การจัดทำโครงงานเพื่อการพัฒนางานประจำเป็นการทำงานในลักษณะเดียวกันกับการพัฒนางานประจำสู่งานวิจัย (Routine to Research: R2R) ซึ่งหมายถึง การใช้งานวิจัยหรือโครงงานเป็นเครื่องมือในการสร้างความรู้เพื่อนำมาพัฒนางานประจำ ในขณะเดียวกันก็ทำให้ผู้ทำงานประจำมีโอกาสคิด ทดลอง ตั้งโจทย์ให้มีความชัดเจนขึ้น แล้วทำการทดลองเก็บข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล สรุปผล ซึ่งผลของการจัดทำโครงงานเพื่อการพัฒนางานประจำ ไม่ได้มีเป้าหมายให้ได้เฉพาะผลงานของโครงงานเท่านั้น แต่ยังต้องการที่จะนำผลงานจากการทำโครงงานไปใช้เพื่อพัฒนางานประจำอีกด้วย การจัดทำโครงงานเพื่อการพัฒนางานประจำจึงนับเป็นเครื่องมือในการพัฒนาคน เพื่อพัฒนางาน และเป็นการขับเคลื่อนองค์การไปสู่การเป็นองค์การแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization)
การจัดทำโครงงานเพื่อการพัฒนางานประจำ มีองค์ประกอบที่สำคัญ คือ
- หัวข้อโครงงาน ต้องมาจากปัญหาหน้างานเพื่อการพัฒนางานประจำ
- ผู้ทำโครงงาน ต้องเป็นผู้ทำงานประจำนั้นเอง โดยมีบทบาทหลักในการรับผิดชอบโครงงาน
- ผลลัพธ์ของโครงงาน ต้องส่งผลต่อตัวผู้ทำโครงงานหรืองานประจำที่ทำ
- การนำผลของโครงงานไปใช้ประโยชน์ ผลของโครงงานจะต้องเป็นวงจรวนกลับไปปรับปรุงให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในการทำงานให้ดีขึ้นในองค์กร ถือเป็นการสนับสนุนให้เกิดกระบวนการจัดการความรู้ในองค์การก่อสร้างด้วย
สำหรับแนวทางในการจัดทำโครงงานเพื่อการพัฒนางานประจำ สามารถใช้ระเบียบวิธีวิจัยทั้งการวิจัยเชิงปริมาณ (Quantitative Research) และการวิจัยเชิงคุณภาพ (Qualitative Research) หรือการวิจัยเชิงปฏิบัติการ (Action Research) ที่มีความเหมาะสม และเชื่อถือได้
อาจกล่าวได้ว่าปัจจัยแห่งความสำเร็จและความยั่งยืนของการจัดทำโครงงานเพื่อการพัฒนางานประจำ คือ ประโยชน์ที่ได้รับจากผลงานของโครงงานที่ส่งผลให้ผู้ทำโครงงาน ปฏิบัติงานอย่างมีความสุข สนุกกับงาน ทำให้รู้สึกว่าการจัดทำโครงงานเพื่อการพัฒนางานประจำกลายเป็นวิถีชีวิต ที่ควรคงรักษาไว้ มีการจัดทำอย่างต่อเนื่อง และสร้างให้เกิดเป็นวัฒนธรรมองค์กร
การจัดทำโครงงานเพื่อการพัฒนางานประจำในการทำงานก่อสร้างนั้นอาจเริ่มต้นจากผู้เรียนที่ต้องสำรวจตนเองว่าองค์การที่ตนเองปฏิบัติงานอยู่นั้นอยู่ในกลุ่มการจัดการงานก่อสร้างกลุ่มใด โดยทั่วไป องค์การหลักในการจัดการงานก่อสร้างจะประกอบด้วย เจ้าของโครงการ ผู้ออกแบบ และผู้ทำการก่อสร้าง และอาจจะมีองค์การที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ด้วย เช่น ผู้แทนจำหน่ายวัสดุก่อสร้าง เป็นต้น ซึ่งผู้ทำโครงงานจะต้องมีความตั้งใจที่จะพัฒนางานประจำ โดยการสังเกตสภาพการทำงานที่ตนเองรับผิดชอบเพื่อวิเคราะห์และค้นหาคำถามที่เป็นกุญแจสู่การพัฒนางาน ผลลัพธ์จากการทำโครงงานเพื่อการพัฒนางานประจำ จะส่งผลให้ผู้ทำโครงงานสามารถแก้ไขปัญหาในงานของตนเองได้ ทำให้เกิดทักษะทางปัญญาที่ช่วยพัฒนาศักยภาพของตนเอง เกิดเป็นองค์ความรู้และส่งผลต่อเนื่องให้เกิดความก้าวหน้าในหน้าที่การงานและเกิดเป็นการจัดการความรู้ (knowledge management) ในองค์การก่อสร้างต่อไป
การวิเคราะห์ปัญหาที่เกิดขึ้นในงานประจำ มีเทคนิคการวิเคราะห์ที่แตกต่างกันออกไป สำหรับในเรื่องนี้จะนำการวิเคราะห์ความสูญเปล่าในอุตสาหกรรมตามแนวคิดแบบลีน (Lean) มาประยุกต์ใช้ โดยความสูญเปล่าหมายถึงการกระทำหรือกิจกรรมใดๆ ที่ใช้ทรัพยากรขององค์การโดยไม่ได้สร้างคุณค่าให้เกิดขึ้นในองค์การ ดังนั้นการจะพัฒนาการทำงานให้มีประสิทธิภาพจึงต้องค้นหาความสูญเปล่าให้เจอแล้วกำจัดออกไป ความสูญเปล่า 8 ประการ ได้แก่
- (Over production) ทำให้มีการใช้วัสดุ แรงงาน และเสียค่าใช้จ่ายเกินความจำเป็น
- (Defect) ทำให้เกิดการสูญเสียคุณค่างาน เสียเวลา เสียวัตถุดิบ และยังเป็นการเพิ่มงานในการผลิตหรือต้องทำการแก้ไขงานใหม่
- (Delay or Waiting) อาจเป็นความล่าช้าของการส่งวัสดุก่อสร้างหรือชิ้นส่วน การใช้เวลานานในการติดตั้งเครื่องจักร กระบวนการขาดความสมดุลอันเนื่องจากการวางแผนการทำงานไม่ถูกต้อง
- (Inventory) การสะสมวัสดุก่อสร้างไว้จำนวนมากแล้วใช้ไม่ทัน ทำให้ต้องใช้พื้นที่ในการเก็บรักษา ต้องเสียค่าใช้จ่าย ต้องจ่ายค่าดอกเบี้ย เสียเวลาทำงาน และเสียทรัพยากรอื่นๆ
- (Transportation) การใช้แรงงานขนส่งหรือขนย้ายของเป็นระยะไกลๆ ในการทำงาน เป็นการสูญเสียที่ไม่ได้เพิ่มคุณค่าของการทำงาน
- (Excess Processing) การออกแบบกระบวนการทำงานที่ไม่ดีพอ โดยอาจมีสาเหตุมาจากการบริหารจัดการ การแบ่งหน้าที่การทำงาน หรือการสื่อสารกันระหว่างบุคคล รวมทั้งการใช้งานเครื่องจักรกล
- น (Motion) การเคลื่อนไหวนี้ไม่รวมถึงวัสดุแต่เน้นเฉพาะแรงงานและเครื่องมือเครื่องจักรกลเป็นหลัก การเคลื่อนไหวใดที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ นับเป็นความสูญเปล่าทั้งสิ้น สาเหตุส่วนใหญ่มาจากการออกแบบกระบวนการที่ไม่ดี
- (Non-Utilized Talent) เป็นเรื่องของการจัดการทรัพยากรบุคคลทุกระดับในองค์การที่ไม่สามารถทำให้ใช้ประสิทธิภาพของบุคคลทุกคนได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
เมื่อผู้ทำโครงงานได้สำรวจความสูญเปล่าในกระบวนการทำงานขององค์การที่ตนเองรับผิดชอบก็จะพบประเด็นปัญหาที่จะนำไปสู่การจัดทำโครงงานเพื่อการพัฒนางานประจำด้านการจัดการงานก่อสร้าง กรณีตัวอย่างที่ผู้ทำโครงงานปฏิบัติงานอยู่ในองค์การฝ่ายผู้ทำการก่อสร้าง อาจสำรวจความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นในความรับผิดชอบของตน พบว่า มีการจัดส่งชิ้นส่วนสำเร็จรูปเข้ามากองเก็บในหน่วยงานมากเกินความจำเป็น เกินความสามารถในการติดตั้งของทีมช่างและแรงงาน ซึ่งการกองเก็บไว้มีความเสี่ยงต่อความเสียหายของชิ้นส่วนนั้น ผู้ทำโครงงานอาจเล็งเห็นถึงประเด็นปัญหาที่จะพัฒนาระบบการจัดส่ง จัดเก็บ และนำไปใช้ ให้เหมาะสมสอดคล้องกับแผนงานก่อสร้าง ในกรณีนี้ก็สามารถพัฒนาประเด็นนี้ไปสู่การกำหนดเป็นหัวข้อการจัดทำโครงงานต่อไปได้เช่นกัน