ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger System: GL) เกี่ยวข้องกับการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจในการบันทึกและรวบรวมข้อมูลทางการเงินมาตรฐานการรายงานทางการเงิน โดยเป็นการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างระบบสารสนเทศของวงจรรายได้ วงจรค่าใช้จ่าย ด้านการผลิตและสินค้าคงเหลือ ระบบสารสนเทศด้านเงินเดือนค่าจ้างและสินทรัพย์ถาวร
ระบบสารสนเทศบัญชีแยกประเภทเป็นการรวบรวมข้อมูลรายการค้าที่อยู่ในรายวันทั่วไป ซึ่งมาจากธุรกรรมการดำเนินงานแต่ละระบบมารวบรวมสรุปของแต่ละรายการมาตรฐานการรายงานทางเงิน เพื่อใช้ในจัดทำรายงานทางการเงินและเสนอผู้ใช้งบการเงินที่เกี่ยวข้อง
การไหลของข้อมูล (Data Flow Diagram: DFD) ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป ระดับ 0 มีจำนวน 6 ขั้นตอน ดังภาพที่ 1.12 ประกอบด้วย
ขั้นตอนที่ 1.0 ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร เอกสารหลักฐานของรายการค้าที่เกิดขึ้นถูกส่งมาทำการบันทึกบัญชีและจัดบัญชีแยกประเภท ซึ่งต้องทำการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร (Input Validation) เช่น ใบสำคัญเงินเงินสด
ขั้นตอนที่ 2.0 ผ่านบัญชี การประมวลรายการค้าโดยการผ่านบัญชี (Posting) ทำได้ 2 วิธี ได้แก่ 1) แบบเป็นกลุ่ม (Batch) กิจการทำการรวบรวมตามระยะเวลาที่กิจการกำหนด เช่น รายวัน รายสัปดาห์ แล้วจึงนำรายการค้ามาปรับยอด ซึ่งยอดของบัญชีในสมุดแยกประเภททั่วไปจะไม่เป็นปัจจุบันตลอดเวลาแต่จะเป็นปัจจุบันที่สุดหลังทำการผ่านบัญชีเท่านั้น และ 2) แบบเชื่อมตรงแต่ละรายการ (Online) คือเมื่อเกิดรายการค้าขึ้นระบบจะเชื่อมตรงแต่ละรายการโดยผ่านบัญชีไปยังสมุดแยกประเภททั่วไป ซึ่งยอดของบัญชีจะมีความเป็นปัจจุบันอยู่ตลอดเวลา
ข้นตอนที่ 3 บันทึกรายการปรับปรุงเมื่อสิ้นงวด ผู้รับผิดชอบจะบันทึกรายการปรับปรุงใบเอกสารเบื้องต้นในสมุดรายวันทั่วไป (Journal Voucher)
ขั้นตอนที่ 4 ปิดบัญชี เป็นการปิดบัญชีเมื่อสิ้นงวดในบัญชีประเภทรายได้และค่าใช้จ่าย เพื่อหากำไรขาดทุนที่เกิดขึ้นในงวดบัญชี
ขั้นตอนที่ 5 บันทึกงบประมาณ หน่วยงานภายในจัดทำงบประมาณของแต่ละหน่วยงานไปยังฝ่ายควบคุมงบประมาณ เพื่อพิจารณาจนได้งบประมาณที่ถูกต้อง แล้วนำมาเปรียบเทียบกับตัวเลขที่เกิดขึ้นจริง พร้อมทั้งนำเสนิในรูปของรายงานผลต่าง (Variance Report) ซึ่งถือเป็นเครื่องมือสำคัญในการควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามแผนงานที่กำหนดไว้
ขั้นตอนที่ 6 การจัดทำรายงาน โดยรูปแบบของรายงานแบ่งออกเป็นสองประเภทหลัก คือ 1) รายงานทางการเงิน สำหรับการนำเสนอในรูปแบบตามกฎหมายและเป็นการนำเสนอผู้ใช้งบภายนอกกิจการ โดยรายงานทางการเงินจากผลการรวบรวมข้อมูลแยกประเภททั่วไป ประกอบไปด้วย งบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ งบแสดงการเปลี่ยนปลงส่วนของผู้ถือหุ้น งบกระแสเงินสด 2) รายงานเพื่อการจัดการ เป็นการนำเสนอผู้ใช้ภายในกิจการ รูปแบบตามความต้องการใช้งานที่ใช้ประกอบการตัดสินใจ อาทิ รายงานเปรียบเทียบผลการดำเนินงานระหว่างงวด