). Managing Internal Communication: How the Choice of Channels Affects Internal Communication Satisfaction. Public Relations Review, 46(3). https://doi.org/10.1016/j.pubrev.2020.101926

Welch, M., & Jackson, P. R. (2019). Rethinking Internal Communication: A Stakeholder Approach. London: Routledge.

Young, D. J. (2006) Foundations of Business Communication An Integrative Approach. New York: McGraw-Hill Irwin.