การประเมินผลโครงการควรจะต้องประเมินผลการดำเนินงานในช่วงเวลาใดบ้างนั้น มีข้อควรพิจารณาหลายประการ ทั้งนี้เนื่องจากโครงการเป็นส่วนหนึ่งของแผนงาน (program) โดยเป็นแผนย่อย (sub-plan) ที่ประกอบไปด้วยกลุ่มของกิจกรรม/งานที่จะต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้นภายในระยะเวลาที่กำหนดเพื่อให้บรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการตามที่ระบุไว้ ในการดำเนินโครงการนั้นมีกระบวนการโครงการดังนี้[2]
1) การวิเคราะห์ปัญหาและกำหนดโครงการ
2) การร่างโครงการและการจัดเตรียมเบื้องต้น
3) การวิเคราะห์ความเป็นไปได้ของโครงการ
4) การประเมินก่อนเริ่มโครงการ
5) การเตรียมและการจัดรูปองค์การ
6) การปฏิบัติตามโครงการ การติดตามตรวจสอบ และการควบคุมโครงการ
7) การประเมินความก้าวหน้า
8) การสิ้นสุดโครงการและ
9) การประเมินผลหลังสิ้นสุดโครงการ
จากวงจรโครงการดังกล่าวนี้ จะพบว่ามีกิจกรรมทางด้านการประเมินโครงการใน 3 ขั้นตอน คือ ขั้นตอนที่ 4) การประเมินก่อนเริ่มโครงการ, 7) การประเมินความก้าวหน้า และ 9ป การประเมินผลหลังสิ้นสุดโครงการ กล่าวคือ
การประเมินโครงการในขั้นตอนที่ 4 เป็นการประเมินก่อนเริ่มโครงการหรือเรียกว่า การศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการ(feasibility) เป็นการประเมินความเป็นไปได้ ความพร้อม และความครบถ้วนสมบูรณ์ของโครงการในทุก ๆ ด้าน เพื่อให้มั่นใจว่า เมื่อดำเนินโครงการแล้วจะประสบผลสำเร็จ
การประเมินโครงการในขั้นตอนที่ 7 เป็นการประเมินระหว่างการดำเนินโครงการ(formative evaluation)หรือบางครั้งอาจเรียกว่าการประเมินภายใน(internal evaluation)เพื่อตรวจสอบว่า โครงการที่ได้ดำเนินการไปแล้วเป็นอย่างไร ในขณะปัจจุบันโครงการมีสถานภาพเป็นอย่างไร เป็นการประเมินเพื่อตรวจสอบความก้าวหน้าของการดำเนินโครงการ รวมทั้งการค้นหาปัญหาและกำหนดมาตรการในการป้องกันปัญหา
การประเมินผลโครงการในขั้นตอนที่ 9 เป็นการประเมินผลภายหลังจากดำเนินโครงการสิ้นสุดแล้ว(summative assessment) เป็นการประเมินความสำเร็จ/การบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ ผลการประเมินจะนำไปสู่การยุติโครงการ การปรับปรุง และ/หรือการเปลี่ยนแปลงโครงการ
อนึ่ง การแบ่งประเภทการประเมินโครงการนั้นอาจใช้เกณฑ์หลายชนิดมาใช้จำแนกประเภท เช่น ใช้เวลา วัตถุประสงค์ วิธีการ และรูปแบบการประเมินมาจำแนกประเภทของการประเมินผลโครงการ ซึ่งในที่นี้อาจจำแนกการประเมินโครงการออกเป็นประเภทต่างๆ ดังต่อไปนี้
การจัดแบ่งประเภทของการประเมินโครงการตามระยะเวลาการดำเนินโครงการประกอบด้วย
1. Pre project evaluation เป็นการประเมินก่อนการดำเนินโครงการ การประเมินประเภทนี้จะเป็นการประเมินโดยผู้จัดทำข้อเสนอโครงการ (project charter) ต่อผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการดำเนินโครงการ เป็นการประเมินโครงการเพื่อให้ได้ข้อมูลสำหรับใช้ในการวางแผน กำลังคนที่จำเป็นต้องใช้ในโครงการ และการควบคุมโครงการ ทั้งนี้เพื่อให้แน่ใจว่าจะสามารถดำเนินโครงการได้เป็นผลสำเร็จ
2. Ongoing evaluation เป็นการประเมินตั้งแต่การเริ่มดำเนินโครงการไปจนกระทั่งสิ้นสุดการดำเนินงาน การประเมินประเภทนี้เพื่อให้มั่นใจได้ว่าการดำเนินโครงการตามแผนที่ได้วางไว้จะเป็นไปตามกำหนดการ (schedule) และบรรลุผลตามวัตถุประสงค์ในจุดที่สำคัญๆ (milestone) ตามที่ได้กำหนดไว้ เป็นการประเมินเพื่อตรวจสอบการดำเนินโครงการในช่วงเวลาต่างๆ ตามสภาพที่เป็นจริง (real-time) อย่างต่อเนื่อง ผลการประเมินประเภทนี้จะทำให้ทราบได้ว่าการดำเนินงานเกิดผลสำเร็จตามช่วงเวลาที่กำหนดไว้หรือไม่ ข้อมูลที่ได้จากการประเมินจะบ่งชี้ถึงความสำเร็จของงานที่ได้ทำไปแล้วและงานที่ยังเหลือที่จะต้องดำเนินการต่อไปอีกให้สำเร็จมากน้อยเพียงใด การดำเนินโครงการมีความคืบหน้าหรือไม่ ประสบปัญหาและภัยอุปสรรคในการดำเนินงานบ้างหรือไม่ และควรจะบริหารความเสี่ยงในส่วนใดที่จะทำให้ให้การดำเนินโครงการเป็นไปตามกำหนดการที่ได้วางไว้
3. Post project evaluation เป็นการประเมินหลังสิ้นสุดการดำเนินโครงการ ไม่ว่าจะสิ้นสุดโครงการเพระว่าได้ดำเนินงานงานครบถ้วน เสร็จสิ้นบริบูรณ์ตามวัตถุประสงค์ หรือเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้ทั้งในด้านผลผลิต ระยะเวลา และค่าใช้จ่ายในการดำเนินโครงการ หรือ เมื่อการดำเนินงานโครงการต้องยุติลงไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดๆ เช่น โครงการได้ดำเนินกิจกรรมครบถ้วนแล้ว หรือโครงการประสบกับปัญหาและอุปสรรคจนไม่สามารถดำเนินการต่อไปได้ หรือผลผลิตของโครงการไม่เป็นที่ต้องการของลูกค้า/ผู้รับบริการอีกต่อไป หรือยุติโครงการที่เกิดจากนโยบายของผู้บริหารหน่วยงานต้องการยุติการดำเนินโครงการก็ได้
ในบางทัศนะเช่น เฉลิมพงศ์ มีสมนัย (2562 : 286-288) เห็นว่าการประเมินผลโครงการมี 4 ประเภทได้แก่[3]
1. การประเมินโครงการก่อนดำเนินการ (Preliminary Evaluation) เป็นการวิเคราะห์หรือประเมินความเป็นไปได้ (Feasibility Study) ก่อนที่เริ่มโครงการใด ๆ ว่าจะสามารถดำเนินโครงการได้สำเร็จหรือไม่ ทั้งนี้เนื่องจากการดำเนินโครงการจำเป็นต้องใช้เงินลงทุนและทรัพยากรอื่นๆ หากประเมินแล้วพบว่ายากที่จะดำเนินการได้บรรลุเป้าหมายแล้ว การดำเนินการนั้นๆ จะก่อให้เกิดความสิ้นเปลืองงบประมาณ ทรัพยากร เวลาและโอกาสโดยไม่จำเป็น ในการประเมินโครงการก่อนดำเนินการนั้นโดยอาจทำได้โดยการศึกษาถึงประสิทธิภาพของปัจจัยนำเข้า ความเหมาะสมของกระบวนการดำเนินงานที่คาดว่าจะนำมาใช้ในการบริหารหรือจัดการโครงการ ปัญหา อุปสรรค ความเสี่ยงของโครงการ ตลอดจนผลลัพธ์ หรือประสิทธิผลที่คาดว่าจะได้รับ ในขณะเดียวกันก็อาจจะศึกษาผลกระทบที่คาดว่าจะเกิดขึ้นจากการดำเนินโครงการในด้านต่าง ๆ เช่น
– การประเมินผลกระทบด้านสังคม(Social Impact Assessment-SIA)
– การประเมินผลกระทบด้านนิเวศ(Ecological Impact Assessment-EIA)
– การประเมินผลกระทบด้านการเมือง(Political Impact Assessment-PIA)
– การประเมินผลกระทบด้านเทคโนโลยี(Technological Impact Assessment-TIA)
– การประเมินผลกระทบด้านประชากร(Population Impact Assessment-PIA)
– การประเมินผลกระทบด้านนโยบาย(Policy Impact Assessment-POIA)
– การประเมินผลกระทบทางด้านเศรษฐกิจ(Economic Impact Assessment)
ดังนั้นการประเมินโครงการก่อนการดำเนินการนี้จึงมีประโยชน์สำหรับนักบริหารเจ้าของโครงการและผู้อำนวยการหรือผู้จัดการโครงการที่ต้องการข้อมูลสำหรับการตัดสินใจ โดยเป็นการศึกษาดูว่าก่อนดำเนินโครงการใด ๆ นั้น มีความคุ้มค่าที่จะตัดสินใจการลงทุน (Cost – Effectiveness) หรือไม่ จะเกิดผลกระทบต่อระบบสิ่งแวดล้อมทั้งทางด้านสังคม เศรษฐกิจ การเมือง ประชากร เทคโนโลยี และระดับนโยบายหรือไม่ การวิเคราะห์หรือประเมินความเป็นไปได้ที่ถูกต้องจะทำให้สามารถคาดการณ์ล่วงหน้าว่าการดำเนินโครงการนั้น ๆ จะประสบความสำเร็จหรือไม่ เกิดประโยชน์ตอบแทนคุ้มค่าต่อการลงทุนหรหือไม่ ตลอดการดำเนินโครงจะต้องเผชิญกับปัญหา อุปสรรคอะไรบ้าง ผลการประเมินเพื่อให้ผู้เป็นเจ้าของโครงการได้ทราบ และตัดสินได้ว่าควรจะเลิกล้มโครงการ ปรับปรุง และดำเนินโครงการต่อไปหรือไม่ เพียงใด
2. การประเมินระหว่างดำเนินการโครงการ (Formative evaluation) เป็นการประเมินผลตั้งแต่เริ่มดำเนินโครงการตลอดไปจนกระทั่งสิ้นสุดโครงการ การประเมินประเภทนี้มีเป้าหมายเพื่อนำผลการประเมินมาใช้ปรับปรุงการดำเนินงานเป็นประการสำคัญ ซึ่งมักจะใช้การประเมินผลประเภทนี้ตั้งแต่ระหว่างการจัดทำแผนหรือระหว่างเขียนข้อเสนอโครงการ ผลที่ได้จาก Formative evaluation นั้น จะช่วยให้สามารถกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการให้เป็นไปตามเป้าหมายได้ดี นอกจากนั้น Formative evaluation อาจใช้ในระหว่างดำเนินโครงการก็ได้ โดย จะช่วยตรวจสอบว่า โครงการได้ดำเนินไปกำหนดการที่กำหนดไว้ในโครงการอย่างไร อาจเรียกชื่อเฉพาะว่า Implementation evaluation หรือ Formative evaluation อาจตรวจสอบความก้าวหน้า(Progress evaluation) ของโครงการว่าดำเนินการแล้วได้ประสบผลสำเร็จหรือไม่ มากน้อยเพียงไร โดยทั่วไปแล้ว Formative evaluation จะใช้ประเมินสิ่งต่อไปนี้
1. ทบทวนแผนของโครงการ
2. การสร้างแผนของโครงการ
3. การพัฒนาแบบสอบถาม (Questionnaire) หรือรายการ (Check list) สำหรับรวบรวมข้อมูลตามเรื่องที่ต้องการ
4. การคัดเลือกวิธีการวัดผลที่เหมาะสม
5. การกำหนดตารางเวลาการประเมินผลให้สอดคล้องกับการดำเนินโครงการ
6. การเตรียมข้อมูลที่จะเป็นข่าวสารสำหรับการรายงานและเสนอแนะสำหรับการตัดสินเกี่ยวกับการดำเนินโครงการ
7. การแนะนำแนวทางปรับปรุง การแก้ปัญหา และการเปลี่ยนแปลงการวิธีการปฏิบัติของโครงการ
3. การประเมินเมื่อสิ้นสุดโครงการหรือประเมินผลผลิต (Summative Evaluation) เป็นการประเมินผลรวมสรุป มักจะใช้ประเมินหลังสิ้นสุดโครงการ สำหรับโครงการที่มีการดำเนินระยะยาวก็อาจใช้ Summative Evaluation ในการสรุปย่อความระยะยาวต่าง ๆ ข้อมูลที่ได้จากระยะต่าง ๆ จะช่วยให้มีการประเมินสรุปรวมนั้น ส่วนใหญ่จะรวบรวมจากผลของ Formative evaluationเป็น Summative Evaluation ซึ่งผลสรุปที่ได้จะนำสู่การรายงายว่า โครงการบรรลุวัตถุประสงค์/เป้าหมายหรือไม่ อย่างไร ตลอดจนรายงานถึงสถานภาพของโครงการว่าประสบความสำเร็จไหม มีปัญหาหรืออุปสรรคใดที่ต้องแก้ไขปรับปรุง ข้อมูลที่ได้รับจากการประเมินจะช่วยให้ผู้บริหารโครงการการตัดสินใจว่าโครงการนั้นควรดำเนินการต่อไปหรือยุติโครงการ
4. การประเมินประสิทธิภาพ การประเมินโครงการโดยทั่วไป ยังจำกัดอยู่แค่การประเมินผลผลิต(output) โดยมุ่งที่จะทราบความสำเร็จหรือความล้มเหลวของโครงการเท่านั้น ทั้งนี้เพื่อประกอบการตัดสินใจของผู้ให้บริการหรือผู้ให้ทุนในการยุติหรือขยายโครงการ ตามปกติแล้วนักประเมินและผู้บริหารโครงการ ควรได้ตระหนักถึงความสำคัญของการประเมินประสิทธิภาพของโครงการด้วย โดยถือว่าเป็นการประเมินที่จำเป็นสำหรับโครงการทุกโครงการ เพราะจะช่วยสนับสนุนให้โครงการเหล่านั้น สามารถดำเนินการได้ดี สอดคล้องกับสภาวการณ์ของเศรษฐกิจ สังคม การเมือง ฯลฯ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง โครงการที่เอื้ออำนวยต่อการพัฒนาท้องถิ่น หรือ การดำเนินโครงการบริการสังคมนั้น มิใช่แต่จะมุ่งเพียงความสำเร็จของโครงการเท่านั้น แต่จะต้องให้ความสำคัญกับคุ้มค่าในเชิงของประสิทธิภาพด้วย โดยปกติการประเมินประสิทธิภาพของโครงการมักจะเริ่มจากคำถามต่าง ๆ กัน ตัวอย่างเช่น
1)ความสำเร็จของโครงการนั้น ๆ เมื่อเทียบกับค่าใช้จ่ายแล้วมีความเหมาะสมหรือไม่
2) ผลผลิตของโครงการเกิดจากปัจจัยที่ลงทุนไปใช่หรือไม่
3) โครงการนี้มีผลผลิตสูงกว่าโครงการอื่น ๆ เมื่อลงทุนเท่ากันหรือไม่ และเพราะเหตุใด.
[1] เฉลิมพงศ์ มีสมนัย cmisomnai@gmail.com สาขาวิชาวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช
[2] วงจรโครงการนี้ อาจมีจำนวนขั้นตอนที่แตกต่างกันแล้วแต่ว่าผู้เขียนต้องการจะนำเสนอโดยมีจุดมุ่งเน้นในเรื่องใด ในหนังสือเล่มนี้ผู้เขียนประสงค์จะนำเสนอจำนวนขั้นตอนของวงจรโครงการในแง่มุมของนักวิชาการต่าง ๆ เพื่อให้มองเห็นภาพของการจัดการในด้านกว้างที่มีความหลากหลาย สำหรับขั้นตอนของวงจรโครงการในทัศนะของนักวิชาการ มีขั้นตอนต่าง ๆ ดังนี้
1. David I. Cleland เสนอว่ามี 7 ระยะได้แก่ insight, conceptualization, design, prototype, production, operation และ phase – out
2. Michael G.Assad และ G.P.Jr. Peiser เสนอว่ามี 12 ระยะได้แก่ concept, feasibility study, concept revision, project definition, tenders/quotations, final design, contracts, physical execution, product tests, final and integrating test, project review และ production/maintenance
[3] เฉลิมพงศ์ มีสมนัย.(2561). การบริหาร การศึกษาความเป็นไปได้ และการประเมินโครงการ.นนทบุรี. สำนักพิมพ์มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช(หน้าที่ 286-288)