การอธิบายเงินคงคลังและเงินสะสมของท้องถิ่นนั้น สามารถอ้างอิงระเบียบกระทรวงมหาดไทยว่าด้วยการรับเงิน การเบิกจ่ายเงิน การฝากเงิน การเก็บรักษาเงินและการตรวจสอบเงินขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น พ.ศ. 2547 ซึ่งวางหลักเกณฑ์ปฏิบัติในเรื่องเกี่ยวกับการบริหารเงินคงคลังและเงินสะสมของ อปท. ไว้ซึ่งจะแยกอธิบายเป็นเงินคงคลัง และเงินสะสมของท้องถิ่นตามประเด็นดังนี้
เงินคงคลังท้องถิ่น หมายถึงเงินสดที่ถูกเก็บไว้ในองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นหรือธนาคารเพื่อสามารถเบิกจ่ายเงินดังกล่าวใช้จ่ายในกิจการของท้องถิ่นอย่างสะดวก
การเก็บรักษาเงิน กำหนดให้ อปท. นำเงินที่รับฝากธนาคารไว้ทั้งจำนวน หากฝากไม่ทันให้เก็บเงินในตูนิรภัยแล้ววันรุ่งขึ้นให้เจ้าหน้าที่การคลังให้นำฝากทั้งจำนวน หาก อปท. อยู่ไกลไม่สามารถฝากได้ทุกวันก็ให้ฝากในวันสุดท้ายของสัปดาห์แทน ส่วนในกรณีที่เป็นเงินสดที่ไม่สามารถนำฝากธนาคารได้ก็ให้เก็บรักษาไว้ในตู้นิรภัยและให้แต่งตั้งกรรมการเก็บรักษาเงินอย่างน้อย 3 คน
การเบิกเงิน ในการเบิกเงินมาใช้ดำเนินงานตามแผนปฏิบัติการนั้น หน่วยงานใน อปท. ต้องจัดทำแผนการเบิกจ่ายเงินตามงบประมาณรายจ่ายประจำปีทุก 3 เดือน (ไตรมาส) ส่งให้กองคลังก่อนวันเริ่มต้นของแต่ละไตรมาส โดยกองกคลังของ อปท. จะทำการบูรณาการแผนของแต่ละหน่วยงานที่ได้รับการส่งมาเพื่อให้สัมพันธ์กับเงินสดที่หมุนเวียนอยู่ของ อปท.
การจ่ายเงิน ในการจ่ายเงินให้แก่หน่วยงานนั้นมีข้อกำหนดในการจ่ายเงิน 2 ประการ 1) จ่ายเงินหรือก่อหนี้ผูกพันได้เฉพาะที่กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับหรือหนังสือสั่งการของกระทรวงมหาดไทยกำหนดไว้ 2) หลักการจ่ายเงินโดยหลักแล้วให้จ่ายเป็นเช็ค ยกเว้นกรณีที่ไม่อาจจ่ายเป็นเช็คได้ ให้จัดทำใบถอนเงินฝากธนาคารเพื่อให้ธนาคารออกตั๋วแลกเงินหรือใบโอนผ่านธนาคาร
เงินสะสม เป็นเงินที่เกิดขึ้นเมื่อทุกสิ้นปีงบประมาณคือ 30 กันยายนของแต่ละปี เมื่อ อปท. ปิดบัญชีรายรับและรายจ่ายแล้ว ผลลัพธ์ของเงินที่เกิดขึ้นต่างตกเป็นเงินสะสมประจำปีของ อปท. และให้มีการกันเงินสะสมร้อยละ 25 ของเงินสะสมประจำปีเป็นทุนสำรองเงินสะสมด้วย ซึ่งเงินสะสมของ อปท. แต่ละแห่งมีจำนวนแตกต่างกันขึ้นอยู่กับระดับการพัฒนาเศรษฐกิจและการบริหารงบประมาณของ อปท. แต่ละแห่ง ทั้งนี้เงินสะสมของ อปท. แม้เป็นเงินสะสมของ อปท. แต่หากจะนำมาใช้จ่ายได้จะต้องเป็นไปตามเงื่อนไขและวัตถุประสงค์ที่กระทรวงมหาดไทยกำหนดไว้เท่านั้น ซึ่งมีสาระสำคัญดังนี้
1) เงื่อนไขที่ขอใช้เงินสะสมทดลองจ่ายและการยืมเงินสะสมมาใช้ ในกรณีแรกระยะไตรมาสแรกของปีงบประมาณ (ตุลาคม – ธันวาคม) มีรายได้ไม่เพียงพออนุญาตให้เงินจ่ายงบประมาณโดยล่วงล้ำเงินสะสมที่มีอยู่ได้ ในกรณีที่สอง ปรากฏว่างบประมาณประจำปียังไม่ประกาศใช้จนถึงสิ้นปีงบประมาณ อปท. ต้องอาศัยงบประมาณเก่าที่เป็นเงินสะสมเบิกจ่ายไปพลางก่อน ในกรณีที่สาม เมื่อ อปท. ได้รับแจ้งการจัดสรรเงินอุดหนุนที่รัฐบาลจะระบุวัตถุประสงค์เฉพาะไว้แล้ว เช่น เงินเบี้ยยังชีพผู้สูงอายุ เป็นต้น แต่ยังไม่ได้รับเงินงบประมาณจากรัฐบาลให้ยืมสะสมทดลองจ่ายไปก่อนได้ ในกรณีที่สี่ กิจการพาณิชย์ที่มีความจำเป็นอาจขอยืมเงินสะสมทดลองจ่ายได้โดยความเห็นชอบของสภาท้องถิ่น และในกรณีที่ห้ามีผู้รับบำนาญย้ายภูมิลำเนาและประสงค์โอนการรับเงินบำนาญไปที่ อปท. ใหม่ที่ประสงค์ย้ายไป อาจยืมเงินสะสมทดลองจ่ายได้โดยอาศัยอำนาจของผู้บริหารท้องถิ่น
2) การจ่ายเงินสะสม ในกรณีที่ อปท. มีความจำเป็นและไม่สามารถโอนเงินงบประมาณรายจ่าย เนื่องจากงบประมาณมีไม่เพียงพอ อปท. สามาถใช้จ่ายเงินสะสมได้ 2 ประเภท ประเภทแรกขออนุมัติจากสภาท้องถิ่น ซึ่งต้องเป็นกิจการดังนี้ 1. เป็นกิจการตามอำนาจหน้าที่ซึ่งเกี่ยวกับด้านบริการชุมชนและสังคม 2. เป็นกิจการที่เป็นการเพิ่มพูนรายได้ของ อปท. และ 3. กิจการที่จัดทำเพื่อบำบัดความเดือดร้อนของประชาชน แต่ทั้งนี้กิจการดังกล่าวต้องเป็นไปตามแผนพัฒนาของ อปท. หรือตามที่กฎหมายกำหนด และประเภทที่สอง การจ่ายเงินสะสม ในกรณีที่เข้าเงื่อนไขให้ผู้บริหาร อปท. สามาถอนุมัติใช้จ่ายเงินสะสมได้ ซึ่งต้องเป็นกรณี 1. รับโอน เลื่อนระดับ เลื่อนขั้นเงินเดือนพนักงานส่วนท้องถิ่น (ไม่รวมบรรจุพนักงานใหม่) 2. สิทธิประโยชน์ของพนักงาน ลูกจ้าง และผู้บริหารของ อปท. และ 3. กรณีฉุกเฉินที่มีสาธารณภัยเกิดขึ้น
3) การจ่ายทุนสำรองสะสม สามารถดำเนินการในกรณีที่ยอดเงินสะสมไม่เพียงพอต่อการบริหารกิจการของ อปท. ผู้บริหารท้องถิ่นก็เสนอขอความเห็นชอบจากสภาท้องถิ่นและหากเห็นชอบแล้วก็ส่งให้ผู้ว่าราชการจังหวัดอนุมัติการจ่ายทุนสำรองสะสมของ อปท. เพื่อนำมาใช้ในการบริหารได้ แต่กรณีถ้าพบว่าปีใด อปท. มียอดเงินทุนสำรองสะสมเกินกว่าร้อยละ 25 ของงบประมาณรายจ่ายประจำปี หาก อปท. มีความจำเป็นอาจนำเงินส่วนที่เกินไปใช้จ่ายได้ ตามอำนาจหน้าที่เพื่อบริการชุมชนและสัคม เพิ่มพูนรายได้ของตนเองหรือบำบัดความเดือดร้อนของประชาชนโดยขออนุมัติจากสภาท้องถิ่นนั้นได้เลย