บทบาท (Role) เป็นพฤติกรรมของบุคคลที่ถูกคาดหวัง จากผู้อื่นว่าควรจะแสดงออกอย่างไร จึงจะเหมาะสมกับตำแหน่งหน้าที่ของบุคคลนั้นผู้บริหารหรือผู้จัดการเป็นผู้ที่มีบทบาทสำคัญในการผลักดันองค์การให้เดินหน้าไปตามเป้าหมาย อนึ่ง บทบาทพื้นฐานทั่วไปของผู้บริหารทุกระดับ สามารถจำแนกได้ดังนี้
1) บทบาทในฐานะผู้นำ ผู้บริหารจะต้องเป็นผู้ที่มองอนาคต กำหนดเป้าหมายและชี้นำทิศทางขององค์การและกระตุ้นจูงใจผู้ปฏิบัติงานให้ทุ่มเททำงานให้เป็นไปในทิศทางและวัตถุประสงค์ที่กำหนด
2) บทบาทในฐานะผู้ติดตามตรวจสอบ ผู้บริหารต้องประเมินติดตามตรวจสอบ ความก้าวหน้าของงานอย่างสม่ำเสมอ คู่แข่ง ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี วิธีการทำงานใหม่ๆ เพื่อประเมินการเปลี่ยนแปลงวิเคราะห์ ปัญหา โอกาส ต้องศึกษาข้อมูลจากรายงานต่างๆ และจากเครือข่ายทั้งที่เป็นข้อมูลภายในและข้อมูลจากภายนอก เพื่อปรับปรุงแผนการดำเนินงาน การบริหารจัดการทรัพยากร และระบบจัดการภายในให้มีประสิทธิภาพอยู่เสมอ
3) บทบาทในฐานะผู้แก้ปัญหา ในการบริหารจะมีปัญหาเกิดขึ้นตลอดเวลา ทั้งที่เป็นปัญหาประจำวัน ปัญหาสลับซับซ้อน ที่จะทำให้งานต้องหยุดชะงัก ผู้บริหารจึงต้องแก้ไข โดยเฉพาะปัญหาที่เหนือการควบคุม เพื่อให้งานเดินหน้าต่อไปได้โดยราบรื่น
4) บทบาทในฐานะผู้จัดสรรทรัพยากร ทรัพยากรทางการบริหารจะประกอบด้วย เงิน เวลา วัสดุ อุปกรณ์ คน ข้อมูล ความรู้ ข่าวสารต่างๆ ซึ่งปัจจุบันมีอยู่อย่างจำกัด ผู้บริหารจำเป็นต้องจัดสรรการใช้ทรัพยากรดังกล่าวให้กับหน่วยงานย่อยต่างๆ ให้พอเพียง และมีการใช้ประโยชน์อย่างคุ้มค่า ตัดสินใจ ชี้นำ การทุ่มเททรัพยากรในงานสำคัญ
5) บทบาทในฐานะผู้ประสานสัมพันธ์ การทำงานในปัจจุบันในรูปแบบเครือข่าย จำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้บริหารต้องเป็นผู้ทำหน้าที่สื่อสาร ทั้งการสื่อสารภายในและการสื่อสาร ติดต่อกับผู้คนต่างๆ ภายนอก เพื่อประโยชน์ของหน่วยงาน ผู้ปฏิบัติงานทุกคนจะได้รับข้อมูลข่าวสารของหน่วยงานที่ถูกต้องทั่วถึงและเพื่อสร้างความเข้าใจอันดีกับลูกค้าและ คู่แข่งขัน
6) บทบาทในฐานะผู้พัฒนา คือการเป็นพี่เลี้ยง การให้คำปรึกษาแนะนำ ผู้บริหารต้องทำหน้าที่เป็นพี่เลี้ยงสอนแนะ แนะนำให้คำปรึกษาหารือแก่ผู้ปฏิบัติเพื่อให้ทุกคนสามารถปรับตัว และพัฒนาตนเองให้มีสมรรถนะตามที่คาดหวัง
7) บทบาทในฐานะผู้ประกอบการ องค์การปัจจุบันต้องการการเอาใจใส่ ดูแลใกล้ชิดเพื่อปรับตัวตามสภาพแวดล้อม ผู้บริหารต้องมีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ แสวงหาข่าวสารและเทคนิค วิธีการ ตลอดจนแนวทางใหม่ๆ เพื่อหาทางปรับปรุงขยายขอบเขตภารกิจและสรรหาสิ่งที่จะเป็นประโยชน์หรือผลกำไรมาให้องค์การ
บทบาทเหล่านี้เป็นบทบาทพื้นฐานทั่วไปของผู้บริหารทุกระดับ โดยที่ผู้บริหารในแต่ละระดับอาจมุ่งเน้นบทบาทแตกต่างกันไป เช่นผู้บริหารระดับสูงจะมุ่งเน้นบทบาทผู้นำ ผู้ประกอบการ ผู้ติดตามตรวจสอบ ผู้บริหารระดับกลาง อาจเน้นบทบาทของผู้จัดสรรทรัพยากร แก้ปัญหา และผู้ประสานสัมพันธ์ และระดับต้น อาจเน้นบทบาทของผู้พัฒนา ผู้แก้ปัญหา เป็นต้น โดยสรุปหน้าที่ ของผู้บริหารแต่ละระดับสรุปได้ตามตารางที่ 6.2
ตาราง แสดงบทบาทผู้บริหารระดับต้น ผู้บริหารระดับกลาง และผู้บริหารระดับสูง
| บทบาทผู้บริหารระดับต้น | ผู้บริหารระดับกลาง | ผู้บริหารระดับสูง |
| – กำหนดเป้าหมาย แผนงานและมาตรฐานผลงาน – จูงใจพัฒนา สอนงานและให้คำปรึกษา – จัดสภาพแวดล้อม/จัดทีมงาน – ประเมินผลการปฏิบัติงาน/รักษาความสัมพันธ์กับลูกค้า | – กำหนดวัตถุประสงค์/ตัวชี้วัดจัดสรรทรัพยากร – สื่อสาร/ถ่ายทอด/แลกเปลี่ยนข่าวสาร ข้อมูล – คิดริเริ่มและแสวงหาเทคนิควิธีการใหม่ๆ – ประสานสัมพันธ์และสร้างเครือข่ายทั้งภายในและภายนอก – ติดตามประเมินผลและแก้ปัญหาการปฏิบัติงาน | – กำหนดเป้าหมาย วิสัยทัศน์ ทิศทางการเปลี่ยนแปลง – สร้างปรัชญา วัฒนธรรม และ ทิศทางการพัฒนาองค์การ – ติดตามผลงานของหน่วยงาน – จัดหาทรัพยากร – สร้างและพัฒนาผู้บริหาร – ประสาน ส่งเสริม สร้างความสัมพันธ์กับหน่วยงานภายนอก |
อย่างไรก็ตาม ปัจจุบันองค์การทั้งหลาย กำหนดบทบาทของผู้บริหารให้เป็นผู้นำ เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงเป็นส่วนหนึ่งของสภาพแวดล้อม การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นคู่แข่งใหม่ เทคโนโลยีใหม่ ผลิตภัณฑ์ใหม่ ล้วนเป็นปัจจัยผลักดันให้องค์การและหน่วยงานต่างๆ ต้องการผู้นำที่สามารถนำทาง ชี้นำทิศทาง กระตุ้นและสร้างแรงบันดาลใจให้ผู้ปฏิบัติงานมากกว่าคนที่ทำหน้าที่แต่เพียงการบริหารจัดการทรัพยากรที่มีอยู่เท่านั้น เพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลงในองค์การ เพื่อนำองค์การให้ปรับตัวในทิศทางที่สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงภายนอก
โดยข้อเท็จจริง “ปัจจุบันไม่มีองค์การไหนที่อยู่ได้โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลง” ดังนั้น ความเปลี่ยนแปลงจึงกลายเป็นปัจจัยสำคัญสำหรับองค์การที่มีประสิทธิภาพและเป็นกระบวนการที่ต่อเนื่อง ไม่ใช่สิ่งที่ทำชั่วครั้งชั่วคราว เพราะเป็นการทำให้องค์การดีขึ้น เติบโตก้าวไปข้างหน้าอย่างมั่นคง ดังนั้นหน้าที่สำคัญของผู้บริหารคือปรับปรุงสิ่งที่ทำอยู่แล้วให้ดียิ่งขึ้น และมุ่งเน้นค้นหาสิ่งที่ควรต้องทำในอนาคตและกำหนดเป้าหมายของการเปลี่ยนแปลง สร้างแรงจูงใจ สร้างทีม เพื่อให้ทุกคนร่วมมือกันผลักดันการเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางที่กำหนด ดังนั้น ความท้าทายคือการทำให้องค์การมีการเปลี่ยนแปลงปรับปรุง และสร้างตัวเองใหม่อย่างต่อเนื่องตลอดเวลา
